■概要
Zendeskでの顧客対応において、定期的にチケットの状況を確認し、チームに共有する作業は重要ですが、手作業で行うと手間がかかり、確認漏れが発生することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にZendeskのチケット一覧を取得し、内容を整形した上でGoogle Chatに通知することが可能になり、手作業による確認や共有の手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskのチケット一覧を取得して状況を把握する業務を、より効率的に行いたいと考えている方
- チーム内でのチケット対応状況の共有を、Google Chatを活用してスムーズに行いたいマネージャーの方
- 手作業による定期的な確認業務から解放され、本来注力すべきコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づきZendeskのチケット一覧取得から通知までが自動化されるため、これまで手作業での確認や報告に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で定期的に実行されることで、確認漏れや報告の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での情報共有を円滑にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、任意の日時でフローを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションで、Zendeskの「チケット一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、AI機能を活用し、取得したチケット一覧を通知用に要約・整形するための指示（プロンプト）を作成します。
- 最後に、オペレーションで、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したメッセージを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日決まった時間や特定の曜日など、業務に合わせて通知のタイミングを自由に設定してください。
- AIへの指示内容は、取得したチケット一覧を基にどのようなメッセージを生成するか、任意で設定可能です。例えば、未対応のチケットのみを抽出する、といった指示もできます。
- Google Chatで通知を送るスペースやメッセージの本文は、共有したいチームや内容に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Zendesk、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
