Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加して、Googleカレンダーに予定を入れる
Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加して、Googleカレンダーに予定を入れる
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Googleカレンダー
を自動連携できます。
■概要
面談予約のメールがGmailに届くたびに、内容を確認してGoogle スプレッドシートに転記し、さらにGoogleカレンダーへ予定を登録する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。また、手作業による転記ミスや予定登録の漏れといった課題も発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailでの面談予約メールの受信をきっかけに、応募者情報のGoogle スプレッドシートへの自動追加とGoogleカレンダーへの予定登録までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた面談予約情報をスプレッドシートやカレンダーに手作業で転記している採用担当者の方
- Google スプレッドシートでの面談管理とGoogleカレンダーでの日程調整を効率化したい方
- 面談予約に関する一連の事務作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで面談予約メールを受信するだけで、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーへ自動で情報が反映されるため、手作業の時間を削減できます。
- 候補者名や日時の転記ミス、カレンダーへの予定登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、特定の条件（件名や送信元など）を指定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「データを抽出する」アクションで受信したメール本文から面談日時や氏名などの情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
- さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、追加したレコードの情報を後続の処理で利用できるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出・取得した情報をもとに面談予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、面談予約メールを特定するための条件（件名に「面談予約」が含まれる、特定の差出人アドレスなど）を任意で設定してください。
- AI機能のデータ抽出では、お使いのメールフォーマットに合わせて、抽出したい項目（氏名、連絡先、希望日時など）を定義する必要があります。
- Google スプレッドシートに追加する際は、情報を書き込みたいファイルやシートを任意で指定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトルや説明、参加者などの各項目に、メールから抽出した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
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フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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予定が作成されたら
予定が更新されたら
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
フローボットトリガー
予定が作成されたら予定が更新されたら予定が削除されたら
フローボットオペレーション
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