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「Jotformで集めた申し込み情報やアンケート回答を、Microsoft SharePointで整理したい！」
「でも、ファイルの命名規則や保存先のフォルダを間違えることが多くて困ってる…」
JotformとSharePoint間での手作業によるデータ連携に、このような非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
そんな時、<span class="mark-yellow">Jotformのフォームへの回答を基にSharePointでフォルダを自動作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます！そして、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出せますよ。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの記事を参考に面倒な手作業をなくして、業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JotformとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。以下のバナーをクリックしてアカウント登録するだけで、今すぐ自動化を試せますよ！
JotformとMicrosoft SharePointのAPIを連携させて、フォーム回答に基づくファイル管理を自動化することで、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Jotformで受け付けた申し込みやアンケートの回答ごとに、SharePoint上で関連資料を保存するフォルダを作成する作業は手間がかかり、命名ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
この連携では<span class="mark-yellow">フォームの回答を受信したタイミングで、回答内容を用いたフォルダを自動で作成するため、整理・管理業務を効率化</span>できますよ。
すべての回答ではなく「特定のプランへの申し込み」や「至急対応が必要」といった、特定の条件に合致する回答だけをフォルダで管理したい場合もありますよね。
そんな時には、分岐処理を用いているこの連携をご利用ください。フォームの回答内容が<span class="mark-yellow">設定した条件に合致した場合にのみ、SharePointでフォルダを作成</span>するため、重要な回答だけを効率的に整理し、後続のタスクをスムーズに進めることが可能になります。
ここからは、JotformとMicrosoft SharePointを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
● 今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するJotformとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Jotformのマイアプリ登録
② Microsoft SharePointのマイアプリ登録
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
Microsoft SharePointも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
まずは、起点となるフォームを設定していきましょう。
ここで指定したフォームが送信された際にフローが起動します。
次に、検知した回答の内容を取得していきます。
それでは、取得した値を用いてMicrosoft SharePointにフォルダを作成しましょう。
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Jotformの指定フォームで回答を送信し、その回答を基にしたフォルダがMicrosoft SharePointの指定先に自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやMicrosoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Jotformで送信されたフォームの回答をトリガーに、SalesforceやPipedrive、HubSpotなどのCRMツールに自動でデータを追加できます。
これにより、営業活動を自動化し、手動でのデータ入力を減らして、顧客管理を効率化できるでしょう。
さらに、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelにも自動でレコードを追加することで、データの整備がスムーズに行えるため、業務の正確性とスピードが向上します。
Microsoft SharePointを活用し、さまざまなツールからのデータを連携させることで、プロジェクト管理を効率化できます。
Zendeskで作成されたチケット情報や、クラウドサービスからの請求書を自動的にMicrosoft SharePointに格納し、ファイル整理の簡素化が可能です。
これにより、データ入力の手間が減り、重要な顧客情報をすばやく共有できるようになるでしょう。
JotformとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">フォームの回答内容に基づくフォルダ作成や情報整理の手間を削減し、命名ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防げます。</span>
担当者はデータ整理の単純作業から解放され、顧客対応や分析業務といったコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Jotformのフォーム項目を変更した場合、設定修正は必要ですか？
A：フォームの項目が増えて、その増えた項目についてもフォルダ作成に使用したい場合には、「最新の回答を取得する」で取得する値を追加する必要があります。
フォームそのものを作り直している場合は、Webhookの再設定やフォームIDの変更が必要です。
Q：作成されるMicrosoft SharePointフォルダのアクセス権限はどうなりますか？
A：フォルダの権限は原則、連携したMicrosoftアカウントが持つ権限に依存します。
Q： SharePointの特定のサブフォルダ内にフォルダを作成できますか？
A：フローボットの「＋」をクリックしてSharePointの「フォルダを作成」を追加し、ステップ5で作成したフォルダのアイテムIDを親フォルダとして設定することで、複数階層のフォルダが作成可能です。
これによって、「会社名/担当者名」のような構成のフォルダも動的に作れます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
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