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「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルから顧客情報を読み取って、Mailchimpの購読者リストに手作業で追加している…」
「それぞれのツールは便利だけど、二つの間で情報をやり取りするのが面倒で、入力ミスも起きてしまう…」
このように、Microsoft SharePointとMailchimp間での手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってMailchimpのコンタクト情報として登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスを心配することなく、より重要なマーケティング戦略の立案や顧客とのコミュニケーションに時間を使えるようになります。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくて簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に日々の業務を自動化して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとMailchimpを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとMailchimpのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたファイルからの情報転記やリストへの登録作業を自動化できます。
これにより、作業時間を削減できるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な顧客リストを維持することが可能になるでしょう！
これから具体的な自動化のユースケースを紹介します。自社の業務に活かせそうなものがないかチェックしてみてくださいね。
Microsoft SharePointに名刺や申込書などのファイルをアップロードするだけで、<span class="mark-yellow">OCR機能がファイル内の氏名やメールアドレスといった情報を自動で読み取り、Mailchimpの特定のオーディエンス（リスト）にコンタクトとして追加</span>します。
この連携は、AIによる抽出処理を含むパターンであり、手作業でのデータ入力と転記の手間を減らし、リード獲得からナーチャリングへの移行を迅速かつ正確に行えるようになります。
それでは、実際にMicrosoft SharePointとMailchimpを連携したフローを作成する手順を解説していきます。
今回は、ノーコードの業務自動化ツール「Yoom」を使って設定を進めますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト： Microsoft SharePoint／Mailchimp
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.検索して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリック
2.Microsoftにサインインする
3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。
Mailchimpのマイアプリ連携についてはナビをご用意しています。同じ手順で進めてみてくださいね！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Microsoft SharePointのトリガーを設定していきましょう。
1.「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルはそのままで問題ありませんが、必要であれば任意で変更可能です。
使用するMicrosoft SharePointのアカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.Microsoft SharePointにファイルを作成
連携フロー作成時にはテストを行います。その際に必要になるため、この段階でMicrosoft SharePointのフォルダにMailchimpに連携するファイルを保存しておきましょう。
今回は以下のようなファイルを用意しています。
なお、テスト用に仮のファイルを使用しても問題ありませんが、後のOCR機能（テキスト読み取り）の挙動を確認するためにも、できるだけ実際の運用に近い形式のファイルを使用して設定を進めることをおすすめします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サイトID：候補からMicrosoft SharePointで使用するサイトを選択します
フォルダID：候補から先ほどアップロードしたフォルダを指定していきます
入力が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、Microsoft SharePointのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値はこの後の設定で活用するデータとなります。
次は分岐条件の設定です。
先ほど設定したトリガーは「ファイルが作成または更新されたら」という2つのアクションで稼働する仕組みになっています。この設定では「ファイルが作成された時」のみにフローを進行させる設定をしていきます！
1.「コマンドオペレーション」をクリック
2.分岐条件を指定
分岐対象の取得した値：以下の画像のように入力されているのを確認します
分岐条件：「作成日時」が「等しい」「最終更新日時」となるように入力していきます。このように設定することで、ファイルが作成された場合のみフローが稼働します。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、「最終更新日時」を選択してください。
入力が完了したら、「保存する」をクリックします。
Microsoft SharePointに保管されたファイルをダウンロードする設定をしていきます。
1.「ファイルをダウンロード」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルはそのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
先ほどと同様にアカウント情報を確認します。
アクションが「ファイルをダウンロード」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
サイトID：先ほどと同様にサイトIDを入力していきます
ドライブID：Microsoft SharePointの使用するドライブを選択します
アイテムID：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、取得した値からアイテムIDを選択します
入力が完了したらここでも連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
以下の画面が確認できたら下部にある「保存する」をクリックします。
先程ダウンロードしたファイルの文字をAIで読み取る設定をしていきます。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
2.アクションを選択
今回は、アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定していきます。
このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
入力したら「次へ」をクリックします。
3.詳細を設定
使用するAI：今回は、推奨のGeminiを選択します
以下の画像のように、「ファイルの添付方法」や「抽出したい項目」「言語」を入力し、「テスト」をクリックします。
抽出したい項目は今回の場合、Mailchimpに登録したいデータを設定しました。もちろん増やすことも可能なので、任意で編集してください。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
Mailchimpのコンタクトにオーディエンスを追加する設定をしていきます。
1.「コンタクトをオーディエンスに追加」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
使用するMailchimpのアカウント情報を確認します。
アクションが「コンタクトをオーディエンスに追加」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
オーディエンスID：候補から使用するMailchimpのオーディエンスを選択します
メールアドレス：取得した値の「画像・PDFから文字を読み取る」のプルダウンを開いて、先ほど抽出した取得した値から選択していきます
ステータス：Mailchimpのステータスに表示する内容を選択します
メールタイプ：受け取るメールのタイプを選択します
名・氏：取得した値の「画像・PDFから文字を読み取る」のプルダウンを開いてそれぞれ選択していきます
その他、取得した値からMailchimpに反映したい内容を入力していきます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、Mailchimpにデータが登録されるか確認しましょう。
テストが成功しているとMailchimpにオーディエンスが追加されます。
Yoomの画面に戻り下部にある「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
今回はMicrosoft SharePointからMailchimpへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMailchimpの情報をMicrosoft SharePointに連携させたい場合もあるかと思います。その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Mailchimpのオーディエンスに新しい購読者が追加されるたびに、<span class="mark-yellow">その購読者専用のフォルダをMicrosoft SharePoint上に自動で作成</span>します。
この仕組みにより、顧客ごとの関連資料や契約書などを一元管理する体制を、手間なく迅速に構築することが可能になり、手動でのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎます。
Microsoft SharePointやMailchimpのAPIを活用することで、ファイル共有や顧客管理などの業務を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Microsoft SharePointを活用した自動化では、ファイル管理やチーム内共有の手間を減らせます。
たとえば、メールや外部ツールから届くデータを自動でMicrosoft SharePointに保存したり、ファイル格納時に通知を送ることで、情報共有をスムーズに進められます。
また、OCR機能を組み合わせて書類の内容を自動で読み取り、他ツールと連携することで、ドキュメント管理の効率化にもつながります。
Mailchimpによる自動化では、顧客情報の登録・更新やキャンペーン運用を効率的に行えます。
例えば、他のCRMツールで新しい顧客が登録された際にMailchimpへ自動追加したり、メール開封情報を記録することで、マーケティング活動をスムーズに管理できます。
さらに、NotionやDiscordなどとの連携により、顧客データの活用やチーム内共有も自動化できるため、マーケティング担当者の業務効率を高められます。
この記事では、Microsoft SharePointとMailchimpの連携を自動化する方法についてご紹介しました。
自動化を導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePoint上のファイルからの情報転記や、Mailchimpへのリスト登録といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいたマーケティング活動を展開でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整いますよね！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もし少しでも自動化による業務効率化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
Q：手書き文字や表形式のPDFも読み取れますか？
A：はい。可能です。
ただし、先ほどもご紹介したようにOCRの注意点がいくつかあるため、ご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
Q：OCRで上手く読み取れなかった場合、どうなりますか？
A：OCRで上手く読み取れない場合であっても、タスク数は消費します。
また、例えば「齋藤」などの複雑な文字が小さく表記されているファイルなどの場合、AIが「斎藤」と認識して抽出した場合には、Mailchimpには「齋藤」ではなく「斎藤」といった姓で登録がされます。
読み取りを上手く行うためにも、注意事項をご確認いただき、実際に使用するファイルに基づきテストを行いフロー設定を進めることをおすすめします。
Q：Microsoft SharePointの「更新」トリガーはどんな操作で起動しますか？
A：Microsoft SharePointの指定フォルダ内にあるファイルが上書き保存されるなどして、「最終更新日」が変更された場合、起動するようになります。
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