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【簡単設定】JotformのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携する方法
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
「Jotformで集めた申し込み情報やアンケート回答を、Microsoft SharePointで整理したい！」
「でも、ファイルの命名規則や保存先のフォルダを間違えることが多くて困ってる…」
JotformとSharePoint間での手作業によるデータ連携に、このような非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
そんな時、Jotformのフォームへの回答を基にSharePointでフォルダを自動作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます！そして、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出せますよ。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの記事を参考に面倒な手作業をなくして、業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJotformとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されています。以下のバナーをクリックしてアカウント登録するだけで、今すぐ自動化を試せますよ！
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
JotformとMicrosoft SharePointを連携してできること
JotformとMicrosoft SharePointのAPIを連携させて、フォーム回答に基づくファイル管理を自動化することで、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
Jotformで受け付けた申し込みやアンケートの回答ごとに、SharePoint上で関連資料を保存するフォルダを作成する作業は手間がかかり、命名ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
この連携ではフォームの回答を受信したタイミングで、回答内容を用いたフォルダを自動で作成するため、整理・管理業務を効率化できますよ。
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
Jotformで特定条件に合う回答があったら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
すべての回答ではなく「特定のプランへの申し込み」や「至急対応が必要」といった、特定の条件に合致する回答だけをフォルダで管理したい場合もありますよね。
そんな時には、分岐処理を用いているこの連携をご利用ください。フォームの回答内容が設定した条件に合致した場合にのみ、SharePointでフォルダを作成するため、重要な回答だけを効率的に整理し、後続のタスクをスムーズに進めることが可能になります。
■概要
Jotformで収集したフォームの回答内容に応じて、手作業でMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、情報を整理する業務に手間を感じていませんか？
手動での作業は、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、JotformとMicrosoft SharePointを連携させ、特定の条件に合致する回答があった場合にのみ、Microsoft SharePointへ自動でフォルダを作成し、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで得た回答をもとに、Microsoft SharePointでフォルダを手動作成している方
- JotformとMicrosoft SharePointを連携させて、情報管理の効率化を目指している方
- フォームからの情報整理業務における、フォルダの作成漏れや命名ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Jotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
- 次に、分岐機能を設定し、取得した回答内容が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定の場所にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、フォームのどの回答内容を条件としてフォルダを作成するかを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成するフォルダ名や格納先のサイト、ライブラリなどを任意で設定してください。
■注意事項
- JotformとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Jotformで収集したフォームの回答内容に応じて、手作業でMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、情報を整理する業務に手間を感じていませんか？
手動での作業は、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、JotformとMicrosoft SharePointを連携させ、特定の条件に合致する回答があった場合にのみ、Microsoft SharePointへ自動でフォルダを作成し、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで得た回答をもとに、Microsoft SharePointでフォルダを手動作成している方
- JotformとMicrosoft SharePointを連携させて、情報管理の効率化を目指している方
- フォームからの情報整理業務における、フォルダの作成漏れや命名ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Jotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
- 次に、分岐機能を設定し、取得した回答内容が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定の場所にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、フォームのどの回答内容を条件としてフォルダを作成するかを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成するフォルダ名や格納先のサイト、ライブラリなどを任意で設定してください。
■注意事項
- JotformとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
JotformとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう
ここからは、JotformとMicrosoft SharePointを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
● 今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- JotformとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Jotformのトリガー設定と各アクション（回答取得・フォルダ作成）の設定
- フロー稼働の準備
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：JotformとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するJotformとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Jotformのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でJotformを検索して選択。
- 「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
- アクセストークンを取得するために、JotformのAPI設定画面にアクセスしましょう。
- 「Create New Key」をクリックすると、APIキーが生成されます。
これをコピーして、Yoomのアプリ登録画面の「アクセストークン」に設定してください。
- 「追加」をクリック。
連携が完了し、マイアプリ画面にJotformが追加されます。
② Microsoft SharePointのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でMicrosoft SharePointを選択して検索。
- Microsoftのサインイン画面が表示されます。
- 連携したいアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
- パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
- マイアプリ画面に戻ります。
Microsoft SharePointも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformで収集した回答に応じて、Microsoft SharePointに都度フォルダを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのフォルダ作成は単純でありながらも、抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成するため、こうした課題を解消します。SharePointのAPIを利用したような連携を、ノーコードで簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとMicrosoft SharePointを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- SharePointのAPI知識がなくても、フォーム回答と連携したフォルダ作成を自動化したい方
- フォーム回答後の事務処理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformから取得する値は、フォームの回答項目（氏名、会社名、受付番号など）の中から任意で設定が可能です。
- Microsoft SharePointで作成するフォルダ名は、Jotformから取得した値を組み合わせて「20240520_株式会社サンプル」のように自由に設定できます。
■注意事項
- Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Jotformのトリガー設定
まずは、起点となるフォームを設定していきましょう。
ここで指定したフォームが送信された際にフローが起動します。
- Jotformの「フォームが送信されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。 - 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。 - アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- Jotformのフォーム送信を検知するためのWebhookを設定していきましょう。
表示されるWebhookURLをコピーしてください。
- Jotformのワークスペースで、フォーム送信を検知したいフォームの編集画面にアクセス。
- 「設定」から「統合（インテグレーション）」に進み、「Webhook」を検索してクリック。
- コピーしたWebhookURLを設定し、「統合する」をクリック。
- 「FINISH」をクリック。Webhookの設定はこれで完了です。
- トリガーが正常に動作するか確かめるため、対象フォームでテスト用の回答を送信してください。
※ テスト用回答の例
- フローボットの「テスト」をクリック。
- JotformからのWebhookイベントを受信できていれば、「テスト成功」が表示されます。
- 「保存する」をクリックして、アクションの選択画面に戻りましょう。
ステップ4：最新の回答の取得
次に、検知した回答の内容を取得していきます。
- Jotformの「最新の回答を取得する」をクリック。
- 「タイトル」を任意で変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォームID」の入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるフォームを選択してください。
※ 検索欄にフォーム名を入れることで候補が絞られます。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に回答IDや回答日時などが追加されます。
- フォームの回答を取得するにあたっては、「取得する値を追加」をクリックして、フォームの各項目（フォルダ作成で使用したい項目）を追加してください。
参考：「取得する値」を追加する方法
- 項目を追加できたら、「保存する」をクリック。
これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
ステップ5：作成するフォルダの設定
それでは、取得した値を用いてMicrosoft SharePointにフォルダを作成しましょう。
- Microsoft SharePointの「フォルダを作成」をクリック。
- 「タイトル」を任意で変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「サイトID」と「ドライブID」を、入力欄クリック時に表示される候補から選択してください。
ここで選択したサイトのドライブにフォルダが作成されます。
※ 検索欄にサイト名やドライブ名を入れることで候補が絞られます。
- フォルダの作成先を「親フォルダのアイテムID」に設定してください。
「親フォルダ名」にフォルダ名やその一部を入力すると、「親フォルダのアイテムID」の入力欄クリック時に候補が表示されるようになります。
- 「フォルダ名」に任意のフォルダ名を設定。
入力欄クリック時に表示される回答取得アクションのメニューから、取得した回答を選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
※ この動的な値を使用せずに固定テキストで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じフォルダが作成されてしまうためご注意ください。
- 「テスト」をクリック。
Microsoft SharePointの指定先に新しいフォルダが作成されます。 - テストに成功すると、「取得した値」に作成されたフォルダのIDやURLが追加されます。
- Microsoft SharePointの指定先も確認しましょう。
- 期待通りにフォルダが作成されていれば、フローボットの「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：フロー稼働の準備
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Jotformの指定フォームで回答を送信し、その回答を基にしたフォルダがMicrosoft SharePointの指定先に自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
JotformやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやMicrosoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Jotformを使った便利な自動化例
Jotformで送信されたフォームの回答をトリガーに、SalesforceやPipedrive、HubSpotなどのCRMツールに自動でデータを追加できます。
これにより、営業活動を自動化し、手動でのデータ入力を減らして、顧客管理を効率化できるでしょう。
さらに、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelにも自動でレコードを追加することで、データの整備がスムーズに行えるため、業務の正確性とスピードが向上します。
■概要Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、手作業でSalesforceに入力していませんか？こうした手入力は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されるだけで、回答内容がSalesforceに自動で連携されるため、データ入力に関わる業務の手間を解消し、より迅速で正確な顧客情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- JotformとSalesforceを活用し、手作業での情報入力に手間を感じているマーケティング担当者の方
- 顧客からの問い合わせ管理を手作業で行っており、入力ミスや対応漏れをなくしたい営業担当者の方
- フォームからのデータ収集とCRMへの登録作業を効率化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Jotformへの回答があると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、JotformとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとに新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Salesforceでレコードを追加するアクションでは、Jotformから取得した回答内容を変数として、Salesforceの任意の項目に設定してください。また、特定の項目に固定の値を入力することも可能です。
■注意事項- Jotform、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定および回答取得の方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
■概要
Jotformで集めたお問い合わせやイベント申し込みなどの情報を、手作業でPipedriveに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信された際に、Pipedriveへリード情報が自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な営業活動へと繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで獲得したリード情報をPipedriveに手入力しているマーケティング担当者の方
- Pipedriveへのリード登録漏れや遅れをなくし、迅速な顧客対応を目指す営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答内容が自動でPipedriveに登録されるため、データ転記作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、常に正確なリード情報をPipedriveで管理できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとPipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「人物を追加」「組織を追加」「リードを作成」を順に設定し、取得した情報をもとにデータを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Pipedriveの各登録アクションでは、名前やメールアドレスといった項目に、Jotformで取得した回答内容を変数として設定します。
■注意事項
- Jotform、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・Jotformでリードを獲得し、その情報をHubSpotに自動で反映させたいチーム
・イベント登録やキャンペーン参加者の情報を効率的に管理したいチーム
2.営業チーム
・Jotformで収集した潜在顧客情報をHubSpotに迅速に反映させ、リードナーチャリングや営業活動を効率化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Jotformで受け付けた問い合わせ情報をHubSpotに自動で反映させ、顧客対応を迅速に行いたいチーム
4.イベント管理チーム
・Jotformを使用してイベント登録情報を収集し、その情報をHubSpotで一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Jotformでフォームが送信されるたびに、HubSpotにコンタクトが自動作成されるため、手動でのデータ入力作業が不要となり業務効率が向上します。
・重複や漏れのないデータ管理が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、JotformのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要Jotformで収集したアンケートや申し込みフォームの回答を、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。こうした定型的なデータ入力作業は、本来の業務時間を圧迫する要因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformにフォーム回答が送信されるたびに、Microsoft Excelの指定したシートへ自動でレコードを追加できます。手作業による転記作業をなくし、正確なデータ管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Jotformで集めた回答データを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- フォームからのデータ入力を自動化し、入力ミスや対応漏れをなくしたいと考えている方
- JotformとMicrosoft Excelの連携で、顧客管理やデータ分析を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Jotformに回答が送信されると自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、JotformとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した回答データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームの回答のみを自動化の対象にできます。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定する際に、対象のファイルIDやシート名を任意で指定し、Jotformから取得した回答内容をどの列に追加するかを自由にマッピングしてください。
■注意事項- Jotform、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定および回答取得の方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Jotformで集めたアンケートや申し込み情報を、Google スプレッドシートやkintoneに都度手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Jotformのフォーム送信をトリガーに、指定したGoogle スプレッドシートとkintoneへのレコード追加が自動的に実行され、データ転記の手間をなくし、正確な情報管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Jotformで集めた情報をGoogle スプレッドシートやkintoneに手動で入力している方
- 複数のデータベースへの情報転記作業で発生する、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- フォームからの顧客情報や申し込み情報を、関係部署へ迅速に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Jotformへの回答後、Google スプレッドシートとkintoneへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Jotform、Google スプレッドシート、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した回答内容を書き込みます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、同様に回答内容を書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を書き込みたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- kintoneでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を書き込みたい任意のアプリIDを設定してください。
■注意事項- Jotform、Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定および回答取得の方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
■概要Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Jotformで集めた回答を手作業でNotionに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込みをNotionで管理しているチームの方
- データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーをなくし業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- Jotformに回答が送信されるたびに自動でNotionにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ- はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のフォームに回答があった際にフローが起動するようにします
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したフォームの回答内容を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した回答内容をNotionのデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Notionのオペレーションでは、レコードを追加したいデータベースIDを任意に指定します。また、データベースの各項目に登録する内容は、Jotformから取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと柔軟に設定が可能です。
■注意事項- Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定および回答取得の方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや申し込みフォームの回答をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると、Canvaに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた回答に基づき、Canvaでデザインアセットを管理している方
- 手作業でのフォルダ作成に時間がかかり、本来の業務に集中できていないと感じる方
- フォームの回答者ごとに成果物を整理する業務を、自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答送信をきっかけに、Canvaのフォルダ作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、回答者とフォルダ名の不一致といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとCanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答データを取得します。
- 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、取得した回答データをもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択できます。また、取得する回答項目も自由に設定可能です。
- Canvaでフォルダを作成する際、フォルダ名を任意で設定できます。Jotformの回答内容（氏名や会社名など）を組み込んで、動的にフォルダ名を生成することも可能です。
■注意事項
- JotformとCanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
■概要Jotformで受け付けた予約情報を都度Googleカレンダーへ手作業で登録するのは、手間がかかり入力漏れや日時の設定ミスなども起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これらの課題をスムーズに解消し、予約管理業務の効率化に貢献します。■このテンプレートをおすすめする方- Jotformで収集した予約情報をGoogleカレンダーで管理しており、手入力に課題を感じる方
- 予約情報のカレンダー登録忘れや入力ミスによるダブルブッキングなどを防ぎたい方
- 予約管理業務を効率化し、顧客対応や他の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Jotformのフォーム送信をトリガーにGoogleカレンダーへ予定が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるカレンダーへの情報転記が不要になるため、入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、JotformとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得したJotformの回答情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定のタイトル、開始日時、終了日時、説明などの項目に、Jotformから取得した回答内容（変数）を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりすることが可能です。例えば、予約者の氏名や予約サービス名をタイトルに含めたり、予約日時をカレンダーの開始・終了日時に正確に反映させることができます。
■注意事項- Jotform、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
■概要
Jotformで収集した情報を基に、手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する作業に、手間を感じていませんか。この一連の作業は、担当者の時間を奪うだけでなく、情報の転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、契約書の自動発行からOneDriveへの格納までが完了するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた回答をもとに、手作業で契約書を作成している営業や法務担当者の方
- 契約書をOneDriveで管理しており、格納作業の効率化を図りたいと考えている方
- フォームの回答収集から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答情報をもとに契約書発行とOneDriveへの格納が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにJotformの情報を反映させ、契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書を指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名やフォルダ名に、Jotformから取得した回答内容（会社名や氏名など）を変数として設定し、動的に変更することもできます。
■注意事項
- JotformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
■概要
Jotformで受け付けた問い合わせや予約を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Jotformに特定の条件でフォーム回答があった際に、自動でGoogleカレンダーへ予定を追加できます。`jotform google calendar`間の連携を自動化することで、面倒な手作業から解放され、重要な予定の登録漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた予約や面談日程を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- JotformとGoogleカレンダーの連携で、予定登録の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- フォーム回答内容に応じて、特定の予定のみをカレンダーに自動で追加したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答があると自動でGoogleカレンダーに予定が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、`jotform google calendar`連携時の入力間違いや登録漏れのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、フォームの回答内容（例えば「相談希望」など）を条件に設定し、特定の回答があった場合のみGoogleカレンダーに予定が作成されるように任意で設定してください。
- Googleカレンダーに予定を作成するアクションでは、件名や日時、説明欄などにJotformのどの回答内容を反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとSalesforceを活用し、手作業での情報入力に手間を感じているマーケティング担当者の方
- 顧客からの問い合わせ管理を手作業で行っており、入力ミスや対応漏れをなくしたい営業担当者の方
- フォームからのデータ収集とCRMへの登録作業を効率化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答があると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとに新しいレコードを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Salesforceでレコードを追加するアクションでは、Jotformから取得した回答内容を変数として、Salesforceの任意の項目に設定してください。また、特定の項目に固定の値を入力することも可能です。
■注意事項
- Jotform、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定および回答取得の方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
■概要
Jotformで集めたお問い合わせやイベント申し込みなどの情報を、手作業でPipedriveに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信された際に、Pipedriveへリード情報が自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な営業活動へと繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで獲得したリード情報をPipedriveに手入力しているマーケティング担当者の方
- Pipedriveへのリード登録漏れや遅れをなくし、迅速な顧客対応を目指す営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答内容が自動でPipedriveに登録されるため、データ転記作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、常に正確なリード情報をPipedriveで管理できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとPipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「人物を追加」「組織を追加」「リードを作成」を順に設定し、取得した情報をもとにデータを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Pipedriveの各登録アクションでは、名前やメールアドレスといった項目に、Jotformで取得した回答内容を変数として設定します。
■注意事項
- Jotform、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・Jotformでリードを獲得し、その情報をHubSpotに自動で反映させたいチーム
・イベント登録やキャンペーン参加者の情報を効率的に管理したいチーム
2.営業チーム
・Jotformで収集した潜在顧客情報をHubSpotに迅速に反映させ、リードナーチャリングや営業活動を効率化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Jotformで受け付けた問い合わせ情報をHubSpotに自動で反映させ、顧客対応を迅速に行いたいチーム
4.イベント管理チーム
・Jotformを使用してイベント登録情報を収集し、その情報をHubSpotで一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Jotformでフォームが送信されるたびに、HubSpotにコンタクトが自動作成されるため、手動でのデータ入力作業が不要となり業務効率が向上します。
・重複や漏れのないデータ管理が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、JotformのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Jotformで集めた回答データを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- フォームからのデータ入力を自動化し、入力ミスや対応漏れをなくしたいと考えている方
- JotformとMicrosoft Excelの連携で、顧客管理やデータ分析を効率化したい方
- Jotformに回答が送信されると自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、JotformとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した回答データを指定のシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームの回答のみを自動化の対象にできます。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定する際に、対象のファイルIDやシート名を任意で指定し、Jotformから取得した回答内容をどの列に追加するかを自由にマッピングしてください。
- Jotform、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定および回答取得の方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Jotformで集めた情報をGoogle スプレッドシートやkintoneに手動で入力している方
- 複数のデータベースへの情報転記作業で発生する、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- フォームからの顧客情報や申し込み情報を、関係部署へ迅速に共有したいと考えている方
- Jotformへの回答後、Google スプレッドシートとkintoneへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、Jotform、Google スプレッドシート、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した回答内容を書き込みます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、同様に回答内容を書き込みます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を書き込みたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- kintoneでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を書き込みたい任意のアプリIDを設定してください。
- Jotform、Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定および回答取得の方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた回答を手作業でNotionに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込みをNotionで管理しているチームの方
- データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーをなくし業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるたびに自動でNotionにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のフォームに回答があった際にフローが起動するようにします
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したフォームの回答内容を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した回答内容をNotionのデータベースに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Notionのオペレーションでは、レコードを追加したいデータベースIDを任意に指定します。また、データベースの各項目に登録する内容は、Jotformから取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと柔軟に設定が可能です。
■注意事項
- Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定および回答取得の方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや申し込みフォームの回答をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると、Canvaに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた回答に基づき、Canvaでデザインアセットを管理している方
- 手作業でのフォルダ作成に時間がかかり、本来の業務に集中できていないと感じる方
- フォームの回答者ごとに成果物を整理する業務を、自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答送信をきっかけに、Canvaのフォルダ作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、回答者とフォルダ名の不一致といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとCanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答データを取得します。
- 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、取得した回答データをもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択できます。また、取得する回答項目も自由に設定可能です。
- Canvaでフォルダを作成する際、フォルダ名を任意で設定できます。Jotformの回答内容（氏名や会社名など）を組み込んで、動的にフォルダ名を生成することも可能です。
■注意事項
- JotformとCanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これらの課題をスムーズに解消し、予約管理業務の効率化に貢献します。
- Jotformで収集した予約情報をGoogleカレンダーで管理しており、手入力に課題を感じる方
- 予約情報のカレンダー登録忘れや入力ミスによるダブルブッキングなどを防ぎたい方
- 予約管理業務を効率化し、顧客対応や他の業務に集中したい方
- Jotformのフォーム送信をトリガーにGoogleカレンダーへ予定が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるカレンダーへの情報転記が不要になるため、入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、JotformとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得したJotformの回答情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
- Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定のタイトル、開始日時、終了日時、説明などの項目に、Jotformから取得した回答内容（変数）を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりすることが可能です。例えば、予約者の氏名や予約サービス名をタイトルに含めたり、予約日時をカレンダーの開始・終了日時に正確に反映させることができます。
- Jotform、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
■概要
Jotformで収集した情報を基に、手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する作業に、手間を感じていませんか。この一連の作業は、担当者の時間を奪うだけでなく、情報の転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、契約書の自動発行からOneDriveへの格納までが完了するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた回答をもとに、手作業で契約書を作成している営業や法務担当者の方
- 契約書をOneDriveで管理しており、格納作業の効率化を図りたいと考えている方
- フォームの回答収集から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答情報をもとに契約書発行とOneDriveへの格納が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにJotformの情報を反映させ、契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書を指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名やフォルダ名に、Jotformから取得した回答内容（会社名や氏名など）を変数として設定し、動的に変更することもできます。
■注意事項
- JotformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
■概要
Jotformで受け付けた問い合わせや予約を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Jotformに特定の条件でフォーム回答があった際に、自動でGoogleカレンダーへ予定を追加できます。`jotform google calendar`間の連携を自動化することで、面倒な手作業から解放され、重要な予定の登録漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた予約や面談日程を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- JotformとGoogleカレンダーの連携で、予定登録の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- フォーム回答内容に応じて、特定の予定のみをカレンダーに自動で追加したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答があると自動でGoogleカレンダーに予定が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、`jotform google calendar`連携時の入力間違いや登録漏れのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、フォームの回答内容（例えば「相談希望」など）を条件に設定し、特定の回答があった場合のみGoogleカレンダーに予定が作成されるように任意で設定してください。
- Googleカレンダーに予定を作成するアクションでは、件名や日時、説明欄などにJotformのどの回答内容を反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
Microsoft SharePointを活用し、さまざまなツールからのデータを連携させることで、プロジェクト管理を効率化できます。
Zendeskで作成されたチケット情報や、クラウドサービスからの請求書を自動的にMicrosoft SharePointに格納し、ファイル整理の簡素化が可能です。
これにより、データ入力の手間が減り、重要な顧客情報をすばやく共有できるようになるでしょう。
■概要
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にメールでファイルを受け取り、それをチームで共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- ドキュメントを共有して業務を進める営業やマーケティング担当者
2.ファイル共有やプロジェクト管理を効率化したい方
- チーム間での情報共有を円滑に行いたい組織の管理者
- 様々なファイルを一元管理し、アクセス権を適切に管理したい情報セキュリティ担当者
3.Microsoft Teamsを利用してコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsを活用してチーム内でのコミュニケーションやファイル共有を行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
・メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。
・情報の散逸や作業の重複が減り、生産性が向上します。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する営業・顧客管理チーム
・Salesforceに登録した取引先情報をMicrosoft SharePointでも管理して関連ファイルを紐付けたい方
2.Salesforceを主に利用する営業担当者
・SharePointのファイル共有機能を活用して取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。
このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的で作成されます。これにより、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でMicrosoft SharePointに関連情報を格納するためのフォルダを作成していませんか？この作業は、チケットの数に比例して手間が増えるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をきっかけに、Microsoft SharePointへのフォルダ作成が自動で実行されるため、こうした情報管理にまつわる課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zendeskで顧客対応を行い、関連情報をMicrosoft SharePointで管理しているカスタマーサポート担当の方
- チケットごとの情報集約を効率化し、チームの情報共有を円滑にしたいと考えているマネージャーの方
- 手作業によるフォルダ作成の手間をなくし、より重要な問い合わせ対応に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Zendeskにチケットが作成されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、お使いのMicrosoft SharePointとZendeskのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを選択し、トリガーで取得したチケット情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ZendeskをYoomと連携する際に、ご利用環境のサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成先のサイトやフォルダ名などを任意で設定できます。ZendeskのチケットIDや件名といった情報を変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
■注意事項- Zendesk、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトや顧客情報を管理する中で、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに都度作成する作業に手間を感じていませんか。手作業によるフォルダの作成は、命名の間違いや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したルールに基づきMicrosoft SharePointにフォルダが自動で作成され、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの情報管理とMicrosoft SharePointでのファイル管理を連携させたい方
- 手作業でのフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方
- フォルダ名の命名規則を統一し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。
- フォルダ名などをあらかじめ設定できるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了したことをシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、フローを起動するきっかけとしたい列などを任意で指定できます。
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成では、保存先のフォルダや作成するフォルダ名を任意で設定できます。フォルダ名にはスプレッドシートから取得した案件名などの情報を活用することも可能です。
- Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、更新対象の行を特定する条件や、更新する列にどの情報を書き込むかを柔軟に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要DocuSignでの電子契約は便利ですが、締結が完了した後の契約書の管理に手間を感じてはいないでしょうか。締結済みのファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへ手動で格納する作業は、件数が増えるほど負担になり、格納漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープの締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約ファイルと証明書を自動でMicrosoft SharePointに格納でき、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
毎月発生するクラウドサービスの請求書処理、手作業でのダウンロードやアップロードに手間を感じていませんか。複数のサービスを利用していると、作業が煩雑になり保管漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、RPAが自動で請求書を取得しMicrosoft SharePointへアップロードするため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のクラウドサービスの請求書を手作業で取得し、管理している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを利用して、書類の一元管理を行っている情報システム部門の方
- 請求書処理のような定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 各サービスサイトへのログインや請求書のダウンロード、アップロードといった一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業による請求書の取得漏れや、Microsoft SharePointへのアップロードミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な書類管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書取得に必要な情報を入力するフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、各クラウドサービスのサイトから請求書をダウンロードする操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を選択し、ダウンロードした請求書ファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成する入力項目は、取得したいサービス名や対象年月など、ご利用の環境に合わせて任意で設定することが可能です。
- RPA機能で設定する各サービスサイトへのログイン情報や操作対象、Microsoft SharePointへのアップロード先フォルダは、実際の運用に合わせて変更してください。
■注意事項
- Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にメールでファイルを受け取り、それをチームで共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- ドキュメントを共有して業務を進める営業やマーケティング担当者
2.ファイル共有やプロジェクト管理を効率化したい方
- チーム間での情報共有を円滑に行いたい組織の管理者
- 様々なファイルを一元管理し、アクセス権を適切に管理したい情報セキュリティ担当者
3.Microsoft Teamsを利用してコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsを活用してチーム内でのコミュニケーションやファイル共有を行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
・メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。
・情報の散逸や作業の重複が減り、生産性が向上します。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
■注意事項
- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する営業・顧客管理チーム
・Salesforceに登録した取引先情報をMicrosoft SharePointでも管理して関連ファイルを紐付けたい方
2.Salesforceを主に利用する営業担当者
・SharePointのファイル共有機能を活用して取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。
このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的で作成されます。これにより、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskで顧客対応を行い、関連情報をMicrosoft SharePointで管理しているカスタマーサポート担当の方
- チケットごとの情報集約を効率化し、チームの情報共有を円滑にしたいと考えているマネージャーの方
- 手作業によるフォルダ作成の手間をなくし、より重要な問い合わせ対応に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskにチケットが作成されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのMicrosoft SharePointとZendeskのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを選択し、トリガーで取得したチケット情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ZendeskをYoomと連携する際に、ご利用環境のサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成先のサイトやフォルダ名などを任意で設定できます。ZendeskのチケットIDや件名といった情報を変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
■注意事項
- Zendesk、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトや顧客情報を管理する中で、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに都度作成する作業に手間を感じていませんか。手作業によるフォルダの作成は、命名の間違いや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したルールに基づきMicrosoft SharePointにフォルダが自動で作成され、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの情報管理とMicrosoft SharePointでのファイル管理を連携させたい方
- 手作業でのフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方
- フォルダ名の命名規則を統一し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。
- フォルダ名などをあらかじめ設定できるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了したことをシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、フローを起動するきっかけとしたい列などを任意で指定できます。
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成では、保存先のフォルダや作成するフォルダ名を任意で設定できます。フォルダ名にはスプレッドシートから取得した案件名などの情報を活用することも可能です。
- Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、更新対象の行を特定する条件や、更新する列にどの情報を書き込むかを柔軟に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
毎月発生するクラウドサービスの請求書処理、手作業でのダウンロードやアップロードに手間を感じていませんか。複数のサービスを利用していると、作業が煩雑になり保管漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、RPAが自動で請求書を取得しMicrosoft SharePointへアップロードするため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のクラウドサービスの請求書を手作業で取得し、管理している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを利用して、書類の一元管理を行っている情報システム部門の方
- 請求書処理のような定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 各サービスサイトへのログインや請求書のダウンロード、アップロードといった一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業による請求書の取得漏れや、Microsoft SharePointへのアップロードミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な書類管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書取得に必要な情報を入力するフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、各クラウドサービスのサイトから請求書をダウンロードする操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を選択し、ダウンロードした請求書ファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成する入力項目は、取得したいサービス名や対象年月など、ご利用の環境に合わせて任意で設定することが可能です。
- RPA機能で設定する各サービスサイトへのログイン情報や操作対象、Microsoft SharePointへのアップロード先フォルダは、実際の運用に合わせて変更してください。
■注意事項
- Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
JotformとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、フォームの回答内容に基づくフォルダ作成や情報整理の手間を削減し、命名ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防げます。
担当者はデータ整理の単純作業から解放され、顧客対応や分析業務といったコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Jotformのフォーム項目を変更した場合、設定修正は必要ですか？
A：フォームの項目が増えて、その増えた項目についてもフォルダ作成に使用したい場合には、「最新の回答を取得する」で取得する値を追加する必要があります。
フォームそのものを作り直している場合は、Webhookの再設定やフォームIDの変更が必要です。
Q：作成されるMicrosoft SharePointフォルダのアクセス権限はどうなりますか？
A：フォルダの権限は原則、連携したMicrosoftアカウントが持つ権限に依存します。
Q： SharePointの特定のサブフォルダ内にフォルダを作成できますか？
A：フローボットの「＋」をクリックしてSharePointの「フォルダを作成」を追加し、ステップ5で作成したフォルダのアイテムIDを親フォルダとして設定することで、複数階層のフォルダが作成可能です。
これによって、「会社名/担当者名」のような構成のフォルダも動的に作れます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
