Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
「Jotformで集めた申し込み情報やアンケート回答を、Microsoft SharePointで整理したい！」
JotformとSharePoint間での手作業によるデータ連携に、このような非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
そんな時、Jotformのフォームへの回答を基にSharePointでフォルダを自動作成する仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放されます！そして、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出せますよ。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。 ぜひこの記事を参考に面倒な手作業をなくして、業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJotformとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート が用意されています。以下のバナーをクリックしてアカウント登録するだけで、今すぐ自動化を試せますよ！
Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
JotformとMicrosoft SharePointのAPIを連携させて、フォーム回答に基づくファイル管理を自動化することで、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
Jotformで受け付けた申し込みやアンケートの回答ごとに、SharePoint上で関連資料を保存するフォルダを作成する作業は手間がかかり、命名ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
この連携ではフォームの回答を受信したタイミングで、回答内容を用いたフォルダを自動で作成するため、整理・管理業務を効率化 できますよ。
Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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Jotformで特定条件に合う回答があったら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
すべての回答ではなく「特定のプランへの申し込み」や「至急対応が必要」といった、特定の条件に合致する回答だけをフォルダで管理したい場合もありますよね。
そんな時には、分岐処理を用いているこの連携をご利用ください。フォームの回答内容が設定した条件に合致した場合にのみ、SharePointでフォルダを作成 するため、重要な回答だけを効率的に整理し、後続のタスクをスムーズに進めることが可能になります。
Jotformで特定条件に合う回答があったら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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ここからは、JotformとMicrosoft SharePointを連携させたフローの作成方法を解説していきます！こちら
● 今回連携するアプリの公式サイト：Jotform Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する 」フローを作成します。
JotformとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Jotformのトリガー設定と各アクション（回答取得・フォルダ作成）の設定
フロー稼働の準備
Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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ステップ1：JotformとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
それでは、今回のフローで使用するJotformとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Jotformのマイアプリ登録
アプリ一覧画面でJotformを検索して選択。
「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
アクセストークンを取得するために、JotformのAPI設定画面
「Create New Key」をクリックすると、APIキーが生成されます。
「追加」をクリック。
② Microsoft SharePointのマイアプリ登録
アプリ一覧画面でMicrosoft SharePointを選択して検索。
Microsoftのサインイン画面が表示されます。
連携したいアカウントを入力し、「次へ」をクリック。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
マイアプリ画面に戻ります。 Microsoft SharePointも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート
Jotformの回答内容をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Jotformのトリガー設定
まずは、起点となるフォームを設定していきましょう。
Jotformの「フォームが送信されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
アクションを確認して、「次へ」をクリック。
Jotformのフォーム送信を検知するためのWebhookを設定していきましょう。
Jotformのワークスペース
「設定」から「統合（インテグレーション）」に進み、「Webhook」を検索してクリック。
コピーしたWebhookURLを設定し、「統合する」をクリック。
「FINISH」をクリック。Webhookの設定はこれで完了です。
トリガーが正常に動作するか確かめるため、対象フォームでテスト用の回答を送信してください。
フローボットの「テスト」をクリック。
JotformからのWebhookイベントを受信できていれば、「テスト成功」が表示されます。
「保存する」をクリックして、アクションの選択画面に戻りましょう。 ステップ4：最新の回答の取得
次に、検知した回答の内容を取得していきます。
Jotformの「最新の回答を取得する」をクリック。
「タイトル」を任意で変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「フォームID」の入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるフォームを選択してください。
「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」に回答IDや回答日時などが追加されます。
フォームの回答を取得するにあたっては、「取得する値を追加」をクリックして、フォームの各項目（フォルダ作成で使用したい項目）を追加 してください。「取得する値」を追加する方法
項目を追加できたら、「保存する」をクリック。フローが稼働する度に更新される値 ）として使用可能です。こちらのヘルプページ ステップ5：作成するフォルダの設定
それでは、取得した値を用いてMicrosoft SharePointにフォルダを作成しましょう。
Microsoft SharePointの「フォルダを作成」をクリック。
「タイトル」を任意で変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「サイトID」と「ドライブID」を、入力欄クリック時に表示される候補から選択してください。
フォルダの作成先を「親フォルダのアイテムID」に設定してください。
「フォルダ名」に任意のフォルダ名を設定。固定テキストで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じフォルダが作成されてしまう ためご注意ください。
「テスト」をクリック。Microsoft SharePointの指定先に新しいフォルダが作成されます。
テストに成功すると、「取得した値」に作成されたフォルダのIDやURLが追加されます。
Microsoft SharePointの指定先も確認しましょう。
期待通りにフォルダが作成されていれば、フローボットの「保存する」をクリックしてください。 ステップ6：フロー稼働の準備
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！ 是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやMicrosoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Jotformを使った便利な自動化例
Jotformで送信されたフォームの回答をトリガーに、SalesforceやPipedrive、HubSpotなどのCRMツールに自動でデータを追加できます。
さらに、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelにも自動でレコードを追加することで、データの整備がスムーズに行えるため、業務の正確性とスピードが向上します。
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
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Jotformが送信されたらPipedriveにリードを登録する
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Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
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Jotformで予約情報が送信されたら、Google カレンダーに予定を自動登録する
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Jotformで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
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Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
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Jotformで特定条件に合う回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
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Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに追加する
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Jotformに回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneにレコードを追加する
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Jotformの回答内容をもとに契約書を発行してOneDriveに格納する
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Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
Microsoft SharePointを活用し、さまざまなツールからのデータを連携させることで、プロジェクト管理を効率化できます。
Zendeskで作成されたチケット情報や、クラウドサービスからの請求書を自動的にMicrosoft SharePointに格納し、ファイル整理の簡素化が可能です。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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クラウドサービスの請求書を取得しMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
まとめ
JotformとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、フォームの回答内容に基づくフォルダ作成や情報整理の手間を削減し、命名ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防げます。
担当者はデータ整理の単純作業から解放され、顧客対応や分析業務といったコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」 を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：Jotformのフォーム項目を変更した場合、設定修正は必要ですか？
A：フォームの項目が増えて、その増えた項目についてもフォルダ作成に使用したい場合には、「最新の回答を取得する」で取得する値を追加する必要があります。
Q：作成されるMicrosoft SharePointフォルダのアクセス権限はどうなりますか？
A：フォルダの権限は原則、連携したMicrosoftアカウントが持つ権限に依存します。
Q： SharePointの特定のサブフォルダ内にフォルダを作成できますか？
A：フローボットの「＋」をクリックしてSharePointの「フォルダを作成」を追加し、ステップ5で作成したフォルダのアイテムIDを親フォルダとして設定することで、複数階層のフォルダが作成可能です。「アプリと連携する」の設定方法
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