Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する方法

[Yoomとは]

Google DriveとGmailの連携フローの作り方

それではYoomを利用して、ノーコードでGoogle DriveとGmailを連携してみましょう！
今回は、新しくファイルが作成されたら起動する設定にします。

事前準備

Yoomへログイン

登録したアカウントにログインします。

Google Driveのフォルダとファイルの作成

1.Google Driveにログインし、新規のフォルダを作成します。今回はフォルダ名を「test用」にしました。

2.作成したフォルダ内に、新規ファイルを作成します。今回はGoogleスプレッドシートを作成し、ファイル名を「テストです」にしました。

アプリ連携

1.Google DriveとGmailのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。

3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

テンプレートのコピー

1.テンプレートのリンクから「試してみる」をクリックします。

2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。

3.コピー完了です！

STEP1　Google Driveの設定

1.アプリトリガーの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、トリガーアクションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、任意のトリガーの起動間隔を選択します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

4.テストを実行します。テストが成功したら保存します。

STEP2　Gmailの設定

1.オペレーションの「メールを送る」をクリックします。

2.メールの設定ページでは、任意のタイトルに変更し、以下の通りメール設定を行います。

・To:通知を送る先のメールアドレスを入力
・件名:任意の件名を入力
・本文:手入力とアウトプットを活用し任意の文言を入力
※今回は、トリガーのアウトプットを活用し、「{{ファイル名}}、{{ファイルID}}、{{URL}}、{{親フォルダID}}、{{作成日時}}」を入力しました。
※新規作成したフォルダやファイルのデータを本文に入れると、わかりやすいです！

次へ進みます。

3.メール送信のテストページでは、メール送信内容を確認できます。内容に問題がなければ、テストを実行し、テストが成功したら保存します。

フローボットの設定完了です！お疲れ様でした！

Google DriveとGmailのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Driveを活用した自動化例

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

Google Driveのデータをもとに他ツールを動かすだけでなく、Salesforce等の他ツールの情報をGoogle Driveに同期することもできます。
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Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する

請求書発行からGoogle Driveへの保存まで自動で完了します。大量の請求書を扱う方におすすめです。

Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する

Google スプレッドシートに従業員情報を入力するだけでGoogle Driveの権限を付与できる優れもののフローです。
入社や異動が多い時期でも、権限の付与し忘れの心配がなくなりますね。

Gmailを活用した自動化例

本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する

普段Slackで業務のやり取りをしているなら、Gmailの内容をSlackに送ってしまうのも良いかもしれません。
他のメールツールも同じようにSlackに連携できるので、Slack一つで通知を一括管理でき、見逃し防止に役立つでしょう。

問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する

AIが内容を生成し、返信まで自動で完了するフローです。大量の問い合わせに対応する方におすすめです。

Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

‍フォローメールを自動配信することで、配信し忘れや送付先の抜け漏れ防止が期待できます。
参加者が多い場合は特に助かりますね。

Google DriveとGmailを連携するメリット３選

メリット1:プロジェクト管理の効率化

Google DriveとGmailを連携することで、プロジェクト管理の効率化を図れます。
新しいフォルダやファイルが作成された時に自動でGmailに通知が送られる設定にすると、チーム全員が常に最新情報を把握しやすくなります。
これによって、プロジェクトに関する情報の共有漏れや遅延を減らすことができるでしょう。特に、リモートワークしている方には助かりますね。

メリット2:時間の節約

手動でフォルダやファイルの作成通知を送る手間が省け、時間の節約になるでしょう。
新しい資料を作成した際に自動でGmailに通知が送られる設定にしておくと、チームメンバーへいちいち通知する必要がなくなります。
これによって他の大事な業務に使える時間が増え、業務効率化が期待できます。
マルチタスクで、ちょっとでも作業時間を増やしたいと思っている方は、試す価値がありそうですね。

メリット3:確認の手間削減

フォルダやファイルの作成を確認するために、Google Driveにログインする手間を削減できます。
新規ファイルが作成されたらGmailに通知されるため、ログインせずともフォルダやファイルの作成状況を一目で確認できるようになります。
これによって、Google Driveが更新されているかを気にする必要がなくなります。
特に、多くのプロジェクトやタスクを同時に管理しているにとって便利ですよね。

まとめ

今回は「Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する」フローボットの作り方ご紹介しました。
フォルダやファイルが作成された際、Gmailに通知を自動送信する設定にしておくと、データ共有がスムーズになりますね。
また、Google Driveにアクセスしなくてもファイル管理できると、確認作業の時間も大幅に削減できるでしょう。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで文書の作成やチャットツールへの通知等も可能になります。ぜひ試してみてください！