Google スプレッドシートとOCRを連携して、カタログや手書き文字をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法

ステップ1：AI-OCRツールを選定し、Google スプレッドシートと連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：フォームを作成しAI-OCRで読み取る設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する」をクリックします。

3.アプリトリガー

「フォームトリガー」を選択してください。次へ進みます。‍

4.フォームの確認

テンプレートを活用しているため、既にフォームは作成済みです。
右上のプレビューより全体を確認できるため、チェックを行いましょう。

質問を追加する場合は最下部の赤枠部分より可能です。
なお、フォームの設定についての詳細はこちらでご確認ください。

設定ができたら次へを押します。‍

5.保存する

Browseをクリックし、テスト用のファイルを選択してください。今回は例として請求書をアップロードしました。
ここまでできたら保存を押しましょう。

続けてファイルの内容を読み取る設定を行います。‍

1.画像・PDFから文字を読み取る

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

2.必須項目の設定

ファイルの添付方法右側のボックスをクリックし、プルダウンからファイル添付を選択してください。

次はどのような項目を抽出するのか設定します。ボックス下部の補足の通りに設定しましょう。

4.テストと保存

ここまで設定できたらテストボタンを押します。

テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。

‍

尚、Google スプレッドシートに格納可能なデータは、下部にあるアウトプットに記載されています。
ここまで設定が完了したら保存をクリックしてください。

ステップ4：Google スプレッドシートに転記する設定

1.データベースを操作する

Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

‍2.必須項目の設定

‍

必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。

ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、OCRで読み取ったデータを蓄積するGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。

テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
入力出来たら次へを押します。

3.追加するレコードの値

追加するレコードの値を設定していきます。
このページに表示されているボックス名は、先ほど連携したGoogle スプレッドシートに連動しています。

そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。
まずは、読み取ったデータを挿入したいボックスをクリックしましょう。

赤枠を選択します

OCRで読み取ったデータが一覧表示されます。ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「会社名」のため、OCRのデータからは同じく「会社名」を選びました。

データが挿入できるよ画像のようになります。他のボックスに関しても同様に設定していきましょう。‍

4.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。加えて、Google スプレッドシートに転記がされていれば成功です。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：通知する

マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。

例えば、他メンバーが何かのデータをアップロードしたことが把握しやすくなるため、Google スプレッドシートに素早くアクセスすることも容易になる可能性があります。

また、Yoomではコミュニケーションツールとの連携も実現できます。特定のチャンネルやルームにデータを送信できるため、メンバーでのデータ共有にスピード感が与えられるはずです。
メンバー連携強化のサポートにもなる可能性もあるでしょう。

アレンジ2：フォームから送信されたデータをGoogle Driveに保存する

Google フォームをトリガーとすることで送信されたファイルを自動でGoogle Driveに保存可能です。
これにより手書き書類そのものがGoogle Driveで共有できるため、より細かいニュアンスなどが伝わりやすくなるかもしれません。

Google スプレッドシートやAI-OCRを使ったその他の自動化例

Yoomには他にもGoogle スプレッドシートやAI-OCRを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納

名刺を読み取り、その相手へお礼メールを送信する自動化です。名刺に書かれているアドレス宛に送信されます。

2.Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに格納する

Google Driveをトリガーにすることもできます。社内メンバーのみとのやりとりであれば、こちらも便利です。

3.メールが届いたら、添付された写真をOCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに格納する

メールで届いたファイルを自動で読み取ることも可能です。取引先から送信されたデータ処理を素早く行いやすくなるかもしれません。

Google スプレッドシートとAI-OCR機能の連携メリットと具体例

メリット1:転記作業の削減による作業効率の向上

AI-OCRを活用することで手書き文字などが素早くデジタルデータ化するため、転記作業が大幅に削減できる見込みがあります。
例えば、通常であればGoogle スプレッドシートに転記したいアナログ書類などをパソコンの横に置き、それを見ながらタイピングすることとなるため、転記量が多い場合には所要時間も作業量も大きくなってしまいますよね。
このような負担を軽減したい場合に、今回の連携は大変有益と言えるのではないでしょうか。素早く転記されることで、メンバーとのデータ共有がスムーズになる可能性もあります。

メリット2: データ入力の手間とミスを削減

手作業でカタログや手書き文字をGoogle スプレッドシートに転記してデータ化する際、タイピングミスが発生する可能性は否めません。これにより正しい情報が保管されず、データを流用したり活用することが難しくなる可能性があります。
例えば、手書きデータの一部分やカタログに記載されている注意事項などを転記し忘れてしまった場合、正しい内容の状態でデータ管理ができなくなってしまいます。この状態のままGoogle スプレッドシートに転記されたデータの共有をしても、他メンバーは本来の内容を把握できていないため、認識に差異が生まれてしまうでしょう。
このようなリスクを抑えるためにも、AI-OCRを活用した連携は有効かもしれません。

メリット3:スムーズなデータ流用の実現

Google スプレッドシートへ素早く手書きデータを集約できれば、欲しいデータをすぐに取得でき、スムーズなデータ流用が実現できるはずです。
例えば、ペンで取り急ぎ書いたアイデア、自社でも取り扱い開始すべきか協議中のカタログ製品、お客様から寄せられた手紙やご意見シートなどをデジタル化することで、アナログデータを見やすい状態に修正しやすくなるでしょう。加えて特定のデータに補足を付け加えることも、フィルタリングをして一部のデータのみを表示することも容易になります。
アナログでは時間のかかる作業がデジタル化によりスピーディーになることで、これまで以上にデータを活用した業務が行いやすくなる可能性もあります。

まとめ

AIは業務負担を軽減する上で大変便利な機能です。今回のような活用方法を導入すれば今まで手動で行っていた業務が自動化し、タスク処理にかかる時間を大幅に削減できる可能性も高まるでしょう。
また、入力作業の自動化はヒューマンエラー防止にも役立ちます。これにより正しいデータが保管しやすくなるかもしれません。
限りある時間の節約をするためにも、今回のようなアプリ連携で業務フローを自動化し、リソースの確保をしてみるのがおすすめです。
ぜひこの機会にYoomを利用してみてくださいね！