Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailで通知する

■概要

Google Driveに格納された請求書や申込書などの内容を都度ファイルを開いて確認し、関係者に手動で通知する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが格納されると同時にOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、その結果をGmailで即座に通知するため、一連の確認・連絡業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで受け取った書類の内容確認や転記作業に手間を感じている方
• 書類の受領を関係者にメールで通知する業務を効率化したいと考えている方
• OCRを活用し、紙やPDF書類からのデータ抽出を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納からOCRでの読み取り、Gmailでの通知までを自動化し、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるデータの読み間違いや転記ミス、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションのファイルIDはトリガーで取得した値を活用します。
• OCR機能で読み取る項目は、ご利用の書類フォーマットに合わせて請求日や金額、会社名などを任意で設定できます。
• Gmailで送信する通知の宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文は自由に設定できます。
  OCRで読み取った情報を本文に差し込みましょう。

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。