定期的にZendeskでチケット一覧を取得し、Chatworkに通知する

■概要

Zendeskで管理しているチケットの状況を、チーム内で定期的に共有する際に手間を感じていませんか。毎回手動でZendeskのチケット一覧を取得し、内容をまとめて報告するのは時間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にZendeskのチケット一覧を取得し、内容を要約してChatworkに通知できるため、こうした情報共有に関する課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

Zendeskのチケット状況を定期的にチームへ共有しているカスタマーサポート担当者の方
手作業によるZendeskのチケット一覧の取得と報告を自動化し、業務を効率化したいと考えているチームリーダーの方
定型的な報告業務をなくし、より重要な顧客対応業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

指定した時間に自動でZendeskのチケット一覧を取得し通知するため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
定期的な情報共有が自動化されることで、報告漏れや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体の状況把握を円滑にします。

■フローボットの流れ

はじめに、ZendeskとChatworkをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい任意の時間を設定します。
次に、オペレーションでZendeskの「チケット一覧を取得」アクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、取得したチケット一覧の情報を基に通知メッセージを作成するためのマニュアル（指示）を作成します。
最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーの設定では、チケット一覧を取得したいタイミングを「毎日9時」や「毎週月曜日」など、業務に合わせて任意で設定してください。
AIへの指示内容は、「未解決のチケットのみを抽出し、担当者と件名をリストアップして」のように、通知したい内容に合わせて任意で設定が可能です。
Chatworkでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたい任意のルームや、メッセージ本文のフォーマット、メンション先などを設定してください。

■注意事項

Zendesk、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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使用しているアプリについて

Chatwork

YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。