■概要
Zendeskに新しいユーザーが作成されるたびに、手動で関係部署へ連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、情報共有の遅れや連絡漏れが発生すると、顧客対応に影響が出る可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zendeskでのユーザー作成をトリガーとして、Microsoft Teamsへの通知を自動化できるため、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskの管理を担当しており、新規ユーザー作成時の連絡を効率化したい方
- カスタマーサポート部門などで、Zendeskのユーザー情報をチームで迅速に共有したい方
- Zendeskのユーザー作成に関する一連の業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでユーザーが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡作業が不要になることで、共有漏れや伝達の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で正確な対応が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomに連携してください。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「ユーザーが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZendeskの「ユーザー情報を取得」アクションを設定し、作成されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したユーザー情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、通知の起点としたい任意のサブドメインおよびWebhook名を設定してください。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知したいチームIDとチャネルIDを任意で設定します。また、メッセージ本文には、前のステップで取得したユーザー名などの情報を自由に組み込むことが可能です。
■注意事項
- Zendesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
