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Gmailでメールを受信したら、AIワーカーで検索したメール内容をもとにOpenAIによる優先度判定と返信案作成を行う

Gmailでメールを受信したら、AIワーカーで検索したメール内容をもとにOpenAIによる優先度判定と返信案作成を行う

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
AIワーカー
Google スプレッドシート
OpenAI
を自動連携できます。
■概要
日々の業務で大量に届くGmailの対応に追われ、重要なメールの優先順位付けや返信案の作成に時間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIエージェント(AIワーカー)がOpenAIで過去のやり取りを分析し、自動で優先度判定と返信案の作成を行います。まるで優秀なGmailアシスタントのように機能し、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当の方
  • OpenAIを活用したGmailアシスタントのような仕組みでメール対応を効率化したい方
  • 重要なメールの見落としを防ぎ、返信の質とスピードを向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
  • Gmailにメールが届くと自動で優先度判定と返信案が生成されるため、メールの確認や文章作成にかかる時間を短縮できます
  • OpenAIが客観的な分析を行うことで対応の優先順位が明確になり、返信内容の品質向上や標準化に繋がります
■フローボットの流れ
  1. はじめに、GmailとOpenAIをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、過去のメール履歴を分析して優先度を判定し、返信案を生成しGoogle スプレッドシートに記録するためのマニュアル(指示)を作成します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailのトリガー設定では、「至急」や「問い合わせ」など、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
  • AIワーカーのオペレーション設定では、優先度判定の基準や返信案のトーンなど、AIへの指示内容(プロンプト)を実際の業務に合わせて任意で設定してください
■注意事項
  • Gmail、Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
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Airtable
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使用しているアプリについて
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート

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健康保険の手続き業務において、チャットで届く書類の山や、目視による要件確認の工数に頭を悩ませていませんか?このテンプレートは、Gmailで受け取った健康保険の申請書類から、AIが自動で情報を抽出し、加入要件の一次判定まで一括で行うワークフローです。内容に問題がない場合のみ、SmartHRへ自動で下書き登録が実行されるため、転記ミスや確認漏れのリスクを最小限に抑えられます。煩雑な書類チェックや手入力の時間を大幅に削減し、よりスムーズで正確な労務管理をスタートしましょう。
Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
を使ったテンプレート

Google Driveに追加されたファイルをAIで読み取り要約し、Google スプレッドシートへ自動記録するフローです。文書確認や転記の手間を減らし、入力ミスを抑えて情報共有を早められます。

Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。

Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
OpenAI
OpenAI
を使ったテンプレート

Jotformのフォーム送信を起点に、回答内容をOpenAIで返信文に変換しYoomで送信まで行うフローです。メール作成の手間や送信漏れ、宛先ミスを減らし、迅速で安定した顧客対応を実現します。

Zoho Formsの送信内容をOpenAIで解析し、最適な返信文を自動生成して即時メール送信するフローです。返信作成の負担や送信漏れを抑え、問い合わせ対応をスムーズにします。

フォーム経由の履歴書をOCRで読み取り、OpenAIが評価しGoogle スプレッドシートへ登録するフローです。手作業のスクリーニング時間を減らし、評価のばらつきや転記ミスを抑えます。
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Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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テンプレート

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AIワーカー
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Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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テンプレート

Google Driveに追加されたファイルをAIで読み取り要約し、Google スプレッドシートへ自動記録するフローです。文書確認や転記の手間を減らし、入力ミスを抑えて情報共有を早められます。

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Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
OpenAI
YoomではOpenAIのAPIをノーコードで活用することができます。OpenAIとYoomを連携すれば、Yoomデータベースの情報や様々なSaaSの情報を用いてOpenAIに指示を出すことが可能です。例えば、議事録の要約やメール文面からのテキスト抽出、商品説明の作成など様々な業務をOpenAIを用いて自動化することができます。
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テンプレート

Jotformのフォーム送信を起点に、回答内容をOpenAIで返信文に変換しYoomで送信まで行うフローです。メール作成の手間や送信漏れ、宛先ミスを減らし、迅速で安定した顧客対応を実現します。

Zoho Formsの送信内容をOpenAIで解析し、最適な返信文を自動生成して即時メール送信するフローです。返信作成の負担や送信漏れを抑え、問い合わせ対応をスムーズにします。

フォーム経由の履歴書をOCRで読み取り、OpenAIが評価しGoogle スプレッドシートへ登録するフローです。手作業のスクリーニング時間を減らし、評価のばらつきや転記ミスを抑えます。
テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    特定のキーワードに一致するメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら(ラベルID指定)
    行が追加されたら
    行が更新されたら
フローボットオペレーション
    メールを検索
    メッセージをゴミ箱へ移動する
    特定のメッセージにラベルを追加
    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
    指定のセルにメモを追加する
    列を追加する
    列を削除する
    複数列に値を入力
    行を追加する
    テキストを生成(非推奨)
    テキストから画像を生成する
    ファイルをアップロード
    アシスタントを作成(アシスタントAPI v2)
    スレッドを作成(アシスタントAPI v2)
    スレッドにメッセージを追加(アシスタントAPI v2)
    アシスタントを実行(アシスタントAPI v2)
    スレッドの最新の会話を取得(アシスタントAPI v2)
    ベクターストアを作成(アシスタントAPI v2)
    ベクターストアにファイルを追加(アシスタントAPI v2)
    ベクターストアを削除(アシスタントAPI v2)
    実行ステータスを確認する(アシスタントAPI v2)
    テキストの生成(Chat completion)
    web検索を実施(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスを生成(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスを取得(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスを削除(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスのキャンセル(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスの一覧を取得(レスポンスAPI)
    動画を生成
    音声をテキストに変換
    画像を加工する
    画像を加工する(GPT Image モデル)
    画像を加工する(File ID使用)
    ファイルをアップロード(用途別)
フローボットトリガー
    特定のキーワードに一致するメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら(ラベルID指定)
フローボットオペレーション
    メールを検索
    メッセージをゴミ箱へ移動する
    特定のメッセージにラベルを追加
    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
    アクションがありません
フローボットオペレーション
    アクションがありません
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
フローボットオペレーション
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
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    列を追加する
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    複数列に値を入力
    行を追加する
フローボットトリガー
    アクションがありません
フローボットオペレーション
    テキストを生成(非推奨)
    テキストから画像を生成する
    ファイルをアップロード
    アシスタントを作成(アシスタントAPI v2)
    スレッドを作成(アシスタントAPI v2)
    スレッドにメッセージを追加(アシスタントAPI v2)
    アシスタントを実行(アシスタントAPI v2)
    スレッドの最新の会話を取得(アシスタントAPI v2)
    ベクターストアを作成(アシスタントAPI v2)
    ベクターストアにファイルを追加(アシスタントAPI v2)
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    実行ステータスを確認する(アシスタントAPI v2)
    テキストの生成(Chat completion)
    web検索を実施(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスを生成(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスを取得(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスを削除(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスのキャンセル(レスポンスAPI)
    モデルレスポンスの一覧を取得(レスポンスAPI)
    動画を生成
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