Googleフォームでクライアントから回答が送信されたら、AIワーカーでオンボーディングメールを生成しGoogle スプレッドシートに記録しGmailで送信する

■概要

新しいクライアントとの関係を築く上で、最初のコミュニケーションとなるオンボーディングは非常に重要ですが、個別のメール作成や情報管理に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、AIが内容を分析し最適なオンボーディングメールを自動で生成し、Google スプレッドシートへの記録とGmail送信を行います。AIを活用したクライアントオンボーディングのプロセスを自動化することで、対応の質を落とさずに担当者の負担を軽減し、スムーズな顧客対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームの回答をもとにしたクライアントへのメール対応に手間を感じている方
AIを活用してクライアントオンボーディングのメール作成を自動化し、質を高めたい方
GmailやGoogle スプレッドシートでの情報管理や送信作業を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームの回答からメール作成、記録、送信までを自動化するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
手動での情報転記やメールの宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、クライアント対応の品質向上に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、フォームの回答内容をもとに顧客特性を分析し、最適なオンボーディングメールを生成したうえで記録・送信するためのマニュアル（指示）を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
AIワーカーのオペレーションでは、利用したいAIモデルを選択し、生成したいメールの内容に合わせてAIへの指示（プロンプト）を任意の内容に設定してください

■注意事項

Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。