■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している案件情報が更新された際、関係者への連絡を都度Outlookで行うことに手間を感じていませんか。また、手作業による連絡では、共有漏れや遅延が発生するリスクも伴います。
このワークフローは、Microsoft Dynamics365 Salesの案件情報が更新されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信するため、こうした情報連携の課題を解決し、営業活動を円滑に進めることを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookを連携させ、情報共有を自動化したい営業担当者の方
- チーム内の案件進捗の共有漏れや遅延を防ぎ、管理体制を強化したいマネージャーの方
- 手作業による連絡業務を削減し、営業活動の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesの情報を更新するだけで自動でメールが送信されるため、Outlookでの通知作成といった手作業の時間を短縮できます
- システムが自動で通知を行うことで、連絡のし忘れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「案件情報が作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を活用し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するよう設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に案件の更新情報を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ任意で設定することが可能です
- メールの件名や本文には、固定のテキストに加え、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの案件名や顧客情報などを変数として埋め込むことができ、状況に応じた柔軟な通知内容を作成できます
■注意事項
- Outlook、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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