Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する

■概要

Outlookで受信した名刺などの添付ファイル、その情報を一つひとつ確認し、手作業でMicrosoft Dynamics365 Salesに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesへリード情報を自動で作成します。定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な営業活動に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った添付ファイルからMicrosoft Dynamics365 Salesへ手入力している営業担当者の方
• 展示会などで獲得した名刺情報のデータ化とリード登録を効率化したいマーケティング担当者の方
• 営業チームのデータ入力業務を削減し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からMicrosoft Dynamics365 Salesへのリード作成までを自動化し、データ入力に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いてオペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで添付ファイルをダウンロードします。
5. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、Microsoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にリードを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取るファイルから抽出したいテキスト項目を任意にカスタムすることが可能です。
• Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、どの項目にどのデータを登録するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。