Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する方法

Google Driveでデータ管理をしている方は多いと思いますが、ファイルを作成した際どうやって共有していますか？その都度手動で共有するのは面倒ですよね。
そこでGoogle DriveとGmailを連携することで、フォルダやファイルが作成された時に自動通知することができるんです。
共有される側も、スピーディーに確認できるのでフィードバックや修正作業がスムーズになりそうですよね。
本記事では、Google DriveとGmailをノーコードで連携する方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

• Google Driveでデータ管理している方
• ファイルを作成した際の共有に手間を感じている方
• ファイルが作成されたことをいち早く把握したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailでメールを送付する

試してみる

---

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。

詳細を見る 試してみる

[Yoomとは]

Google DriveとGmailの連携フローの作り方

それではYoomを利用して、ノーコードでGoogle DriveとGmailを連携してみましょう！
今回は、新しくファイルが作成されたら起動する設定にします。

事前準備

Yoomへログイン

登録したアカウントにログインします。

Google Driveのフォルダとファイルの作成

1.Google Driveにログインし、新規のフォルダを作成してください。今回はフォルダ名を「test用」にしました。

2.作成したフォルダ内に、新規ファイルを作成します。今回はGoogleスプレッドシートを作成し、ファイル名を「テストです」にしました。

アプリ連携

1.Google DriveとGmailのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。

3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

テンプレートのコピー

1.テンプレートのリンクから「試してみる」をクリックします。

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailでメールを送付する

試してみる

---

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。

詳細を見る 試してみる

2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。

3.コピー完了です！

STEP1　Google Driveの設定

1.アプリトリガーの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、トリガーアクションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、任意のトリガーの起動間隔を選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にすることがおすすめです。

4.テストを実行します。テストが成功したら保存します。

STEP2　Gmailの設定

1.オペレーションの「メールを送る」をクリックしましょう。

2.メールの設定ページでは、任意のタイトルに変更し、以下の通りメール設定を行います。

・To:通知を送る先のメールアドレスを入力
・件名:任意の件名を入力
・本文:手入力とアウトプットを活用し任意の文言を入力
※今回は、トリガーのアウトプットを活用し、「{{ファイル名}}、{{ファイルID}}、{{URL}}、{{親フォルダID}}、{{作成日時}}」を入力しました。
※新規作成したフォルダやファイルのデータを本文に入れると、わかりやすいです！

次へ進みます。

3.メール送信のテストページでは、メール送信内容を確認できます。内容に問題がなければ、テストを実行し、テストが成功したら保存します。

フローボットの設定完了です！お疲れ様でした！

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailでメールを送付する

試してみる

---

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google DriveとGmailのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する

試してみる

---

■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」ワークフローは、定期的なデータ共有をスムーズに自動化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle DriveからCSVデータを取得し、関係者へメールで送信する必要がある方
　・週次や月次でレポートを共有する営業やマーケティングチームの方
・手動でのCSVダウンロードやGmail送信に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
　・データの変換やダウンロード、送信作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やシステム管理者の方
　・繰り返しの作業を自動化することで、チーム全体の生産性向上を目指す方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してGoogle Driveに格納する

試してみる

---

■概要
「Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してGoogle Driveに格納する」ワークフローです。
メールで受け取った画像ファイルを自動的に圧縮し、効率的にGoogle Driveへ保存することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで頻繁に画像を受信し、手動で管理に時間を取られている方
・画像ファイルのサイズが大きく、Google Driveの容量を効果的に活用したい方
・業務プロセスの自動化を進め、日常業務の効率化を目指している企業のIT担当者
・RPAやAPI連携を利用して、既存の業務フローを改善したい方

■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailで通知する

試してみる

---

■概要
「Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailに通知する」フローは、ファイル管理と情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Google Driveに新しいファイルが追加されると、OCR機能を使って内容を自動で読み取り、その結果をGmailで通知します。
これにより、手動での確認作業や通知業務を省略でき、業務の効率化と情報共有の迅速化が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存されたファイルの内容を自動で確認したい方
・OCR機能を活用して文書のデジタル化を進めたい方
・Gmailを使った自動通知システムを導入したいビジネス担当者
・業務フローの自動化に興味があり、効率化を図りたいチームリーダー
・定期的に大量のファイルを管理・共有する必要がある企業の管理者

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveに格納されたファイルを同期する

ファイル転送を自動化することで、手動でのコピー作業をなくせる可能性があります。

Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する

試してみる

---

■概要
「Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する」フローは、複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を自動化する業務ワークフローです。
異なるプラットフォームを利用しているチームや個人にとって、ファイルの二重管理や手動での転送作業は時間と労力の無駄になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存されたファイルが自動的にDropboxにもコピーされ、スムーズなデータ共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとDropboxを併用してファイル管理をしており、手動での転送作業に煩わしさを感じている方
チーム内で複数のクラウドストレージを利用しており、データの一貫性を保ちたいビジネスユーザーの方
ファイルのバックアップを自動化して、安全かつ効率的にデータを管理したいと考えているIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する

試してみる

---

詳細を見る 試してみる

Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

試してみる

---

■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

詳細を見る 試してみる

Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容を通知する

画像チェックの手間が削減される他、情報をスピーディに共有でき、迅速な対応が求められる場面でもスムーズに対処できるようになるでしょう。

Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をSlackに通知する

試してみる

---

■概要
Google Driveにアップロードされる画像を都度確認し、その内容をチームに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google Driveに新しい画像が追加されると、Geminiが自動で画像内容を解析し、その結果をChatworkへ即座に通知する一連の流れを自動化でき、手作業による画像確認や報告の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveにアップされる画像の内容を定期的に確認・共有しているご担当者の方
・AIを活用して、画像に写っているオブジェクトの特定や説明文の生成を自動化したい方
・日々の定型業務を効率化し、より創造的な業務に時間を割きたいと考えているすべての方

■注意事項
・Google Drive、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

---

■概要
Google Driveにアップロードした画像を都度開き、内容を確認してMicrosoft Teamsで報告する作業は、手間がかかり情報共有の遅れに繋がる場合があります。特に、複数の画像を扱う際は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像が追加されるだけで、Geminiが自動で画像内容を解析しMicrosoft Teamsへ通知するため、手作業による確認や報告業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで管理している画像の内容を、チームへ迅速に共有したいと考えている方
・GeminiなどのAIを活用して、画像の内容確認や要約といった定型業務を自動化したい方
・Microsoft Teamsでのコミュニケーションを活性化させ、情報共有のスピードを向上させたい方

■注意事項
・Google Drive、Gemini、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をDiscordに通知する

試してみる

---

Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をDiscordに通知するフローです。

詳細を見る 試してみる

情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。

Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする

試してみる

---

Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。

詳細を見る 試してみる

BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する

試してみる

---

HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

Gmailを活用した自動化例

Yoomデータベースと連携した自動化例

Yoomデータベースに新しいレコードが作成・更新されたとき、またはデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。

YoomデータベースからGmailでメールを送る

試してみる

---

特定のレコードの情報を用いて、Gmail経由でメールを送信します。

詳細を見る 試してみる

Yoomデータベースのレコードが新たに作成されたらGmailでメールを送る

試してみる

---

レコードが新たに作成されたら、そのレコード情報を用いてGmail経由でメールを送信します。

詳細を見る 試してみる

Yoomデータベースのレコードが更新されたらGmailでメールを送る

試してみる

---

レコードが更新されたら、そのレコード情報を用いてGmail経由でメールを送信します。

詳細を見る 試してみる

管理している宛先へ自動でメールを送る

手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、宛先誤りや送信忘れを防げるようになるはずです。

Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

試してみる

---

■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方

2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方

■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

試してみる

---

■概要
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・定期的な顧客へのフォローアップメールの送信作業を負担に感じている方
・契約の更新時期や期限に合わせ、顧客にリマインドメールを送信する必要のある法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に対して、スケジュールを決めてクーポンなどの案内を送りたい方

■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する

試してみる

---

■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。

■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo

■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。

無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350

詳細を見る 試してみる

Zoomウェビナー終了後、Gmailでメールを送る

会議終了後の参加者リストの抽出や個別のメール送信が不要となり、担当者の作業負担が軽減されると予想されます。

Zoomウェビナー終了後、参加者リストを取得しGmailで録画リンクを共有する

試してみる

---

■概要
Zoomウェビナー終了後、参加者リストを取得しGmailで録画リンクを共有するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomのウェビナー終了後、録画情報の取得や参加者へのGmailでの連絡を手動で行っている方
・ウェビナー後のフォローアップを迅速に行いたい営業やカスタマーサポートの担当者
・研修や顧客向けのオンラインセミナーを頻繁に開催しており、参加者への連絡ミスを削減したい方
・ウェビナーの開催頻度や参加者が増加しており、参加者のリスト抽出や連絡作業の負担が課題となっている方

■注意事項
・Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する

試してみる

---

■概要
「Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する」フローは、ミーティング後の情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Zoomでの会議が終了すると、録画データをもとに自動生成された議事録が、参加者全員にGmailで共有されます。
手動での共有作業を省略し、効率的な情報伝達が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング後の議事録共有に手間を感じているビジネスパーソン
・Gmailを日常的に使用しており、連携を活用して業務効率を向上させたい方
・チーム内での情報共有をスムーズにし、コミュニケーションを強化したいプロジェクトマネージャー
・会議の要点を参加者に自動共有することで、フォローアップの確実性を高めたい組織運営者

■注意事項
・Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Google DriveとGmailを連携するメリット３選

メリット1:プロジェクト管理の効率化

Google DriveとGmailを連携することで、プロジェクト管理の効率化を図れます。
新しいフォルダやファイルが作成された時に自動でGmailに通知が送られる設定にすると、チーム全員が常に最新情報を把握しやすくなります。
これによって、プロジェクトに関する情報の共有漏れや遅延を減らすことができるでしょう。特に、リモートワークしている方には助かりますね。

メリット2:時間の節約

手動でフォルダやファイルの作成通知を送る手間が省け、時間の節約になるでしょう。
新しい資料を作成した際に自動でGmailに通知が送られる設定にしておくと、チームメンバーへいちいち通知する必要がなくなります。
これによって他の大事な業務に使える時間が増え、業務効率化が期待できます。
マルチタスクで、ちょっとでも作業時間を増やしたいと思っている方は、試す価値がありそうですね。

メリット3:確認の手間削減

フォルダやファイルの作成を確認するために、Google Driveにログインする手間を削減できます。
新規ファイルが作成されたらGmailに通知されるため、ログインせずともフォルダやファイルの作成状況を一目で確認できるようになります。
これによって、Google Driveが更新されているかを気にする必要がなくなります。
特に、多くのプロジェクトやタスクを同時に管理しているにとって便利ですよね。

まとめ

今回は「Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する」フローボットの作り方ご紹介しました。
フォルダやファイルが作成された際、Gmailに通知を自動送信する設定にしておくと、データ共有がスムーズになりますね。
また、Google Driveにアクセスしなくてもファイル管理できると、確認作業の時間も大幅に削減できるでしょう。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで文書の作成やチャットツールへの通知等も可能になります。ぜひ試してみてください！