■概要
Dropboxに保存されたファイルの中から、特定のファイルIDをもとに手動でファイルをダウンロードし、メールで共有する作業は手間がかかる上に、間違いも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行を更新するだけで、ファイルIDをもとに対象ファイルをDropboxから自動でダウンロードし、Gmailでの送信までを完結させることができ、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上のファイルをファイルIDで管理し、手作業でダウンロードしている方
- Google スプレッドシートとDropbox、Gmailを日常的に利用し、連携に課題を感じている方
- 手動でのファイル送付作業における、宛先や添付ファイルの間違いを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新を起点に、DropboxからのファイルダウンロードとGmailでの送付が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業でのファイル検索やメール作成が不要になり、ファイルIDの指定ミスや添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Dropbox、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード（ファイルID）」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得したファイルIDを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、トリガーの起動条件となる列を任意で設定してください。
- Dropboxでファイルをダウンロードするアクションでは、Google スプレッドシートから取得したどの列の値をファイルIDとして使用するかを任意で設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として各項目に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Dropbox、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
