Gmailの受信ファイルをAIワーカーで判定しGoogle Driveへ保存後、Google スプレッドシートに要約を登録する
Gmailの受信ファイルをAIワーカーで判定しGoogle Driveへ保存後、Google スプレッドシートに要約を登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
毎日大量に届くメールに添付されたファイルの仕分けや、管理台帳への記録作業に負担を感じていませんか？特に契約書や請求書など、多種多様な書類を内容ごとに適切なフォルダへ保存し、その内容を要約して共有する作業は、手作業で行うと多くの時間とリソースが求められます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIワーカーが内容を確認して自動で判定し、Google Driveへの保存からGoogle スプレッドシートへの要約登録までを一気に自動化できます。これにより、煩雑な書類管理の課題を減らし、書類の情報整理と共有を効率化できるでしょう。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIワーカーが内容を確認して自動で判定し、Google Driveへの保存からGoogle スプレッドシートへの要約登録までを一気に自動化できます。これにより、煩雑な書類管理の課題を減らし、書類の情報整理と共有を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する多種多様な添付ファイルの仕分け作業を自動化し、書類管理を効率化したい法務や経理の担当者の方
- Google Driveへのファイル保存とGoogle スプレッドシートへの要約記録を手作業で行っており、入力漏れを防ぎたい方
- 受信した情報を迅速にチーム内へ共有し、案件の進捗管理をスムーズに行いたい経営者やチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- AIワーカーがファイル内容を自動で判別するため、これまで手作業で行っていたフォルダ仕分けや要約作成に費やす時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、効率的な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をトリガーとして設定します。
- 次に、AIワーカーで、ファイルを読み取り社内ルールに基づいて適切なフォルダへの移動や要約・タグ付けを自動で行うためのマニュアルを作成し、Google Driveの「ファイルをアップロード」アクションとGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与される特定のラベルを任意で指定してください。
- AIワーカーの設定では、自社の社内ルールや分類基準に合わせてプロンプトを調整することで、より精度の高い仕分けや要約が可能になります。
- Google スプレッドシートへの登録項目を、管理台帳のフォーマットに合わせて任意にカスタマイズして運用してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
行が追加されたら
行が更新されたら
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
メールを検索
メッセージをゴミ箱へ移動する
特定のメッセージにラベルを追加
特定のメッセージのラベルを削除
特定のメッセージを取得
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
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シート名を取得する
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フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
