Google Driveに新規ドキュメントが追加されたらAIワーカーで新出用語を抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
ドキュメントに含まれる専門用語や固有名詞を一つずつ抽出し、既存の用語集と照らし合わせる作業は、非常に手間と時間がかかる業務です。特に大量の新規資料が発生するプロジェクトでは、手作業による抽出漏れや重複登録といった課題が避けられません。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされるだけで、AIが自動的にテキストを読み取り、未登録の用語のみを抽出してGoogle スプレッドシートへ集約します。さらにSlackへの通知によって、人間が内容を確認して承認するだけで用語集のメンテナンスが完了するため、質を保ちながら効率的な管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量の仕様書やマニュアルから専門用語を抽出する作業に負担を感じている製品開発担当者の方
- 多言語翻訳プロジェクトにおいて、用語の一貫性を保つための用語集メンテナンスを効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- 最新の情報を漏れなく用語集へ反映させ、チーム全体の情報精度を高めたいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが自動で未登録用語をリストアップするため、これまで手作業での抽出に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
- Slackへの通知をきっかけに、人間が承認した用語のみを用語集に反映させるプロセスを構築できるため、誤登録を防ぎ情報の質を担保できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして、Google Driveの「ファイルがアップロードされたら」を設定します。
- 次に、AIワーカーを使用して、ファイルからテキストを抽出し既存の用語集と比較して未登録語を抽出するためのスキルを作成し、使用ツールとしてGoogle スプレッドシートの「レコードを検索する」アクション、Google スプレッドシートの「行を追加する」アクション、Slackの「チャンネルにメッセージを送付する」アクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをプロジェクトごとに任意で指定してください。
- AIワーカーの指示内容を調整することで、抽出したい用語の定義(特定の業界用語、固有名詞のみなど)を細かくカスタマイズ可能です。
- Google スプレッドシートの用語集フォーマットに合わせて、出力する項目を自由に追加・変更してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
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フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション