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新規のリード獲得に付随して行うフォローアップには、迅速かつ適切な対応が求められます。
しかし、件数に応じて対応時間が増えるため、担当者はその他の重要な業務へ充分なリソースを充てられていないかもしれません。
Yoomを活用しMicrosoft Dynamics365 SalesとOutlookを連携することで、リードに対する定型メールの自動通知を実現します。
リード登録後、該当するリードに迅速にメールが送付されることで、担当者の作業負担が軽減され、チーム全体の生産性向上に寄与します。
本記事では、Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、営業活動の効率化と迅速なフォローアップ体制が実現できるのでぜひご覧ください。
Microsoft Dynamics365 Salesでリード登録後、Outlookで定型メールを自動送付することで、チームメンバーへの情報共有がスムーズになります。
例えば、リードがメールを開封した情報をOutlookで共有できるようになるため、営業チーム全体がリード対応の進捗状況を把握できます。
営業担当者間の情報共有がスムーズに行われることで、リードへの効果的なアプローチが可能となるので、成約率の向上が期待できます。
手作業でのメール送信には転記ミスや誤送信などのミスがつきものですが、Microsoft Dynamics365 Salesでの操作をトリガーにしてOutlookで定型メールを自動送信することで、そのようなミスを未然に防止できます。
例えば、新規リードを登録した際、Microsoft Dynamics365 Salesの情報をそのまま反映しOutlookで定型メールを自動送信するので、メールアドレスなどの重要情報の正確性を維持したまま作業を完結できるでしょう。
人的エラーのリスク低減は、営業活動の信用性向上にも寄与するでしょう。
Microsoft Dynamics365 Salesでリード登録後、Outlookで定型メールを素早く自動送信するので、メール作成から送付までのタイムラグをなくすことができ、最適なタイミングでのフォローアップが実現します。
例えば、これまで営業担当者がリード情報をMicrosoft Dynamics365 Salesで入力し、その後、サポートスタッフがその情報をもとにOutlook側でメールにデータを転記して顧客に送付する必要がありました。
この自動化フローの導入により、リード登録後、情報をそのまま反映してメールを自動送付するので、Microsoft Dynamics365 Salesの操作だけでメール対応が完了します。
作業間の手作業が省かれることで、後続対応開始までの待機時間を短縮できます。
では、「Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが新規作成されたことをMicrosoft Dynamics365 SalesのAPIを利用して受け取り、Outlookの提供するAPIを用いてMicrosoft Dynamics365 Sales上で登録されたリードに対しOutlookでメールを送付することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からMicrosoft Dynamics365 Salesを検索してください。
(2)Microsoft Dynamics365 Salesのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)連携させたいMicrosoft Dynamics365 Salesの「ドメイン」を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
まずは1つ目のMicrosoft Dynamics365 Salesの接続が完了しました。
(4)次に、Outlookのアプリ連携を行います。
Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録と同様に、Outlookを選択します。
(5)Outlookのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、Microsoft Dynamics365 Salesのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「リードが作成されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」や「ドメイン」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように、入力バーをクリックすると前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、1つ目のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
(4)「本文」に、対象者にメールを送る際のメッセージを入力します。
以下の画面のように取得したアウトプットも引用できます。
「メールを送付する」際の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると、「事前確認設定」として実行前に確認ができる設定を行う項目があります。
運用に沿って設定を行ってください。
(5)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると、Gmailから定型メールを送付できます。
リードへの定型メールの送付を自動化するため、メール作成や送付にかかる時間を削減し、商談の準備や顧客対応に時間を充てられるようになるでしょう。
リードへのフォローアップをメールで行っている方におすすめのフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると、Yoomのメール機能を利用し定型メールを送付します。
リード作成後にメールを自動送付することで、迅速なフォローアップを実現できます。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると、Microsoft Teamsにリード情報が自動で通知されます。
チーム全員が新規のリード情報を迅速に共有でき、スムーズな連携を可能にします。
今回紹介したMicrosoft Dynamics365 SalesとOutlookの連携により、リード獲得後の作業を効率化でき営業活動の成果向上が期待できます。
定型メールを自動送信することで、メール作成作業の時間が短縮でき、リードへの効果的なアプローチを実現します。
担当者は作業負担が軽減されることで、その他の重要業務に時間を充てられるようになるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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