Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールを、都度手作業でFreshdeskに転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、Freshdeskへ自動でチケットを作成する仕組みです。FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、問い合わせ対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせをFreshdeskで管理しているカスタマーサポート担当者の方
- FreshdeskとOutlookを活用し、チームの問い合わせ対応業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメール情報をもとにFreshdeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な対応が可能になります
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、問い合わせ内容の転記ミスやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメール受信をきっかけにフローが起動します
- 最後に、オペレーションでFreshdeskの「チケットを作成」アクションを設定し、受信メールの件名や本文といった情報を紐付けてチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskでチケットを作成するオペレーションにて、チケットの件名や内容、ステータス、優先度などを、Outlookから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください
■注意事項
- OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Outlookで受信する問い合わせメールを、Freshdeskに手動でチケット登録するのが面倒…」
「毎日大量のメールが届くため、コピー＆ペーストに時間がかかるうえ、転記ミスも発生しがち…」
このように、OutlookとFreshdeskを併用していると、手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じることはありませんか？
もし、Outlookで受信したメール情報をもとに、自動でFreshdeskにチケットを作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型作業から解放されます。これにより、迅速な顧客対応や問い合わせ内容の分析といった本来注力すべき業務に集中できる時間を生み出すことが可能になります。
今回ご紹介する自動化設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。この記事を参考に、面倒な手作業をなくし、よりスマートな業務フローを構築しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとFreshdeskを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールを、都度手作業でFreshdeskに転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、Freshdeskへ自動でチケットを作成する仕組みです。FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、問い合わせ対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせをFreshdeskで管理しているカスタマーサポート担当者の方
- FreshdeskとOutlookを活用し、チームの問い合わせ対応業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメール情報をもとにFreshdeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な対応が可能になります
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、問い合わせ内容の転記ミスやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメール受信をきっかけにフローが起動します
- 最後に、オペレーションでFreshdeskの「チケットを作成」アクションを設定し、受信メールの件名や本文といった情報を紐付けてチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskでチケットを作成するオペレーションにて、チケットの件名や内容、ステータス、優先度などを、Outlookから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください
■注意事項
- OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとFreshdeskを連携してできること
OutlookとFreshdeskのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Outlookに届いた特定のメールをトリガーにして、Freshdeskに自動でチケットを作成するといったことが可能になり、顧客対応の初動を早め、対応漏れを防ぐことにも繋がります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
Outlookに届いた問い合わせメールなどを、一件ずつ手作業でFreshdeskに転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このテンプレートを使えば、メール受信をトリガーにFreshdeskへ自動でチケットを作成できるため、手作業によるチケット作成の手間を排除し、迅速かつ正確な顧客対応の初動も実現可能です。
Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールを、都度手作業でFreshdeskに転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、Freshdeskへ自動でチケットを作成する仕組みです。FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、問い合わせ対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせをFreshdeskで管理しているカスタマーサポート担当者の方
- FreshdeskとOutlookを活用し、チームの問い合わせ対応業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメール情報をもとにFreshdeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な対応が可能になります
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、問い合わせ内容の転記ミスやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメール受信をきっかけにフローが起動します
- 最後に、オペレーションでFreshdeskの「チケットを作成」アクションを設定し、受信メールの件名や本文といった情報を紐付けてチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskでチケットを作成するオペレーションにて、チケットの件名や内容、ステータス、優先度などを、Outlookから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください
■注意事項
- OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
「特定の顧客からのメール」や「件名に【重要】と記載されたメール」など、優先的に対応すべきメールだけをFreshdeskで管理したい場合、手動での振り分けは非常に手間がかかります。
この自動化では、メールの送信元や件名などの条件を指定できるため、重要な問い合わせだけを自動で抽出し、効率的にチケット化することが可能になり、対応の優先順位付けがスムーズになります。
Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
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■概要
Outlookに届く問い合わせメールを、一件ずつ確認してFreshdeskに手作業で起票していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、OutlookとFreshdeskを連携させ、特定のメールを受信した際に自動でチケットを作成することが可能になり、手作業による手間やミスを解消し、顧客対応の初動を迅速化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせメールを手動でFreshdeskに転記している方
- FreshdeskとOutlookを用いた問い合わせ対応の効率化や自動化を検討している方
- 手作業によるチケットの起票ミスや対応漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信した際に自動でFreshdeskへチケットが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理するため、手作業による入力間違いや問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、チケット化したいメールの条件（件名や差出人など）を指定します
- 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてFreshdeskの「チケットを作成」を設定し、受信メールの情報をもとにチケットが自動作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、件名に特定のキーワードを含むメールや、特定のドメインからのメールのみを処理の対象にするなど、チケットを起票したい条件を任意で設定してください。
- Freshdeskでチケットを作成する際に、Outlookで受信したメールの件名や本文、差出人アドレスなどを、チケットのどの項目に割り当てるかを自由に設定できます。
■注意事項
- OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとFreshdeskの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとFreshdeskを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとFreshdeskの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとFreshdeskのマイアプリ連携
- 該当テンプレートのコピー
- OutlookのトリガーとFreshdeskのアクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：OutlookとFreshdeskのマイアプリ連携
まずはYoomにログインしましょう。
左側に表示されている「マイアプリ」を選択すると、マイアプリ画面に遷移します。
右側に「+新規接続」ボタンが表示されますので、クリックします。
Outlookのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
入力欄に「Outlook」と入力すると、アプリが表示されますのでクリックしてください。
Outlookに連携するアカウントを選択します。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう。
Freshdeskのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、「Freshdesk」と入力します。
アプリが表示されますのでクリックしましょう。
下記の画面が表示されたらアカウント名、APIキーをそれぞれ入力し、「追加」をクリックしてください。
ステップ2：該当テンプレートのコピー
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールを、都度手作業でFreshdeskに転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、Freshdeskへ自動でチケットを作成する仕組みです。FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、問い合わせ対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせをFreshdeskで管理しているカスタマーサポート担当者の方
- FreshdeskとOutlookを活用し、チームの問い合わせ対応業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメール情報をもとにFreshdeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な対応が可能になります
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、問い合わせ内容の転記ミスやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメール受信をきっかけにフローが起動します
- 最後に、オペレーションでFreshdeskの「チケットを作成」アクションを設定し、受信メールの件名や本文といった情報を紐付けてチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskでチケットを作成するオペレーションにて、チケットの件名や内容、ステータス、優先度などを、Outlookから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください
■注意事項
- OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コピーに成功すると下記の画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Outlookのメールを受信した際の設定
「メールを受信したら」をクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックすると、先ほどOutlookと連携するアカウント情報で選択したアカウント内にあるフォルダの一覧が表示されます。
使用したいフォルダを選択しましょう。
今回は受信トレイを使用しました。
次に移る前に、Outlookと連携するアカウント情報で設定したアカウントの、先ほどメールフォルダIDで設定したフォルダ宛てにメールを送信しましょう。
このテンプレートは、指定したOutlookのアカウントがメールを受信したら起動するので、テストするには、テストメールを送信する必要があります。
今回は下記のメールを送信しました。
Outlookのアカウントにメールが届いているのを確認したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
アウトプットについて詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
ステップ4：Freshdeskのチケットを作成する設定
「チケットを作成」をクリックします。
Freshdeskと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
ドメインを設定します。
FreshdeskにログインしURLを取得しましょう。
注記を確認し、抜き出したドメイン部分を入力してください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されているため今回は変更を行いませんが、入力欄をクリックし先ほど取得した値を利用することも可能です。
チケットの詳細もデフォルトで本文が設定されています。
今回はそのまま使用しますが、先ほどと同様に取得した値を追加することも可能です。
また、直接文字を入力することも可能ですが、毎回同じ文字が設定されるため注意が必要です。
つぎに、メールの設定を行います。
デフォルトで送信者のメールアドレスが設定されていますが、こちらも先ほどと同様に入力欄をクリックすることで、取得した値から選択することも可能です。
例えば、to（メールアドレスの一覧）を選択すると、メールを受信した方を設定することもできます。
また、直接アドレスを入力することも可能ですが、その場合チケットを作成するたびに毎回直接入力したアドレスに設定されますのでご注意ください。
優先度を設定します。
こちらはメールを受信するたびに、今の設定がそのまま登録されます。
例えば「中」を選択すると、このフローボットを通して作成されるFreshdeskのチケットは全て「中」に設定されます。
今回は「中」で設定しました。
ステータスの設定を行います。
こちらも優先度と同様に、今回設定したものがこのフローボットを通して作成されるFreshdeskのチケット全てに設定されますのでご注意ください。
今回は「オープン」で設定しました。
CCメールリストを設定します。
こちらも入力欄をクリックすることで、取得した値から設定可能です。
また、直接入力することも可能ですが、今回登録したアドレスが毎回CCメールリストとして設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう。
※「テスト」をクリックすると、実際にFreshdeskにチケットが作成されます。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
また、無事にFreshdesk内でチケットが作成されているか確認しておきましょう。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です。
以上が、「Outlookでメールを受信したらFreshdeskにチケットを作成する方法」でした！
FreshdeskのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからFreshdeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshdeskからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
Freshdeskに新しいコンタクトが登録されるたびに、手動で歓迎メールや担当者への通知メールを送信するのは手間がかかります。
この連携を活用すれば、コンタクト作成をトリガーとしてOutlookから自動でメールを送信できるため、フォローアップの迅速化と工数削減を同時に実現し、スムーズなコミュニケーションの開始をサポートします。
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？
このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
- Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
- 手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskへのコンタクト登録をトリガーにメールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたOutlookでのメール作成や送信業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、メールの送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務品質を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：新規作成されたコンタクトのみ）の場合に後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得したコンタクト情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、用途に応じて任意の内容に設定してください。
- メール本文には、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などを差し込むことで、よりパーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
「特定の企業」や「特定のプランで契約した顧客」など、コンタクトの属性に応じて異なる内容のメールを送りたい場合、手動での対応は複雑でミスも起きやすくなります。
この自動化では、コンタクトの属性を条件に処理を分岐させることができるので、ターゲットに応じた適切なメールを自動で送信し、より効果的なコミュニケーションを実現できます。
Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
顧客からの問い合わせ管理にFreshdeskをご利用中の方で、特定の条件の顧客に対して迅速なフォローアップが必要な場面はありませんか。手作業でOutlookからメールを送信していると、対応の遅れや漏れが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、FreshdeskとOutlookをスムーズに連携させることが可能であり、Freshdeskで特定のコンタクトが作成された際に、自動でメールを送信する仕組みを構築できるため、こうした課題を解消し、顧客対応の質を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskでの顧客管理とOutlookでのメール対応を連携させ、業務を効率化したいと考えている方
- Freshdesk上の特定の顧客へのフォローメールを手作業で送信し、手間や抜け漏れに課題を感じている方
- Outlookを使った顧客への定型連絡を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでコンタクトが作成されると、設定した条件に応じてOutlookから自動でメールが送信されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に定型のメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Freshdeskから取得したコンタクト情報（タグ、会社名、ステータスなど）をもとに、メールを送信する条件を任意で設定してください
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などの情報を差し込み、パーソナライズされた内容にカスタムすることが可能です
■注意事項
- FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookやFreshdeskを活用したその他の自動化テンプレート
OutlookやFreshdeskを組み合わせれば、メールやチケット情報の整理・共有がぐっと効率的になります。
日々の情報管理や連携作業を自動化して、もっと重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookの受信メールを起点に、データ作成や情報共有を自動化すれば、手作業での転記や整理の手間を省けます。
業務の効率化だけでなく、必要な情報をリアルタイムに整理・共有できるため、対応スピードや正確性も向上します。
Outlookで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外とのやり取りで受け取った名刺の管理は、言語の壁や手入力の手間が課題ではありませんか？特に、多言語の名刺情報を正確にデータ化する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、OCRでのテキスト化、AIによる翻訳、Google スプレッドシートへの登録までが自動で完結し、名刺管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、Outlookで受け取った外国語の名刺管理に手間を感じている方
- 名刺情報の翻訳とGoogle スプレッドシートへの転記作業を効率化したい営業事務の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、正確な顧客情報データベースを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信した名刺画像を自動で処理するため、これまで手作業で行っていた翻訳やデータ入力に費やす時間を短縮できます。
- OCRとAIが自動でテキスト化から転記までを行うため、手入力によるスペルミスや情報の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキストを読み取ります。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、読み取ったテキストを任意の言語に翻訳します。
- さらに、オペレーションでAI機能を設定し、翻訳後のテキストから会社名や氏名などのデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の翻訳するアクションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を自由に選択して設定することが可能です。
- AI機能のテキストからデータを抽出するアクションでは、名刺から取得したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などのPDFファイル、その都度手作業で内容を確認し、Chatworkに転記して報告していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたPDFの内容をOCR機能で自動で読み取りChatworkへ通知するため、日々の確認業務を効率化し対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するPDFファイルの内容確認と、Chatworkへの転記に手間を感じている方
- 手作業による情報共有での対応漏れや、通知の遅れといった課題を解消したいと考えている方
- 書類の一次対応を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OutlookのメールチェックからPDFの内容確認、Chatworkへの通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容を指定の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、請求金額や会社名、日付など特定の項目のみを任意で指定して抽出することが可能です。
- Chatworkへの通知メッセージは、送信先のルームや担当者を自由に設定できます。また、OCR機能で取得した情報をメッセージ内に差し込むといったカスタマイズも可能です。
■注意事項
・Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したメールをもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した製品の仕様変更やアップデートに関するメールを、都度Googleドキュメントへ手作業で転記し、マニュアルを更新していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやフォーマットのばらつきといった課題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を自動で要約・整形し、Googleドキュメントへ出力します。
自動化フローの活用によって、面倒な手作業から解放され、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール内容を手作業でGoogleドキュメントへ転記している方
- メールを元にしたマニュアル作成業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、ドキュメント作成業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からドキュメント作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記や整形にかかる時間を削減できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」を設定し、特定のメール受信をフロー起動の起点とします。
- AI機能「テキストからデータを抽出する」機能を使い、受信メールの本文から必要な情報を抜き出します。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成」を設定し、抽出した情報をもとにマニュアルの文章を作成します。
- 続いて、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」を設定し、新規マニュアルファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」で、Geminiが生成した文章を先ほど作成したドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストからデータを抽出する」では、Outlookで受信したメール本文のどの部分を情報として利用するかを任意に設定できます。
- Geminiへの指示やGoogleドキュメントのタイトル設定時に、前のステップで取得したメールの情報などを組み込むことで、内容を動的に変更することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで新規取引を作成する
試してみる
■概要
営業活動において、Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールの内容を、手作業でFreshsalesに転記していませんか。この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったリスクも伴います。このワークフローは、OutlookとFreshsalesを連携させることで、メール受信をきっかけに取引情報を自動で作成し、こうした課題の解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した内容をFreshsalesに手入力しており、作業を効率化したい営業担当者の方
- 顧客からの問い合わせ対応の速度を向上させ、機会損失を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- OutlookとFreshsales間のデータ連携を自動化し、営業プロセスのDXを推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信後、自動でFreshsalesに取引が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFreshsalesをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するメールのみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文から取引作成に必要な情報（会社名、担当者名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでFreshsalesの「取引の作成」アクションを設定し、AIが抽出したデータを元に新しい取引を自動で作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信するメールの内容に応じて、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- Freshsalesで取引を作成する際、取引名などの各項目に、前段のAI機能で抽出した値を埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとFreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookの特定件名のメールをもとに、OneDriveのフォルダ名を更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信した特定のメールの内容を確認し、手作業でOneDriveのフォルダ名を変更する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、地味ながらも負担の大きい作業です。このワークフローを活用すれば、Outlookのメール受信をきっかけに、OneDriveのフォルダ名更新を自動化できるため、こうした課題を解消し、手作業による手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する特定のメールをもとに、手作業でOneDriveのフォルダ名を変更している方
- 定型的なフォルダ管理業務を自動化して、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- ファイルやフォルダの管理業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信からフォルダ名の更新までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率の向上に繋がります。
- 手作業によるフォルダ名の変更がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定して、自動化を開始するメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からフォルダ名に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」を設定し、名前を変更したいフォルダを特定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイル名を変更する」を設定し、抽出したデータをもとにフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」際に使用するAIの種類や文字数は任意で選択が可能です。
- 変更後のフォルダ名やファイル名は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなるメール本文からAI機能で抽出した日付や顧客名などの値を組み込んで設定することが可能です。
- Outlookのトリガー設定では、どの件名のメールをきっかけにフローを起動させるか、条件を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Freshdeskを使った便利な自動化例
Freshdeskで作成されたチケットを他ツールと連携することで、顧客対応の進捗をスムーズに共有できます。
情報整理や報告作業を自動化し、チーム全体の連携をスムーズにして、対応品質の向上にもつなげられます。
Freshdeskでチケットが作成されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Freshdeskで管理している問い合わせチケットの確認漏れや、担当者への連携が遅延し、対応が後手に回ってしまうことはありませんか。本来、FreshdeskのAPIなどを活用すれば様々なシステム連携が可能ですが、開発には専門知識や工数が必要です。このワークフローは、Freshdeskで新しいチケットが作成された際に、その情報を即座にGoogle Chatへ通知することで、迅速な対応を可能にし、顧客満足度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskでのチケット対応をより迅速に行いたいカスタマーサポート担当者の方
- チケット作成の都度、手動でチームに共有しており、手間を感じているマネージャーの方
- FreshdeskのAPIを利用した通知の仕組みを、開発なしで手軽に構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでチケットが作成されると自動で通知が届くため、確認漏れや対応の遅れを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
- 手作業による情報共有が不要になるため、通知の漏れといったヒューマンエラーをなくし、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへ通知するメッセージの本文は、自由に編集が可能です。Freshdeskのチケットから取得した件名や問い合わせ内容、優先度などの情報を組み込むことで、より詳細な通知を作成できます。
■注意事項
- Freshdesk、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
Freshdeskでチケットが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Freshdeskで受け付けた問い合わせチケットの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Freshdeskでチケットが作成されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskで受け付けた問い合わせを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- チケット情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている担当者の方
- 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、チーム全体で情報を共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでチケットが作成されると自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したチケット情報を指定のスプレッドシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、追加対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
- Freshdeskのチケット情報（チケットID、件名、担当者など）の中から、Google スプレッドシートのどの列にどのデータを追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- JotformとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
Freshdeskでチケットが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Freshdeskで日々作成されるチケット情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかる作業です。また、コピー＆ペーストの繰り返しは、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Freshdeskで新しいチケットが作成された際に、その内容を自動でMicrosoft Excelへ追加できるため、こうした課題を解消し、顧客対応の履歴管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskでのチケット管理と、Microsoft Excelでの情報集計を両方行っている方
- チケット情報の転記作業に時間がかかり、本来の顧客対応業務に集中したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいチームの責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでチケットが作成されると自動でMicrosoft Excelへデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したチケット情報をどのファイルやシートに追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskのトリガー設定では、特定の優先度やステータスを持つチケットが作成された時のみフローを起動させるなど、条件を細かく指定することが可能です。
- Microsoft Excelに追加するレコードとして、チケットの件名や担当者、作成日時など、どの情報をどの列にマッピングするかを任意に設定できます。
■注意事項
- FreshdeskとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Freshdeskでチケットが作成されたら、Notionでレコードを追加する
試してみる
■概要
Freshdeskで管理している問い合わせチケットの内容を、情報共有のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Freshdeskで新しいチケットが作成されると同時に、Notionのデータベースへ自動でレコードが追加されるため、こうした課題を解消し、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとNotionを併用しており、手作業での情報連携に手間を感じている方
- カスタマーサポートの問い合わせ内容をNotionで管理・共有し、業務を効率化したい方
- 定型的なデータ入力作業を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskにチケットが作成されると自動でNotionにレコードが追加され、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Freshdeskのチケット情報をNotionデータベースの対応する項目に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskのトリガー設定では、特定の優先度やステータスのチケットが作成された場合のみフローを起動するなど、詳細な条件を設定できます。
- Notionにレコードを追加する際、チケットの件名や内容、担当者など、Freshdeskから取得したどの情報をどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Freshdesk、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Freshdeskでチケットが作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Freshdeskで新しいチケットが作成されるたびに、内容を確認して手動でSlackに通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Freshdeskでチケットが作成されたタイミングで、チケットの情報を自動でSlackの指定チャンネルに通知することが可能になり、円滑な情報共有と対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとSlackを利用して顧客対応を行っているカスタマーサポート担当者の方
- チケットの対応状況をリアルタイムでチームに共有し、連携を強化したいと考えている方
- 手作業による通知の遅れや漏れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでチケットが作成されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた通知の手間を省き、時間を短縮できます。
- 手作業による通知内容の転記ミスや、重要なチケットの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、チケット作成の通知を送るようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケットのタイトルや内容などの情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容にカスタムできます。
■注意事項
- FreshdeskとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
OutlookとFreshdeskの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やチケット作成といった業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、問い合わせ対応のスピードが向上し、顧客満足度の向上にもつながります。さらに、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い分析や改善業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で簡単に構築できます。
日々の業務自動化に少しでも興味がある方は、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
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よくあるご質問
Q：連携が途中で失敗した場合、どのように検知・対処すればよいですか？
A：連携に失敗した場合は、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が届きます。通知の内容には失敗の原因なども記載されています。対処法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：無料プランの範囲で、月に何件くらいのチケットを自動作成できますか？
A：無料プランでは毎月100タスク使用できます。今回使用しているテンプレートは1回実行するごとに1タスク消費するため、今回のテンプレートの使用のみであれば100件ほどのチケットを自動作成できます。
Q：メール本文などの機密情報を連携する際のセキュリティは安全ですか？
A：Yoomでは安心してご使用いただけるよう、OAuth認証や2要素認証、有料プランになりますがSAML認証なども行っております。
Yoomのセキュリティ機能についてより詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
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