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Google DriveとGmailのアプリ連携は、あらゆる部署で活用できます！
Google Driveをいちいち確認しなくても、フォルダやファイルが作成されたときに自動通知されることで、チーム内での共有が効率化できます。
リアルタイムで確認できると、フィードバックや修正作業がスムーズに行えます。
本記事では、Google DriveとGmailを連携するメリットと、ノーコードで連携する方法をご紹介します。
Google Driveは、クラウドベースのストレージサービスで、ファイルの保存、共有、リアルタイムの共同編集等、色々な機能があります。
また、どこからでもアクセスできるため、リモートワークや拠点が異なるチームメンバーと業務をする際も利用できます！
一方でGmailは、Googleの無料メールサービスで、15GBの無料ストレージや優れた検索機能があるのが特徴です。
Google Driveと同様に、どこからでもアクセス可能で、カスタマイズすることでチャット機能やビデオ通話も利用できます。
これらのアプリを連携するメリットは、以下の３つです。
Google DriveとGmailを連携することで、プロジェクト管理を効率化できます。
新しいフォルダやファイルが作成された時に自動でGmailに通知が送られる設定にすると、チーム全員がリアルタイムで最新情報を把握できます。
これによって、プロジェクトに関する情報の共有漏れや遅延を減らすことができます。特に、リモートワークしている方にとって、いい点ですね。
手動でフォルダやファイルの作成通知を送る手間が省け、時間の節約になります。
新しい資料を作成した際に自動でGmailに通知が送られる設定にしておくと、チームメンバーへいちいち通知する必要がなくなります。
これによって、他の大事な業務に使える時間が増え、業務効率化を実現できます。
マルチタスクで、ちょっとでも作業時間を増やしたいと思っている方は、試す価値がありそうですね。
連携により、フォルダやファイルの作成を確認するために、Google Driveにログインする手間を削減できます。
新規ファイルが作成されたらGmailに通知されるため、ログインせずともフォルダやファイルの作成状況を一目で確認できるようになります。
これによって、Google Driveが更新されているかを気にする必要がなくなります。
特に、多くのプロジェクトやタスクを同時に管理しているにとって便利な連携ですね。
Yoomはノーコードでアプリ連携の実装ができるツールです！プログラミングの知識がないから...と諦めていた方でも、視覚的に操作できるので簡単に作業できます。
また、業務効率化の例としてテンプレートをたくさん用意しています！気になる方はこちらをご覧ください。
Yoomの無料登録ページからアカウントを発行して、まずはフリープランからお試しください。30秒で登録できます！
それではYoomを利用して、ノーコードでGoogle DriveとGmailを連携してみましょう！
「Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する」というフローボットを作成します。
今回は、新しくファイルが作成されたら起動する設定にします。
作成したファイルのデータをGmailで自動通知してくれるので、共有にかける時間を大幅に削減できますね。
気になる方は下のリンクから！一緒に作ってみましょう！
事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。
登録したアカウントにログインします。
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1.Google Driveにログインし、新規のフォルダを作成します。今回はフォルダ名を「test用」にしました。
2.作成したフォルダ内に、新規ファイルを作成します。今回はGoogleスプレッドシートを作成し、ファイル名を「テストです」にしました。
1.Google DriveとGmailのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。
2.使用するアカウントでログインします。下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。
3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。
1.テンプレートのリンクから「試してみる」をクリックします。
2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。
3.コピー完了です！
1.アプリトリガーの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、トリガーアクションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。
次へ進みます。
3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、任意のトリガーの起動間隔を選択します。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。
1.オペレーションの「メールを送る」をクリックします。
2.メールの設定ページでは、任意のタイトルに変更し、以下の通りメール設定を行います。
・To:通知を送る先のメールアドレスを入力
・件名:任意の件名を入力
・本文:手入力とアウトプットを活用し任意の文言を入力
※今回は、トリガーのアウトプットを活用し、「{{ファイル名}}、{{ファイルID}}、{{URL}}、{{親フォルダID}}、{{作成日時}}」を入力しました。
※新規作成したフォルダやファイルのデータを本文に入れると、わかりやすいです！
次へ進みます。
3.メール送信のテストページでは、メール送信内容を確認できます。内容に問題がなければ、テストを実行し、テスト成功の文字が確認できたら保存します。
フローボットの設定完了です！
お疲れ様でした！
今回は、Google DriveとGmailの連携をテーマに、連携のメリットと「Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する」フローボットの作り方ご紹介しました。
フォルダやファイルが作成された際Gmailに通知を自動送信する設定にしておくと、データ共有がスムーズになります。
Google Driveにアクセスしなくても、ファイル管理できると確認作業の時間を大幅に削減できますね。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで文書の作成やチャットツールへの通知等も可能になります。できることの幅が無限に広がりますね。
まずは無料プランから！こちらのページで、登録できます。
Yoomのテンプレートを活用し、色々な機能を試してみてください！
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