カタログや手書き文字をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法

取り急ぎ手書きでまとめたアイデアや指示書をチームで共有するためには、なにかしらのデジタルツールにまとめるのが一般的ではないでしょうか。思いついたままに書き出した企画などの場合は、プレゼンのためにもデジタル化して見やすくした方が伝わりやすいはずです。
しかし、手書きの文字などをツールに転記するのは、かなりの手間がかかりますよね。このような時に便利なのがAI-OCRの画像読み取り機能とGoogle スプレッドシートの連携です！
この連携により、手書きの文字だけではなく、カタログの商品説明部分なども自動でGoogle スプレッドシートに転記できるため、タイピングの手間なく素早くタスクが完了する可能性があります。ぜひご活用ください！

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加するフローです。

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

それではここからノーコードツールYoomを使って、「カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

‍こんな方におすすめ

• 手書きの文字を手動でGoogle スプレッドシートにまとめることが多い方
• カタログ内の商品や説明文をGoogle スプレッドシートにまとめたい方
• Google スプレッドシートでデータ管理を行いメンバーと共有している方
• AIによる自動化の導入を検討している企業

Google スプレッドシートとAI-OCR機能を連携するメリット

メリット1:転記作業の削減による作業効率の向上

AI-OCRを活用することで手書き文字などが素早くデジタルデータ化するため、転記作業が大幅に削減できる見込みがあります。
例えば、通常であればGoogle スプレッドシートに転記したいアナログ書類などをパソコンの横に置き、それを見ながらタイピングすることとなるため、転記量が多い場合には所要時間も作業量も大きくなってしまいますよね。
このような負担を軽減したい場合に、今回の連携は大変有益と言えるのではないでしょうか。素早く転記されることで、メンバーとのデータ共有がスムーズになる可能性もあります。

メリット2: データ入力の手間とミスを削減

手作業でカタログや手書き文字をGoogle スプレッドシートに転記してデータ化する際、タイピングミスが発生する可能性は否めません。これにより正しい情報が保管されず、データを流用したり活用することが難しくなる可能性があります。
例えば、手書きデータの一部分やカタログに記載されている注意事項などを転記し忘れてしまった場合、正しい内容の状態でデータ管理ができなくなってしまいます。この状態のままGoogle スプレッドシートに転記されたデータの共有をしても、他メンバーは本来の内容を把握できていないため、認識に差異が生まれてしまうでしょう。
このようなリスクを抑えるためにも、AI-OCRを活用した連携は有効かもしれません。

メリット3:スムーズなデータ流用の実現

Google スプレッドシートへ素早く手書きデータを集約できれば、欲しいデータをすぐに取得でき、スムーズなデータ流用が実現できるはずです。
例えば、ペンで取り急ぎ書いたアイデア、自社でも取り扱い開始すべきか協議中のカタログ製品、お客様から寄せられた手紙やご意見シートなどをデジタル化することで、アナログデータを見やすい状態に修正しやすくなるでしょう。加えて特定のデータに補足を付け加えることも、フィルタリングをして一部のデータのみを表示することも容易になります。
アナログでは時間のかかる作業がデジタル化によりスピーディーになることで、これまで以上にデータを活用した業務が行いやすくなる可能性もあります。

テンプレートを使った自動化パターンの紹介

ファイルからOCR機能を使って情報を取得して、様々なツールへ自動で追加する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

データベースに追加する

フォームに画像やPDFファイルをアップロードするとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。

面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現しましょう！

カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する

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カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加するフローです。

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートとAI-OCR機能を連携して、カタログや手書き文字をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法

‍まず、Yoomで作成した専用フォームにアップロードされたファイルデータをAI-OCRで読み取り、文字をデータ化します。
そして、Google スプレッドシートのAPIを用いてこのデータを受け取り、自動転記することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• Google スプレッドシートをマイアプリ連携
• フォームを作成しAI-OCRで読み取る設定
• Google スプレッドシートに転記する設定
• トリガーボタンをONにして、AI-OCRとGoogle スプレッドシートの連携動作を確認

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：AI-OCRツールを選定し、Google スプレッドシートと連携

Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する

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カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加するフローです。

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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1.上のバナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：フォームを作成しAI-OCRで読み取る設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する」をクリックします。

3.アプリトリガー

「フォームトリガー」を選択してください。次へ進みます。‍

4.フォームの確認

テンプレートを活用しているため、既にフォームは作成済みです。
右上のプレビューより全体を確認できるため、チェックを行いましょう。

質問を追加する場合は最下部の赤枠部分より可能です。
なお、フォームの設定についての詳細はこちらでご確認ください。

設定ができたら次へを押しましょう。‍

5.保存する

Browseをクリックし、テスト用のファイルを選択してください。今回は例として請求書をアップロードしました。
ここまでできたら保存を押しましょう。

続けてファイルの内容を読み取る設定を行います！‍

1.画像・PDFから文字を読み取る

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
抽出が難しい条件については、こちらのページを確認してください。

2.必須項目の設定

ファイルの添付方法右側のボックスをクリックし、プルダウンからファイル添付を選択してください。

次はどのような項目を抽出するのか設定します。ボックス下部の補足の通りに設定しましょう。

4.テストと保存

ここまで設定できたらテストボタンを押します。

テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。

‍

尚、Google スプレッドシートに格納可能なデータは、下部にあるアウトプット（取得した値）に記載されています。
ここまで設定が完了したら保存をクリックしてください。

ステップ4：Google スプレッドシートに転記する設定

1.データベースを操作する

Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

‍2.必須項目の設定

‍

必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。

ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、OCRで読み取ったデータを蓄積するGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。

テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
入力出来たら次へを押します。

3.追加するレコードの値

追加するレコードの値を設定していきます。
このページに表示されているボックス名は、先ほど連携したGoogle スプレッドシートに連動しています。

そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。
まずは、読み取ったデータを挿入したいボックスをクリックしましょう。

赤枠を選択します

OCRで読み取ったデータが一覧表示されます。ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「会社名」のため、OCRのデータからは同じく「会社名」を選びました。

データが挿入できるよ画像のようになります。他のボックスに関しても同様に設定していきましょう。‍

4.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。加えて、Google スプレッドシートに転記がされていれば成功です。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する

カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する

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カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加するフローです。

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：通知する

マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。

例えば、他メンバーが何かのデータをアップロードしたことが把握しやすくなるため、Google スプレッドシートに素早くアクセスすることも容易になる可能性があります。

また、Yoomではコミュニケーションツールとの連携も実現できます。特定のチャンネルやルームにデータを送信できるため、メンバーでのデータ共有にスピード感が与えられるはずです。
メンバー連携強化のサポートにもなる可能性もあるでしょう。

アレンジ2：フォームから送信されたデータをGoogle Driveに保存する

Google フォームをトリガーとすることで送信されたファイルを自動でGoogle Driveに保存可能です。
これにより手書き書類そのものがGoogle Driveで共有できるため、より細かいニュアンスなどが伝わりやすくなるかもしれません。

Google スプレッドシートやAI-OCRを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやAI-OCRのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとAI-OCRのその他の自動化例

フォームで送信された履歴書をOCR・AIでスコアリングしてGoogle スプレッドシートに追加したり、Google Driveに財務諸表が格納されたらAI OCRで内容を読み取って情報を追加することができます。
さらに、Slackで領収書が送信されたらOCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、情報をまとめることも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートは、さまざまなツールと連携して、情報の記録や更新作業を自動化できます。

手動入力を減らして、データの一元管理やリアルタイム共有を実現できます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する

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■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する」フローは、日々のデータ管理作業をスムーズに進める業務ワークフローです。
例えば、営業チームがスプレッドシートに新しい顧客情報を追加すると、自動的にAirtableにそのデータが反映されます。
この連携により、手動でのデータ入力の手間やミスを削減し正確な情報共有が可能になります。
結果としてGoogle スプレッドシートとAirtable間のデータフローを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとAirtableを日常的に使用しているチームや個人
・データ入力の手間を減らし、作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・手動でのデータ連携に伴うヒューマンエラーを防ぎたい管理者
・複数のツール間で情報を一元管理し、業務プロセスを自動化したい方
・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方
‍
■注意事項
・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する

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Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、Salesforceにも追加する

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■概要
Googleスプレッドシートで管理している顧客リストなどを、都度Salesforceに手作業で転記していませんか？このような定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるだけでSalesforceへのレコード追加が自動化され、データ入力の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleスプレッドシートとSalesforce間のデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
・手作業による入力ミスをなくし、顧客データの一貫性と正確性を高めたいと考えている方
・Salesforceへのデータ登録業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。

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Google Driveに財務諸表が格納されたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Google Driveに財務諸表が格納されたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、財務データの入力作業を自動化します。
紙の書類を管理する手間を減らし、集計作業の効率化に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに財務諸表などの重要書類をアップロードして管理している方
・会計データを手作業でGoogle スプレッドシートへ転記する手間を減らしたい方
・財務諸表の内容をスピーディにデータ化し、他の業務に活用したいと考えている方
・Google スプレッドシートを用いて財務データの集計やレポート作成を行っている方
・社内でGoogle ワークスペースを利用して業務効率化を目指している企業・チーム

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理している情報に基づき、都度OneDriveにフォルダを手動で作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、OneDriveに指定のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の正確性を保ちながら業務の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとOneDriveを用いて、案件や顧客情報を管理している方
・手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Slackで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Google スプレッドシートにまとめる

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■概要
「Slackで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Google スプレッドシートにまとめる」業務ワークフローです。
仕訳の自動化により、経理業務の効率化と正確性の向上を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に使用し、領収書管理に手間を感じている経理担当者の方
・手作業での仕訳に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・Google スプレッドシートを活用して財務データを一元管理したい企業の財務担当者

■注意事項
・Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームで送信された履歴書をOCR・AIでスコアリングし、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「フォームで送信された履歴書をOCR・AIでスコアリングし、Google スプレッドシートに追加する」フローは、OCRで文字起こしとAIスコアリングを行い、評価結果をGoogle スプレッドシートに自動追加する業務ワークフロー。
人事 ai活用で一次選考を効率化。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームで履歴書を集めている人事担当者の方
・大量の応募書類を手作業で採点するのが負担になっている方
・人事 aiを取り入れて応募一次選考をもう少しスピーディーに進めたい採用リーダー
・評価基準のばらつきを減らして選考の公正さを高めたいチーム

■注意事項
・Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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AI-OCRを活用した自動化例

名刺画像やファイルをOCRで自動処理することで、手入力の手間を削減し、情報管理の効率を向上できます。
例えば、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録するだけでなく、Trelloへの登録やGmailでお礼メールを送信することも可能です。

Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

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■概要
Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・複数の請求書の情報をMicrosoft Excelに手動で入力しており、業務負担を軽減したい経理担当者
・OCRを活用し、受領した請求書のデータを効率的に管理したいバックオフィスチームのメンバー
・請求情報の誤入力を防ぎ、データの正確性を向上させたい経理部門の責任者
・請求書の情報を速やかに把握し、買掛金や経費の処理をスムーズに行いたい方

■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する

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Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知するフローです。

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Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する

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Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。

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フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知する

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Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知するフローです。

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する

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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、Microsoft Excelで請求書を作成しメールで送付する

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■概要
・フォームに添付された回答やファイル情報を用いて、ファイルを読み取り、Microsoft Excelの請求書類を発行してメールを送付します。

■事前準備
・書類発行を行うMicrosoft Excelのシートを事前に用意します。

■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：宛先や担当者名、添付するファイルを設定するための質問を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択し、以下設定してテスト・保存します。
・アクション：任意の画像・ファイル(6,500文字以内)から文字情報を読み取る（15タスク）
・ファイルの添付方法：「取得した値を使用」を選択し、候補から①のフォームでデモで添付したファイルを設定します。
・抽出したい項目：ファイル上から抽出したい文字列の項目等を指示します。
例：会社名,品目の一覧,単価の一覧,数量の一覧 etc
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
※また注意事項も併せてご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831151

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかMicrosoft SharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、Microsoft SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①や②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※Microsoft SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①や②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

■注意事項
・各アプリとの連携が必要となります。
・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。

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領収書をOCRで読み取り、Googleスプレッドシートへ格納しGoogle Chatに通知する

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入力フォームにアップロードした領収書画像をAIを使用してOCRで読み取り、指定のGoogleスプレッドシートへ格納しGoogle Chatに通知するフローです。

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フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加とOutlookに送信する

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フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加したらOutlookに送信するフローです。

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メールが届いたら、添付された写真をOCR機能で内容を読み取り、Googleスプレッドシートに格納する

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メールが届いたら、AIを用いて添付された写真をOCR機能で読み取り、抽出した内容をGoogleスプレッドシートに格納するフローです。

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名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納

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名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りGoogleスプレッドシートに格納しメールを送信します。

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まとめ

AIは業務負担を軽減する上で大変便利な機能です。今回のような活用方法を導入すれば今まで手動で行っていた業務が自動化し、タスク処理にかかる時間を大幅に削減できる可能性も高まるでしょう。
また、入力作業の自動化はヒューマンエラー防止にも役立ちます。これにより正しいデータが保管しやすくなるかもしれません。
限りある時間の節約をするためにも、今回のようなアプリ連携で業務フローを自動化し、リソースの確保をしてみるのがおすすめです。
ぜひこの機会にYoomを利用してみてくださいね！