【簡単設定】Microsoft SharePointのデータをMailchimpに自動的に連携する方法

Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointにアップロードした名刺や申込書PDFの情報を、手作業でMailchimpに転記する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーとして、OCRが自動で情報を読み取りMailchimpへコンタクトを追加するため、こうした課題を解消し、効率的なリスト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとMailchimp間のデータ転記に手間を感じているマーケティング担当者の方
・紙媒体で得たリード情報を手入力しており、作業時間を削減したいと考えている方
・ファイル管理からリスト作成までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルから顧客情報を読み取って、Mailchimpの購読者リストに手作業で追加している…」
「それぞれのツールは便利だけど、二つの間で情報をやり取りするのが面倒で、入力ミスも起きてしまう…」
このように、Microsoft SharePointとMailchimp間での手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？

もし、Microsoft SharePointにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってMailchimpのコンタクト情報として登録する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスを心配することなく、より重要なマーケティング戦略の立案や顧客とのコミュニケーションに時間を使えるようになります。

今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくて簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に日々の業務を自動化して、作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft SharePointとMailchimpを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointにアップロードした名刺や申込書PDFの情報を、手作業でMailchimpに転記する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーとして、OCRが自動で情報を読み取りMailchimpへコンタクトを追加するため、こうした課題を解消し、効率的なリスト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとMailchimp間のデータ転記に手間を感じているマーケティング担当者の方
・紙媒体で得たリード情報を手入力しており、作業時間を削減したいと考えている方
・ファイル管理からリスト作成までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointとMailchimpを連携してできること

Microsoft SharePointとMailchimpのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたファイルからの情報転記やリストへの登録作業を自動化できます。
これにより、作業時間を削減できるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な顧客リストを維持することが可能になるでしょう！

これから具体的な自動化のユースケースを紹介します。自社の業務に活かせそうなものがないかチェックしてみてくださいね。

Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

Microsoft SharePointに名刺や申込書などのファイルをアップロードするだけで、OCR機能がファイル内の氏名やメールアドレスといった情報を自動で読み取り、Mailchimpの特定のオーディエンス（リスト）にコンタクトとして追加します。

この連携は、AIによる抽出処理を含むパターンであり、手作業でのデータ入力と転記の手間を減らし、リード獲得からナーチャリングへの移行を迅速かつ正確に行えるようになります。

Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

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■概要
Microsoft SharePointにアップロードした名刺や申込書PDFの情報を、手作業でMailchimpに転記する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーとして、OCRが自動で情報を読み取りMailchimpへコンタクトを追加するため、こうした課題を解消し、効率的なリスト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとMailchimp間のデータ転記に手間を感じているマーケティング担当者の方
・紙媒体で得たリード情報を手入力しており、作業時間を削減したいと考えている方
・ファイル管理からリスト作成までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePoint と Mailchimp の連携フローを作ってみよう

それでは、実際にMicrosoft SharePointとMailchimpを連携したフローを作成する手順を解説していきます。
今回は、ノーコードの業務自動化ツール「Yoom」を使って設定を進めますので、プログラミングの知識は一切不要です。

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト： Microsoft SharePoint／Mailchimp

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Microsoft SharePointとMailchimpをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Microsoft SharePointのトリガー設定およびMailchimpのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Microsoft SharePointとMailchimpをマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。 
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！ 

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ登録

• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

1.検索して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリック

2.Microsoftにサインインする

3.マイアプリに追加される

以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。

MailchimpとYoomのマイアプリ登録

Mailchimpのマイアプリ連携についてはナビをご用意しています。同じ手順で進めてみてくださいね！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。

Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

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■概要
Microsoft SharePointにアップロードした名刺や申込書PDFの情報を、手作業でMailchimpに転記する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーとして、OCRが自動で情報を読み取りMailchimpへコンタクトを追加するため、こうした課題を解消し、効率的なリスト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとMailchimp間のデータ転記に手間を感じているマーケティング担当者の方
・紙媒体で得たリード情報を手入力しており、作業時間を削減したいと考えている方
・ファイル管理からリスト作成までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」

Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Microsoft SharePointのトリガーを設定していきましょう。

1.「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリック

2.連携アカウントとアクションを選択

タイトルはそのままで問題ありませんが、必要であれば任意で変更可能です。
使用するMicrosoft SharePointのアカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

3.Microsoft SharePointにファイルを作成

連携フロー作成時にはテストを行います。その際に必要になるため、この段階でMicrosoft SharePointのフォルダにMailchimpに連携するファイルを保存しておきましょう。
今回は以下のようなファイルを用意しています。
なお、テスト用に仮のファイルを使用しても問題ありませんが、後のOCR機能（テキスト読み取り）の挙動を確認するためにも、できるだけ実際の運用に近い形式のファイルを使用して設定を進めることをおすすめします。

4.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

サイトID：候補からMicrosoft SharePointで使用するサイトを選択します

フォルダID：候補から先ほどアップロードしたフォルダを指定していきます

入力が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。

テストが成功すると取得した値が表示され、Microsoft SharePointのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値はこの後の設定で活用するデータとなります。

ステップ4：「コマンドオペレーション」を設定

次は分岐条件の設定です。
先ほど設定したトリガーは「ファイルが作成または更新されたら」という2つのアクションで稼働する仕組みになっています。この設定では「ファイルが作成された時」のみにフローを進行させる設定をしていきます！

• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

1.「コマンドオペレーション」をクリック

2.分岐条件を指定

分岐対象の取得した値：以下の画像のように入力されているのを確認します

分岐条件：「作成日時」が「等しい」「最終更新日時」となるように入力していきます。このように設定することで、ファイルが作成された場合のみフローが稼働します。

「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、「最終更新日時」を選択してください。

入力が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ5：「ファイルをダウンロード」を設定

Microsoft SharePointに保管されたファイルをダウンロードする設定をしていきます。

1.「ファイルをダウンロード」をクリック

2.連携アカウントとアクションを選択

タイトルはそのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
先ほどと同様にアカウント情報を確認します。
アクションが「ファイルをダウンロード」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

3.API接続設定

サイトID：先ほどと同様にサイトIDを入力していきます
ドライブID：Microsoft SharePointの使用するドライブを選択します

アイテムID：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、取得した値からアイテムIDを選択します

入力が完了したらここでも連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。

以下の画面が確認できたら下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ6：「画像・PDFから文字を読み取る」の設定

先程ダウンロードしたファイルの文字をAIで読み取る設定をしていきます。

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック

2.アクションを選択

今回は、アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定していきます。

このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

入力したら「次へ」をクリックします。

3.詳細を設定

使用するAI：今回は、推奨のGeminiを選択します

以下の画像のように、「ファイルの添付方法」や「抽出したい項目」「言語」を入力し、「テスト」をクリックします。
抽出したい項目は今回の場合、Mailchimpに登録したいデータを設定しました。もちろん増やすことも可能なので、任意で編集してください。

テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ7：「コンタクトをオーディエンスに追加」の設定

Mailchimpのコンタクトにオーディエンスを追加する設定をしていきます。

1.「コンタクトをオーディエンスに追加」をクリック

2.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
使用するMailchimpのアカウント情報を確認します。
アクションが「コンタクトをオーディエンスに追加」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

3.API接続設定

オーディエンスID：候補から使用するMailchimpのオーディエンスを選択します

メールアドレス：取得した値の「画像・PDFから文字を読み取る」のプルダウンを開いて、先ほど抽出した取得した値から選択していきます

ステータス：Mailchimpのステータスに表示する内容を選択します

メールタイプ：受け取るメールのタイプを選択します

名・氏：取得した値の「画像・PDFから文字を読み取る」のプルダウンを開いてそれぞれ選択していきます

その他、取得した値からMailchimpに反映したい内容を入力していきます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、Mailchimpにデータが登録されるか確認しましょう。

テストが成功しているとMailchimpにオーディエンスが追加されます。

Yoomの画面に戻り下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。

MailchimpのデータをMicrosoft SharePoint に連携したい場合

今回はMicrosoft SharePointからMailchimpへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMailchimpの情報をMicrosoft SharePointに連携させたい場合もあるかと思います。その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Mailchimpで購読者が追加されたら、Microsoft SharePointでフォルダを作成する

Mailchimpのオーディエンスに新しい購読者が追加されるたびに、その購読者専用のフォルダをMicrosoft SharePoint上に自動で作成します。

この仕組みにより、顧客ごとの関連資料や契約書などを一元管理する体制を、手間なく迅速に構築することが可能になり、手動でのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎます。

Mailchimpで購読者が追加されたら、Microsoft SharePointでフォルダを作成する

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■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、手動でMicrosoft SharePointに顧客管理用のフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、MailchimpとMicrosoft SharePointを連携させ、購読者の追加をトリガーにフォルダ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Mailchimpでの購読者管理とMicrosoft SharePointでの情報管理を手作業で行っている方
・顧客情報の追加に伴うフォルダ作成の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
・MailchimpとMicrosoft SharePointを連携し、マーケティング活動の効率化を目指すチームの方

■注意事項
・Mailchimp、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointやMailchimpのAPIを使ったその他の自動化例

Microsoft SharePointやMailchimpのAPIを活用することで、ファイル共有や顧客管理などの業務を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！

Microsoft SharePointを使った自動化例

Microsoft SharePointを活用した自動化では、ファイル管理やチーム内共有の手間を減らせます。
たとえば、メールや外部ツールから届くデータを自動でMicrosoft SharePointに保存したり、ファイル格納時に通知を送ることで、情報共有をスムーズに進められます。
また、OCR機能を組み合わせて書類の内容を自動で読み取り、他ツールと連携することで、ドキュメント管理の効率化にもつながります。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。

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Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加・更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
Microsoft SharePointでリストに新しいアイテムが追加・更新された際に、Microsoft Teamsへ自動的に通知を送るワークフローです。
重要な更新情報をリアルタイムでメンバーに伝達し、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してプロジェクト管理を行っており、情報共有をスムーズにしたい方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、通知機能を有効活用したいチームリーダー
・業務フローの自動化を検討中で、SharePointとTeamsの連携を図りたいIT担当者
・チームのコミュニケーションを強化したい経営者

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

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Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する

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■概要
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用する中で、SharePointに格納したファイルの内容を手作業でドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加・更新されると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、指定のGoogle ドキュメントへテキストとして追記します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、効率的なドキュメント管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePoint上のPDFや画像ファイルの内容をGoogle ドキュメントに手入力で転記している方
・Microsoft SharePointとGoogle Docsを連携させ、書類内容のテキスト化と集約を自動化したいと考えている方
・紙媒体をスキャンして保存したデータの、効率的なテキスト活用方法を探している業務担当者の方

■注意事項
・OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加・更新されたらSlackに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加・更新されたらSlackに通知する」フローは、チームの情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
Microsoft SharePointでのデータ管理とSlackでのコミュニケーションを連携させることで、最新の情報をリアルタイムでチーム全体に伝えることができます。
これにより、情報の更新漏れや共有遅延を防ぎ、効率的な業務運営が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して情報管理を行っているが、チームへの共有が手間に感じている方
・Slackでのコミュニケーション頻度が高く、最新情報を即時に共有したいと考えているチームリーダー
・情報更新時の通知作業を自動化し、業務効率を向上させたいIT担当者
・チームメンバー全員が最新のMicrosoft SharePointデータをリアルタイムで把握する必要があるプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Gmailでファイルを通知する

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■概要
Microsoft SharePointでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルがアップロードされるたびに関係者へ手動で通知するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でGmailによる通知が実行されるため、手作業による通知の手間や共有漏れのリスクを解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointでのファイル共有を頻繁に行い、関係者への通知に手間を感じている方
・手動でのメール通知による共有漏れや、宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・定型的なファイル共有の通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

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Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。

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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Mailchimpを使った自動化例

Mailchimpによる自動化では、顧客情報の登録・更新やキャンペーン運用を効率的に行えます。
例えば、他のCRMツールで新しい顧客が登録された際にMailchimpへ自動追加したり、メール開封情報を記録することで、マーケティング活動をスムーズに管理できます。
さらに、NotionやDiscordなどとの連携により、顧客データの活用やチーム内共有も自動化できるため、マーケティング担当者の業務効率を高められます。

Acuity Schedulingで予定が登録されたらMailchimpにコンタクトを追加する

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■概要
「Acuity Schedulingで予定が登録されたらMailchimpにコンタクトを追加する」ワークフローは、予約管理とメールマーケティングを効率的に連携させる業務ワークフローです。
Acuity Schedulingで新しい予約が入ると、自動的にその情報がMailchimpのコンタクトリストに追加されます。これにより、手動でのデータ入力や二重管理の手間を省き、スムーズな顧客管理と効果的なメール配信が実現できます。特に、予約とマーケティング活動を連動させたいビジネスに最適なソリューションです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Acuity Schedulingを利用して予約管理を行っているビジネスオーナー
・Mailchimpでのメールマーケティングを強化したいマーケティング担当者
・予約情報と顧客データを一元管理したい中小企業の方

■注意事項
・Acuity Scheduling、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。

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Bitrix24で登録されたリード情報をMailchimpに同期する

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■概要
「Bitrix24で登録されたリード情報をMailchimpに同期する」フローは、営業活動とマーケティング活動を効率的に連携させる業務ワークフローです。
Bitrix24で収集したリード情報を自動的にMailchimpに同期することで、営業とマーケティングのデータ管理がスムーズになります。手作業でのデータ移行を防ぎ、両ツール間の情報共有を円滑に行うことで、リード育成やキャンペーン展開の精度を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Bitrix24でリード管理を行いながら、Mailchimpでメールマーケティングを実施している営業・マーケティング担当者
・手動でデータを移行する手間を省き、効率的にリード情報を活用したい企業のチームリーダーやマネージャー
・営業とマーケティングのデータ連携を強化し、顧客とのコミュニケーションを一貫させたいビジネスオーナー

■注意事項
・Bitrix24、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Mailchimpでメールが開封されたら、Googleスプレッドシートに格納する

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Mailchimpでメールが開封されたら、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。

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HubSpotにコンタクトが作成されたら、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

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HubSpotにコンタクトが作成されたら、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加するフローです。

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Mailchimpでキャンペーンのドラフトが作成されたら、Googleカレンダーにレビュー用の予定を作成する

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■概要
Mailchimpでのキャンペーン作成時、レビュー依頼やスケジュール調整を手作業で行っていませんか？
特に、関係者との日程調整でGoogleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Mailchimpでキャンペーンのドラフトを作成するだけで、Googleカレンダーにレビュー用の予定が自動で作成されるため、こうした連携の手間を解消し、スムーズな進行管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・MailchimpとGoogleカレンダーを連携させ、手作業による予定登録を効率化したいマーケティング担当者の方
・メルマガキャンペーンのレビュープロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・複数のキャンペーンを管理しており、スケジュール調整におけるヒューマンエラーを防止したい方

■注意事項
・Mailchimp、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。

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Mailchimpで特定条件の購読者が追加されたら、Discordで通知する

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■概要
Mailchimpで新しい購読者が追加された際、その情報を手作業でチームに共有するのに手間がかかっていませんか？特に特定の条件に合う購読者だけを通知したい場合、確認と連絡の作業が負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、MailchimpとDiscordの連携を自動化できるため、設定した条件に合致する購読者が追加された際に、指定したチャンネルへ自動でメッセージを送信し、こうした課題を円滑に解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Mailchimpで管理する購読者情報を、Discordでチームに共有しているマーケティング担当者の方
・MailchimpとDiscord間の手動での通知作業に、遅延や抜け漏れなどの課題を感じている方
・新規リードや顧客の発生をチームに迅速に共有し、次のアクションに繋げる仕組みを構築したい方

■注意事項
・Mailchimp、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Mailchimpで購読者が追加されたら、Notionにレコードを追加する

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■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたび、Notionのデータベースに手作業で情報を転記していませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、MailchimpとNotionを連携し、購読者情報を自動でNotionに同期できるため、これらの課題をスムーズに解決します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・MailchimpとNotionを連携させ、購読者管理を手作業で行っている方
・顧客リストの更新漏れや入力ミスを防ぎたいマーケティング担当者の方
・手動でのデータ移行作業をなくし、本来の業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Mailchimp、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Mailchimpにコンタクトが追加されたら、StreakにもContactを追加する

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■概要
Mailchimpで獲得したリード情報を、CRMであるStreakに手作業で登録していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Mailchimpに新しい購読者が追加されたタイミングで、Streakのコンタクト情報を自動で作成するため、顧客管理の効率化が可能です。手作業による連携をなくし、StreakとMailchimpのスムーズなデータ同期を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・MailchimpとStreakを併用し、手作業でのデータ移行に課題を感じている方
・StreakとMailchimpの連携を通じて、リード管理の効率化を目指すマーケティング担当者の方
・顧客情報の二重入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい営業チームのリーダーの方

■注意事項
・MailchimpとStreakのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Shopifyで顧客情報が作成されたら、Mailchimpにコンタクトを追加する

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■概要
Shopifyで新規顧客が増えるたびに、手作業でMailchimpへリスト登録する作業に時間を取られていませんか。この作業は単純ですが、入力ミスや登録漏れのリスクが伴います。このワークフローは、複雑なMailchimp APIの知識がなくても、Shopifyでの顧客作成をきっかけにMailchimpへ自動でコンタクトを追加する処理を実現し、マーケティング活動の初動を迅速かつ正確に進めることが可能です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・ShopifyとMailchimp間の顧客情報の手動連携に手間を感じているEC担当者の方
・Mailchimp APIを利用した連携を検討しているが、開発リソースがないマーケティング担当者の方
・顧客獲得後のメルマガ配信などのマーケティング施策を、より迅速に実行したいと考えている方

■注意事項
・Shopify、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Yoomの入力フォームで情報が送信されたら、Mailchimpのコンタクト情報を更新する

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Yoomの入力フォームで情報が送信されたらMailchimpのコンタクト情報を更新するフローです。

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まとめ

この記事では、Microsoft SharePointとMailchimpの連携を自動化する方法についてご紹介しました。
自動化を導入することで、これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePoint上のファイルからの情報転記や、Mailchimpへのリスト登録といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。

これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいたマーケティング活動を展開でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整いますよね！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もし少しでも自動化による業務効率化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：手書き文字や表形式のPDFも読み取れますか？

A：はい。可能です。
ただし、先ほどもご紹介したようにOCRの注意点がいくつかあるため、ご参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

Q：OCRで上手く読み取れなかった場合、どうなりますか？

A：OCRで上手く読み取れない場合であっても、タスク数は消費します。
また、例えば「齋藤」などの複雑な文字が小さく表記されているファイルなどの場合、AIが「斎藤」と認識して抽出した場合には、Mailchimpには「齋藤」ではなく「斎藤」といった姓で登録がされます。
読み取りを上手く行うためにも、注意事項をご確認いただき、実際に使用するファイルに基づきテストを行いフロー設定を進めることをおすすめします。

Q：Microsoft SharePointの「更新」トリガーはどんな操作で起動しますか？

A：Microsoft SharePointの指定フォルダ内にあるファイルが上書き保存されるなどして、「最終更新日」が変更された場合、起動するようになります。