Google スプレッドシートとDeelを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Deelで契約書を作成する方法

・Google スプレッドシートとDeelをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

‍

‍

Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

‍

‍

‍

(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。

(3)次にDeelのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、Deelを選択します。

‍

‍

(4)Deelのログイン画面に移行するので、「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、［Log in］をクリックします。

(5)クリック後、認証コードが発行されるので、届いたコードを入力し認証を完了させましょう。

正常に認証が行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

‍

‍

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

‍

‍

設定フローは3つです。

本記事では、以下のGoogle スプレッドシートを事前に作成し、最終的に指定した項目のレコード情報（Contract ID）を更新することを想定しています。
（テストとして、ダミー情報を挿入し構成しています。【Contract ID】の項目に情報を追加します。）

‍

‍

・Google スプレッドシートのトリガー設定

(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

‍

‍

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Deelで契約書を作成する」をクリックしてください。

‍

‍

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

‍

‍

(2)まずはトリガーとなる「行が追加されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

‍

‍

(5)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。

‍

‍

(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

‍

‍

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして設定する際の、テスト時の挙動については、こちらのページも事前に確認しましょう。

・Deelの設定

(1)次に、2つ目のアクション「Create Contract」をクリックしましょう。

‍

‍

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(3)次の画面で「Contract Title」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

‍

‍

(4)「Contract Type」や「Scale」は、プルダウンから運用に沿った情報を選択できます。

‍

‍

(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(6)最後に、3つ目のアクション「レコードを更新する」をクリックしてください。

‍

‍

(7)次の画面でGoogle スプレッドシートのアカウント情報が入力されていることを確認します。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
連携したアカウントから取得した情報を「候補」として展開できますので、こちらも活用しましょう。

‍

‍

(8)情報を入力後、［次へ］をクリックします。

(9)次の画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。
以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『No.』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『No.』(アウトプット活用)と設定したものです。

‍

‍

(10)次に「②更新後のレコードの値」を設定します。
「①更新したいレコードの条件」に設定した値は、ここで設定した値に更新されます。
入力バーをクリックし、該当する情報を設定してください。
以下の画面のように、アウトプットも活用できます。
今回は、Contract IDの項目にレコード情報を追加することを想定しているので、「Contract ID」部分に2つ目のアクションで取得した【Contract ID】を設定しています。

‍

‍

(11)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

今回のこのフローボットを動作させることで、Google スプレッドシートの赤枠部分に情報が追加されるようになります。

‍

‍

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

‍

‍

今回使用したテンプレートはこちら

Google スプレッドシートとDeelを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとDeelを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Deelに従業員を登録する

海外在住の人材の情報管理をDeelで行っている方におすすめのフローです。
Google スプレッドシートに新たな従業員情報が登録された際、Deelに同じ情報が自動反映されるので二重入力が不要となり、作業時間を短縮できます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、DeelでEOR契約を作成する

Google スプレッドシートで行を更新する操作のみで、DeelでEOR契約を自動作成できます。
作業の自動化によりDeelでEOR契約に関する情報を再入力する必要がなくなるため、作業時間が短縮され、業務をスムーズに進められます。
また、情報の登録漏れや誤入力などのヒューマンエラーを防ぐことができます。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Deelの従業員の個人情報を更新する

Google スプレッドシートで従業員の個人情報が更新後、Deel側の個人情報も自動更新するフローです。
手作業による更新漏れや入力ミスを防ぐことで、正確性の高い情報の一元管理が可能になります。

まとめ

今回紹介したGoogle スプレッドシートとDeelの連携を業務に取り入れることにより、Google スプレッドシートの操作だけでDeel側で契約書を自動作成できるので、契約業務の効率化が実現します。
また、手作業での契約書作成やデータ転記にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを抑制できるため、担当者はより重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
さらに、定期的に発生する採用業務の処理時間のスピード向上やチーム間の情報共有の円滑化にも寄与します。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。