Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加して、Googleカレンダーに予定を入れる
Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加して、Googleカレンダーに予定を入れる
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Googleカレンダー
を自動連携できます。
■概要
面談予約のメールがGmailに届くたびに、内容を確認してGoogle スプレッドシートに転記し、さらにGoogleカレンダーへ予定を登録する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。また、手作業による転記ミスや予定登録の漏れといった課題も発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailでの面談予約メールの受信をきっかけに、応募者情報のGoogle スプレッドシートへの自動追加とGoogleカレンダーへの予定登録までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた面談予約情報をスプレッドシートやカレンダーに手作業で転記している採用担当者の方
- Google スプレッドシートでの面談管理とGoogleカレンダーでの日程調整を効率化したい方
- 面談予約に関する一連の事務作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで面談予約メールを受信するだけで、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーへ自動で情報が反映されるため、手作業の時間を削減できます。
- 候補者名や日時の転記ミス、カレンダーへの予定登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、特定の条件（件名や送信元など）を指定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「データを抽出する」アクションで受信したメール本文から面談日時や氏名などの情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
- さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、追加したレコードの情報を後続の処理で利用できるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出・取得した情報をもとに面談予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、面談予約メールを特定するための条件（件名に「面談予約」が含まれる、特定の差出人アドレスなど）を任意で設定してください。
- AI機能のデータ抽出では、お使いのメールフォーマットに合わせて、抽出したい項目（氏名、連絡先、希望日時など）を定義する必要があります。
- Google スプレッドシートに追加する際は、情報を書き込みたいファイルやシートを任意で指定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトルや説明、参加者などの各項目に、メールから抽出した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
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Gmail
Gmail
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Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
を使ったテンプレート
Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。
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Googleカレンダー
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@pocketで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。Googleカレンダーへのタスク登録がタイムリーになることで、チームメンバーの作業が滞ることも無くなるため、業務運営を円滑にすることが可能です。
Typeformで受け付けた面談・イベントの申し込みを自動でGoogleカレンダーに登録するフローです。手作業の転記をなくし、登録漏れや日時入力ミスを防いでスケジュール管理を安心して行えます。
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Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
GitHubで生成されたIssueのうち指定キーワードを含むものを検知し、Slackへ自動通知するフローです。手動確認や共有漏れを減らし、重要案件への初動を早め、開発チームの連携をなめらかにします。
Google スプレッドシートで特定条件に合うデータが追加されたら、Microsoft Excelに同期する
Googleカレンダー
YoomではGoogleカレンダーのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、HubspotやSalesforceなどのSFAで商談が登録されたことをトリガーに自動的にGoogleカレンダーに予定を登録することができます。
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@pocketで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。Googleカレンダーへのタスク登録がタイムリーになることで、チームメンバーの作業が滞ることも無くなるため、業務運営を円滑にすることが可能です。
@pocketで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
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Typeformの回答をもとに、Googleカレンダーに予定を追加する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
行が追加されたら
行が更新されたら
予定が作成されたら
予定が更新されたら
予定が削除されたら
フローボットオペレーション
メールを検索
メッセージをゴミ箱へ移動する
特定のメッセージにラベルを追加
特定のメッセージのラベルを削除
特定のメッセージを取得
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
フローボットトリガー
予定が作成されたら予定が更新されたら予定が削除されたら
フローボットオペレーション
UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）予定を作成（非推奨）予定の詳細を取得カレンダーの共有設定を変更カレンダーリストに指定のカレンダーを追加カレンダーリストから指定のカレンダーを削除予定を更新（非推奨）予定の一覧を取得する（非推奨）予定を削除終日予定を作成（非推奨）GoogleMeetなしの予定を作成（非推奨）GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）予定を更新予定の一覧を取得する予定を作成（終日）GoogleMeetなしの予定を作成予定を作成GoogleMeetなしの予定を作成（終日）予定を検索する繰り返しの予定を作成繰り返しの予定を作成（終日）予定を更新（終日）予定の主催者を変更予定の一覧を取得する（通常イベントのみ）GoogleMeetなしの予定を更新カレンダーを削除カレンダーを更新カレンダーリストを取得カレンダーを作成指定したカレンダーの予定占有時間を取得する
