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「Outlookで受信する問い合わせメールを、Freshdeskに手動でチケット登録するのが面倒…」
「毎日大量のメールが届くため、コピー＆ペーストに時間がかかるうえ、転記ミスも発生しがち…」
このように、OutlookとFreshdeskを併用していると、手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じることはありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメール情報をもとに、自動でFreshdeskにチケットを作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型作業から解放されます。これにより、迅速な顧客対応や問い合わせ内容の分析といった本来注力すべき業務に集中できる時間を生み出すことが可能になります。
今回ご紹介する自動化設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。この記事を参考に、面倒な手作業をなくし、よりスマートな業務フローを構築しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとFreshdeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとFreshdeskのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Outlookに届いた特定のメールをトリガーにして、Freshdeskに自動でチケットを作成するといったことが可能になり、顧客対応の初動を早め、対応漏れを防ぐことにも繋がります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookに届いた問い合わせメールなどを、一件ずつ手作業でFreshdeskに転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このテンプレートを使えば、メール受信をトリガーにFreshdeskへ自動でチケットを作成できるため、<span class="mark-yellow">手作業によるチケット作成の手間を排除し、迅速かつ正確な顧客対応の初動も実現</span>可能です。
「特定の顧客からのメール」や「件名に【重要】と記載されたメール」など、優先的に対応すべきメールだけをFreshdeskで管理したい場合、手動での振り分けは非常に手間がかかります。
この自動化では、メールの送信元や件名などの条件を指定できるため、<span class="mark-yellow">重要な問い合わせだけを自動で抽出し、効率的にチケット化することが可能</span>になり、対応の優先順位付けがスムーズになります。
それでは、さっそく実際にOutlookとFreshdeskを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとFreshdeskの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはYoomにログインしましょう。
左側に表示されている「マイアプリ」を選択すると、マイアプリ画面に遷移します。
右側に「+新規接続」ボタンが表示されますので、クリックします。
Outlookのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
入力欄に「Outlook」と入力すると、アプリが表示されますのでクリックしてください。
Outlookに連携するアカウントを選択します。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう。
Freshdeskのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、「Freshdesk」と入力します。
アプリが表示されますのでクリックしましょう。
下記の画面が表示されたらアカウント名、APIキーをそれぞれ入力し、「追加」をクリックしてください。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
コピーに成功すると下記の画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「メールを受信したら」をクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
メールフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックすると、先ほどOutlookと連携するアカウント情報で選択したアカウント内にあるフォルダの一覧が表示されます。
使用したいフォルダを選択しましょう。
今回は受信トレイを使用しました。
次に移る前に、Outlookと連携するアカウント情報で設定したアカウントの、先ほどメールフォルダIDで設定したフォルダ宛てにメールを送信しましょう。
このテンプレートは、指定したOutlookのアカウントがメールを受信したら起動するので、テストするには、テストメールを送信する必要があります。
今回は下記のメールを送信しました。
Outlookのアカウントにメールが届いているのを確認したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
アウトプットについて詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「チケットを作成」をクリックします。
Freshdeskと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
ドメインを設定します。
FreshdeskにログインしURLを取得しましょう。
注記を確認し、抜き出したドメイン部分を入力してください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されているため今回は変更を行いませんが、入力欄をクリックし先ほど取得した値を利用することも可能です。
チケットの詳細もデフォルトで本文が設定されています。
今回はそのまま使用しますが、先ほどと同様に取得した値を追加することも可能です。
また、直接文字を入力することも可能ですが、毎回同じ文字が設定されるため注意が必要です。
つぎに、メールの設定を行います。
デフォルトで送信者のメールアドレスが設定されていますが、こちらも先ほどと同様に入力欄をクリックすることで、取得した値から選択することも可能です。
例えば、to（メールアドレスの一覧）を選択すると、メールを受信した方を設定することもできます。
また、直接アドレスを入力することも可能ですが、その場合チケットを作成するたびに毎回直接入力したアドレスに設定されますのでご注意ください。
優先度を設定します。
こちらはメールを受信するたびに、今の設定がそのまま登録されます。
例えば「中」を選択すると、このフローボットを通して作成されるFreshdeskのチケットは全て「中」に設定されます。
今回は「中」で設定しました。
ステータスの設定を行います。
こちらも優先度と同様に、今回設定したものがこのフローボットを通して作成されるFreshdeskのチケット全てに設定されますのでご注意ください。
今回は「オープン」で設定しました。
CCメールリストを設定します。
こちらも入力欄をクリックすることで、取得した値から設定可能です。
また、直接入力することも可能ですが、今回登録したアドレスが毎回CCメールリストとして設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう。
※「テスト」をクリックすると、実際にFreshdeskにチケットが作成されます。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
また、無事にFreshdesk内でチケットが作成されているか確認しておきましょう。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックします。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です。
以上が、「Outlookでメールを受信したらFreshdeskにチケットを作成する方法」でした！
今回はOutlookからFreshdeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshdeskからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Freshdeskに新しいコンタクトが登録されるたびに、手動で歓迎メールや担当者への通知メールを送信するのは手間がかかります。
この連携を活用すれば、コンタクト作成をトリガーとしてOutlookから自動でメールを送信できるため、<span class="mark-yellow">フォローアップの迅速化と工数削減を同時に実現</span>し、スムーズなコミュニケーションの開始をサポートします。
「特定の企業」や「特定のプランで契約した顧客」など、コンタクトの属性に応じて異なる内容のメールを送りたい場合、手動での対応は複雑でミスも起きやすくなります。
この自動化では、コンタクトの属性を条件に処理を分岐させることができるので、<span class="mark-yellow">ターゲットに応じた適切なメールを自動で送信し、より効果的なコミュニケーションを実現</span>できます。
OutlookやFreshdeskを組み合わせれば、メールやチケット情報の整理・共有がぐっと効率的になります。
日々の情報管理や連携作業を自動化して、もっと重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
Outlookの受信メールを起点に、データ作成や情報共有を自動化すれば、手作業での転記や整理の手間を省けます。
業務の効率化だけでなく、必要な情報をリアルタイムに整理・共有できるため、対応スピードや正確性も向上します。
Freshdeskで作成されたチケットを他ツールと連携することで、顧客対応の進捗をスムーズに共有できます。
情報整理や報告作業を自動化し、チーム全体の連携をスムーズにして、対応品質の向上にもつなげられます。
OutlookとFreshdeskの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記やチケット作成といった業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、問い合わせ対応のスピードが向上し、顧客満足度の向上にもつながります。さらに、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い分析や改善業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で簡単に構築できます。
日々の業務自動化に少しでも興味がある方は、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：連携が途中で失敗した場合、どのように検知・対処すればよいですか？
A：連携に失敗した場合は、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が届きます。通知の内容には失敗の原因なども記載されています。対処法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：無料プランの範囲で、月に何件くらいのチケットを自動作成できますか？
A：無料プランでは毎月100タスク使用できます。今回使用しているテンプレートは1回実行するごとに1タスク消費するため、今回のテンプレートの使用のみであれば100件ほどのチケットを自動作成できます。
Q：メール本文などの機密情報を連携する際のセキュリティは安全ですか？
A：Yoomでは安心してご使用いただけるよう、OAuth認証や2要素認証、有料プランになりますがSAML認証なども行っております。
Yoomのセキュリティ機能についてより詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
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