Outlookで受信した請求書メールをDX Suiteで解析し、Notionのデータベースへ登録する
Outlookで受信した請求書メールをDX Suiteで解析し、Notionのデータベースへ登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DX Suite
と
Notion
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
DX Suiteを活用した請求書処理は効率的ですが、メールで受信した請求書を都度アップロードし、解析結果を別のツールに手入力する作業は手間がかかるものです。このワークフローは、Outlookで受信した請求書を自動でDX Suiteが読み取り、その内容をNotionのデータベースへ登録する一連のプロセスを自動化するため、手作業による負担や入力ミスを軽減し、請求書管理業務を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DX Suiteでの請求書処理に付随する手作業を効率化したい経理担当者の方
- Outlookで受信した請求書データを、手作業でNotionに転記している方
- 請求書の受領からデータ入力までの一連の業務フロー全体を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで請求書メールを受信後、自動でDX Suiteへ連携されるため、これまで手作業で行っていたファイルダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 一連のプロセスが自動処理されることで、データの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、請求書情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、DX Suite、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、請求書ファイルが添付されているかを確認します。
- 続いて、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、請求書ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを解析依頼します。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、解析されたデータを取得します。
- 続いて、ファイル名の変換アクションで、前段で取得したファイルの名前を変換します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、取得した請求書データを指定のデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダのみを監視対象とするよう、メールフォルダIDを任意で設定できます。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを任意で設定してください。
- Notionのオペレーション設定では、データを登録したいデータベース（親コンテンツID）や、DX Suiteから取得したどの情報をどのプロパティに登録するか（コンテンツ）などを任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、DX Suite、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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使用しているアプリについて
DX Suite
DX Suite
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Notion
Notion
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Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
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使用しているアプリについて
DX Suite
YoomではDX SuiteのAPIをノーコードで活用することができます。DX SuiteとYoomを連携すれば、メールで受け取った請求書を自動的にDX Suiteで読み取り、データベースへの登録まで自動化。面倒な請求書の受領対応を劇的に効率化することが可能です。また、請求書だけでなくレシート・領収書のOCRも実施が可能です。
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Googleフォームでファイルが送信されたら、DX Suiteで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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Dropboxにファイルが保存したら、DX SuiteでCSV化しGoogle Driveに保存する
Notion
YoomではNotionのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとNotionを連携することで、Notionデータベースの情報を自動的に取得・更新したり、入力フォームの情報をNotionのデータベースに自動で格納するといったことが可能です。また、Notionのデータベースの情報を、Yoomのデータベースに集約・同期し、様々なSaaSと自由に連携することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Notionのデータベース更新をトリガーにLINE公式アカウントへ自動通知するフローです。連絡の手間や送信漏れを防ぎ、最新情報を確実かつ素早くチームメンバーに届け、業務をスムーズにします。
Notionでレコードが追加されたら、LINEでメッセージを送信する
HubSpotで新規コンタクトが作成されると同時にNotionデータベースへ自動登録するフローです。手入力やコピー&ペーストを減らし、顧客情報の共有・精度向上、入力時間の短縮に役立ちます。
HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ格納
Notionのデータソースの情報追加をきっかけにOutlookでメールを自動送信するフローです。手作業の通知時間を減らし、転記ミスや送信漏れを抑えてタスク共有を正確に行えます。プロジェクト連携をより円滑に。
Notionに追加された情報をもとにOutlookでメールを送信する
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Googleフォーム回答を受け取るとOutlookで配送依頼メールを自動送信するフローです。入力転記や送信漏れを減らし、注文増加時も安定して処理を回せ、手作業の負担とヒューマンエラーを抑えられます。
Googleフォームで注文情報が送信されたら、Outlookで配送依頼のメールを自動送信する
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OutlookでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してDiscordで共有する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
ページが作成または更新されたら
データベースが作成または更新されたら
Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
ページコンテンツが更新されたら（Webhook）
ページが削除されたら（Webhook）
ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
特定のデータソースのページが作成・更新されたら
データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
タスクが作成されたら
本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
請求書OCRの読み取り依頼を実行
請求書OCRの読み取り結果を取得
レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行
レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得
読取ユニットを検索
CSVをダウンロード
読取ユニットを登録
読取パーツ情報を取得
ページ情報を取得
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
ページのプロパティを更新（電話プロパティ）
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
請求書OCRの読み取り依頼を実行請求書OCRの読み取り結果を取得レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得読取ユニットを検索CSVをダウンロード読取ユニットを登録読取パーツ情報を取得
フローボットトリガー
ページが作成または更新されたらデータベースが作成または更新されたらWebhookを受信したらページが作成されたら（Webhook）ページコンテンツが更新されたら（Webhook）ページが削除されたら（Webhook）ページのプロパティが更新されたら（Webhook）コメントが作成されたら（Webhook）コメントが更新されたら（Webhook）コメントが削除されたら（Webhook）特定のデータソースのページが作成・更新されたらデータソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）ページのプロパティを更新（数値プロパティ）ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（日付プロパティ）ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）ページのプロパティを更新（URLプロパティ）ページのプロパティを更新（メールプロパティ）ページのプロパティを更新（電話プロパティ）特定のページのブロック情報を取得ユーザーのリストを取得ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）指定のレコードにサブアイテムを追加するファイルアップロードIDの発行ファイルをアップロードページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）ファイルをダウンロードするページ情報を取得（ファイル情報の一覧）ページ・データベースをタイトルで検索テンプレートを使用してページを作成（タイトルのみ）データソースのプロパティ名を更新ページのプロパティを更新（タイトルプロパティ）データソースの数式プロパティ内の文字検索ページにコンテンツを埋め込むページまたはブロックの子ブロック一覧を取得データソースを取得データベース情報を取得ページを作成ページ情報を取得（マークダウン形式）ページにコンテンツを追加ページのコンテンツを置換ページのプロパティを更新（ユーザープロパティ）ページをロックするコメントを取得コメント一覧を取得
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
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