Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する方法

Google Driveでデータ管理をしている方は多いと思いますが、ファイルを作成した際どうやって共有していますか？その都度手動で共有するのは面倒ですよね。
そこでGoogle DriveとGmailを連携することで、フォルダやファイルが作成された時に自動通知することができるんです。
共有される側も、スピーディーに確認できるのでフィードバックや修正作業がスムーズになりそうですよね。
本記事では、Google DriveとGmailをノーコードで連携する方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

Google Driveでデータ管理している方
ファイルを作成した際の共有に手間を感じている方
ファイルが作成されたことをいち早く把握したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

Google DriveとGmailの連携フローの作り方

それではYoomを利用して、ノーコードでGoogle DriveとGmailを連携してみましょう！
今回は、新しくファイルが作成されたら起動する設定にします。

事前準備

Yoomへログイン

登録したアカウントにログインします。

Google Driveのフォルダとファイルの作成

1.Google Driveにログインし、新規のフォルダを作成してください。今回はフォルダ名を「test用」にしました。

2.作成したフォルダ内に、新規ファイルを作成します。今回はGoogleスプレッドシートを作成し、ファイル名を「テストです」にしました。

アプリ連携

1.Google DriveとGmailのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。

3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

テンプレートのコピー

1.テンプレートのリンクから「試してみる」をクリックします。

2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。

3.コピー完了です！

STEP1　Google Driveの設定

1.アプリトリガーの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、トリガーアクションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、任意のトリガーの起動間隔を選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にすることがおすすめです。

4.テストを実行します。テストが成功したら保存します。

STEP2　Gmailの設定

1.オペレーションの「メールを送る」をクリックしましょう。

2.メールの設定ページでは、任意のタイトルに変更し、以下の通りメール設定を行います。

・To:通知を送る先のメールアドレスを入力
・件名:任意の件名を入力
・本文:手入力とアウトプットを活用し任意の文言を入力
※今回は、トリガーのアウトプットを活用し、「{{ファイル名}}、{{ファイルID}}、{{URL}}、{{親フォルダID}}、{{作成日時}}」を入力しました。
※新規作成したフォルダやファイルのデータを本文に入れると、わかりやすいです！

次へ進みます。

3.メール送信のテストページでは、メール送信内容を確認できます。内容に問題がなければ、テストを実行し、テストが成功したら保存します。

フローボットの設定完了です！お疲れ様でした！

Google DriveとGmailのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveに格納されたファイルを同期する

ファイル転送を自動化することで、手動でのコピー作業をなくせる可能性があります。

Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容を通知する

‍画像チェックの手間が削減される他、情報をスピーディに共有でき、迅速な対応が求められる場面でもスムーズに対処できるようになるでしょう。

情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。

Gmailを活用した自動化例

Yoomデータベースと連携した自動化例‍

Yoomデータベースに新しいレコードが作成・更新されたとき、またはデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。

管理している宛先へ自動でメールを送る

手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、宛先誤りや送信忘れを防げるようになるはずです。

Zoomウェビナー終了後、Gmailでメールを送る

会議終了後の参加者リストの抽出や個別のメール送信が不要となり、担当者の作業負担が軽減されると予想されます。

Google DriveとGmailを連携するメリット３選

メリット1:プロジェクト管理の効率化

Google DriveとGmailを連携することで、プロジェクト管理の効率化を図れます。
新しいフォルダやファイルが作成された時に自動でGmailに通知が送られる設定にすると、チーム全員が常に最新情報を把握しやすくなります。
これによって、プロジェクトに関する情報の共有漏れや遅延を減らすことができるでしょう。特に、リモートワークしている方には助かりますね。

メリット2:時間の節約

手動でフォルダやファイルの作成通知を送る手間が省け、時間の節約になるでしょう。
新しい資料を作成した際に自動でGmailに通知が送られる設定にしておくと、チームメンバーへいちいち通知する必要がなくなります。
これによって他の大事な業務に使える時間が増え、業務効率化が期待できます。
マルチタスクで、ちょっとでも作業時間を増やしたいと思っている方は、試す価値がありそうですね。

メリット3:確認の手間削減

フォルダやファイルの作成を確認するために、Google Driveにログインする手間を削減できます。
新規ファイルが作成されたらGmailに通知されるため、ログインせずともフォルダやファイルの作成状況を一目で確認できるようになります。
これによって、Google Driveが更新されているかを気にする必要がなくなります。
特に、多くのプロジェクトやタスクを同時に管理しているにとって便利ですよね。

まとめ

今回は「Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する」フローボットの作り方ご紹介しました。
フォルダやファイルが作成された際、Gmailに通知を自動送信する設定にしておくと、データ共有がスムーズになりますね。
また、Google Driveにアクセスしなくてもファイル管理できると、確認作業の時間も大幅に削減できるでしょう。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで文書の作成やチャットツールへの通知等も可能になります。ぜひ試してみてください！