Microsoft Teamsで出荷依頼を受けたら、AIワーカーがインボイスを自動作成して返信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Microsoft Excel
と
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
海外企業との取引において、出荷のたびに日本語の出荷指示書を読み取り、英語でのインボイスを作成する業務は、貿易事務担当者にとって大きな負担となります。特に急ぎの出荷依頼が重なると、手作業による転記ミスや作成の遅延が発生しやすく、出荷手続きの遅れにつながる原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに出荷依頼が投稿された際、AIワーカーが出荷指示書から必要な情報を抽出し、英語への翻訳からMicrosoft Excel形式のインボイス作成までを一括で処理します。依頼後、迅速にドラフトが自動生成されるため、確認作業に集中でき、業務の効率化と正確性の向上を同時に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 出荷依頼のたびに手作業でインボイスを作成しており、事務作業の負担を軽減したい貿易事務担当者の方
- 日本語の出荷指示書を英語に翻訳して書類作成する工程を自動化し、出荷までの時間を短縮したい営業チームの方
- Microsoft Teamsを社内連絡のメインツールとして活用しており、シームレスな自動化環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 出荷指示の内容をAIワーカーが自動で読み取り、テンプレートへ反映するため、手入力によるミスを未然に防ぎ、書類の正確性を高めることができます。
- 依頼が投稿されるとドラフトが自動生成され、Microsoft Teamsのスレッドに返信されるため、担当者の離席時でも業務が停滞することはありません。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft Excel、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsの「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」および「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、AIワーカーで「日本語の出荷指示書を読み取り英語に翻訳した上で、Microsoft Excel形式のインボイスを自動作成し、Microsoft Teamsのチャネルへ返信する」ためのスキルを作成します。この際、使用ツールとして「書類を発行する」でMicrosoft Excelの雛形や、OneDriveやMicrosoft Teamsの各アクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、出荷依頼が投稿される特定のチームやチャネルを正確に指定してください。
- インボイスの雛形となるMicrosoft Excelファイルは、あらかじめOneDrive上の特定のフォルダに保存し、AIワーカーが適切に編集できるように設定してください。
- AIワーカーへの指示(プロンプト)を調整することで、自社専用のフォーマットや特定の貿易条件に合わせたインボイスの作成が可能になります。
■注意事項
- Microsoft Excel、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
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フローボットトリガー
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アクションがありません
フローボットトリガー
アクションがありません
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フローボットオペレーション
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フローボットオペレーション