■概要
OneDriveに保存した名刺や申込書などの顧客情報を、手作業でCRMに入力する手間や入力ミスに課題を感じていませんか。 このワークフローを活用することで、OneDriveとCopperの連携が自動化され、ファイルを追加するだけでOCRで内容を読み取り、Copperに自動で登録できます。手作業によるデータ入力から解放され、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで管理している顧客情報をCopperへ手動で入力している営業担当者の方
- OneDriveとCopperを連携させ、データ入力の自動化や業務効率化を進めたいと考えている方
- 手作業による顧客データの転記ミスや登録漏れをなくし、データ精度を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveに名刺などのファイルを追加するだけで、OCRによる読み取りからCopperへの登録までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、連絡先の入力間違いや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CopperとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続の処理に進むように条件を定めます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションのOCR機能で、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでCopperの「Create Person」アクションを設定し、抽出した情報を基に顧客データを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の監視対象としたいドライブID、およびフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、名刺などのファイルから抽出したいテキスト項目を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDrive、CopperのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
