Boxにファイルがアップロードされたら、コラボフローにもファイルをアップロードする
Boxにファイルがアップロードされたら、コラボフローにもファイルをアップロードする
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
コラボフロー
と
Box
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Boxとコラボフローを併用する中で、Boxにアップロードしたファイルを都度手作業でコラボフローにもアップロードする業務に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用することで、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でコラボフローにも同じファイルがアップロードされる仕組みを構築できます。コラボフローへのファイルアップロード作業を自動化し、申請業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxとコラボフローを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- コラボフローへのファイルアップロード作業の自動化を実現したいと考えている方
- 申請業務におけるファイルの添付漏れや、それに伴う手戻りを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルを追加するだけで、自動でコラボフローにファイルがアップロードされるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手動でのファイルアップロード作業が削減されることで、申請書類の添付漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、コラボフロー、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、実行履歴を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。特定のファイル名が含まれる場合のみ起動させるなどの条件設定も可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、記録先のスプレッドシートやシートを任意で設定できます。また、アップロードされたファイル名や日時など、記録したい項目も自由にカスタマイズしてください
■注意事項
- Box、コラボフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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