カタログや手書き文字をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法

1.上のバナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：フォームを作成しAI-OCRで読み取る設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する」をクリックします。

3.アプリトリガー

「フォームトリガー」を選択してください。次へ進みます。‍

4.フォームの確認

テンプレートを活用しているため、既にフォームは作成済みです。
右上のプレビューより全体を確認できるため、チェックを行いましょう。

質問を追加する場合は最下部の赤枠部分より可能です。
なお、フォームの設定についての詳細はこちらでご確認ください。

設定ができたら次へを押しましょう。‍

5.保存する

Browseをクリックし、テスト用のファイルを選択してください。今回は例として請求書をアップロードしました。
ここまでできたら保存を押しましょう。

続けてファイルの内容を読み取る設定を行います！‍

1.画像・PDFから文字を読み取る

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
抽出が難しい条件については、こちらのページを確認してください。

2.必須項目の設定

ファイルの添付方法右側のボックスをクリックし、プルダウンからファイル添付を選択してください。

次はどのような項目を抽出するのか設定します。ボックス下部の補足の通りに設定しましょう。

4.テストと保存

ここまで設定できたらテストボタンを押します。

テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。

‍

尚、Google スプレッドシートに格納可能なデータは、下部にあるアウトプットに記載されています。
ここまで設定が完了したら保存をクリックしてください。

ステップ4：Google スプレッドシートに転記する設定

1.データベースを操作する

Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを追加する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

‍2.必須項目の設定

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必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。

ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、OCRで読み取ったデータを蓄積するGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。

テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
入力出来たら次へを押します。

3.追加するレコードの値

追加するレコードの値を設定していきます。
このページに表示されているボックス名は、先ほど連携したGoogle スプレッドシートに連動しています。

そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。
まずは、読み取ったデータを挿入したいボックスをクリックしましょう。

赤枠を選択します

OCRで読み取ったデータが一覧表示されます。ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「会社名」のため、OCRのデータからは同じく「会社名」を選びました。

データが挿入できるよ画像のようになります。他のボックスに関しても同様に設定していきましょう。‍

4.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。加えて、Google スプレッドシートに転記がされていれば成功です。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：通知する

マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。

例えば、他メンバーが何かのデータをアップロードしたことが把握しやすくなるため、Google スプレッドシートに素早くアクセスすることも容易になる可能性があります。

また、Yoomではコミュニケーションツールとの連携も実現できます。特定のチャンネルやルームにデータを送信できるため、メンバーでのデータ共有にスピード感が与えられるはずです。
メンバー連携強化のサポートにもなる可能性もあるでしょう。

アレンジ2：フォームから送信されたデータをGoogle Driveに保存する

Google フォームをトリガーとすることで送信されたファイルを自動でGoogle Driveに保存可能です。
これにより手書き書類そのものがGoogle Driveで共有できるため、より細かいニュアンスなどが伝わりやすくなるかもしれません。

Google スプレッドシートやAI-OCRを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやAI-OCRのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとAI-OCRのその他の自動化例

フォームで送信された履歴書をOCR・AIでスコアリングしてGoogle スプレッドシートに追加したり、Google Driveに財務諸表が格納されたらAI OCRで内容を読み取って情報を追加することができます。
さらに、Slackで領収書が送信されたらOCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、情報をまとめることも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらフォルダを作成する

手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスを防止できるようになるかもしれません。

Google スプレッドシートで行が追加されたらレコードを追加する

手動での入力作業を省くことができるため、入力ミスが減少し、データの正確性が保たれるようになるはずです。

課題や案件が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する

Google スプレッドシートへの情報追加を自動化することで、共有資料の作成の手間が省かれ、業務の効率化が図れるでしょう。

AI-OCRを活用した自動化例

Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加し通知する

受信した契約書を自動でデータ化し、kintoneに追加することで、手動での入力作業が不要になるはずです。

Boxに格納・追加された書類やファイルをOCRで読み取って追加する

画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、管理ツールに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になることが予想されます。

フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納して通知する

取得したPDFデータの情報を手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、すべての工程を自動的に行うことができます。

Google スプレッドシートとAI-OCR機能を連携するメリット

メリット1:転記作業の削減による作業効率の向上

AI-OCRを活用することで手書き文字などが素早くデジタルデータ化するため、転記作業が大幅に削減できる見込みがあります。
例えば、通常であればGoogle スプレッドシートに転記したいアナログ書類などをパソコンの横に置き、それを見ながらタイピングすることとなるため、転記量が多い場合には所要時間も作業量も大きくなってしまいますよね。
このような負担を軽減したい場合に、今回の連携は大変有益と言えるのではないでしょうか。素早く転記されることで、メンバーとのデータ共有がスムーズになる可能性もあります。

メリット2: データ入力の手間とミスを削減

手作業でカタログや手書き文字をGoogle スプレッドシートに転記してデータ化する際、タイピングミスが発生する可能性は否めません。これにより正しい情報が保管されず、データを流用したり活用することが難しくなる可能性があります。
例えば、手書きデータの一部分やカタログに記載されている注意事項などを転記し忘れてしまった場合、正しい内容の状態でデータ管理ができなくなってしまいます。この状態のままGoogle スプレッドシートに転記されたデータの共有をしても、他メンバーは本来の内容を把握できていないため、認識に差異が生まれてしまうでしょう。
このようなリスクを抑えるためにも、AI-OCRを活用した連携は有効かもしれません。

メリット3:スムーズなデータ流用の実現

Google スプレッドシートへ素早く手書きデータを集約できれば、欲しいデータをすぐに取得でき、スムーズなデータ流用が実現できるはずです。
例えば、ペンで取り急ぎ書いたアイデア、自社でも取り扱い開始すべきか協議中のカタログ製品、お客様から寄せられた手紙やご意見シートなどをデジタル化することで、アナログデータを見やすい状態に修正しやすくなるでしょう。加えて特定のデータに補足を付け加えることも、フィルタリングをして一部のデータのみを表示することも容易になります。
アナログでは時間のかかる作業がデジタル化によりスピーディーになることで、これまで以上にデータを活用した業務が行いやすくなる可能性もあります。

まとめ

AIは業務負担を軽減する上で大変便利な機能です。今回のような活用方法を導入すれば今まで手動で行っていた業務が自動化し、タスク処理にかかる時間を大幅に削減できる可能性も高まるでしょう。
また、入力作業の自動化はヒューマンエラー防止にも役立ちます。これにより正しいデータが保管しやすくなるかもしれません。
限りある時間の節約をするためにも、今回のようなアプリ連携で業務フローを自動化し、リソースの確保をしてみるのがおすすめです。
ぜひこの機会にYoomを利用してみてくださいね！