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「Confluenceで議事録を作成した後、発生したタスクをTodoistに手作業で転記している…」
「ドキュメント管理はConfluence、タスク管理はTodoistと使い分けているが、二重入力が面倒で情報連携が漏れてしまう…」
このように、日々の業務でConfluenceとTodoistを併用する中で、手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成されたら、その内容を自動でTodoistのタスクとして登録する仕組み</span>があれば、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、より重要な業務に割く時間を増やせます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業から解放されましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとTodoistを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとTodoistのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報連携を自動化し、業務の効率化を図ることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をご紹介しますので、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで議事録や仕様書などのページを新規作成した際に、そのページのタイトルやURLをTodoistに自動でタスクとして作成する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">ドキュメント作成からタスク化までの一連の流れをシームレスにし、アクションアイテムの登録漏れや対応遅れを防ぎます。</span>
この連携は、ConfluenceでのアクションをきっかけにTodoistへ情報を直接連携するシンプルな構成で設定が簡単です。
それでは、実際にConfluenceとTodoistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとTodoistの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Todoist
[Yoomとは]
今回は「Confluenceでページが作成されたら、Todoistでタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ConfluenceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
TodoistとYoomのマイアプリ登録
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Todoistを検索し、クリックしてください。
以下のように表示されたら、「Agree」をクリックして、マイアプリ連携は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではConfluenceでページが作成されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択してください。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことがおすすめです。
ここでテスト用にConfluenceでページを作成します。
ページを作成したらYoomに戻り、クラウドIDを候補から選択します。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
すべて選択したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックしてください。
ここでは、Todoistのタスクを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
「content」と「description」には前項で取得した値から「ページタイトル」「ページID」を使用します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
定型文を追加する場合は、直接入力してください。
この時「←トリガーで取得した値を引用してください」というテキストは削除しましょう。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、Todoistにタスクが作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Confluenceでページが作成されたら、Todoistでタスクを作成する方法は以上です。
今回はConfluenceからTodoistへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTodoistからConfluenceへのデータ連携も可能です。
例えば、他のアプリを起点としてTodoistからConfluenceへ連携をしたい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Yoomのフォーム機能などで受け付けた問い合わせや依頼の回答が送信されたあと、Todoistにタスクを作成します。
同時にその詳細内容をConfluenceのページとして自動で記録するため、<span class="mark-yellow">情報受付からタスク割り当て、ナレッジ蓄積までの一連のプロセスを自動化できます。</span>
この連携は、フォームへの回答という外部のアクションを起点として、複数のアプリに情報を展開する構成です。
ConfluenceやTodoistのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
チャットツールと連携することで、Confluenceにページが作成されたことを自動通知できます。
テンプレートを設定するだけで、通知漏れを防げるため、人為的ミスが課題のときにおすすめです。
他にもConfluenceには、ユーザーの招待やフォルダ作成、コメントの追加といった自動化もあります。
他のプロジェクト管理ツールと連携することで、追加されたタスク情報をTodoistにも自動登録できます。
簡単な設定だけでタスクを転記する手間を削減できるので、業務を効率化したいときに利用してみてください。
また、タスクの更新や期限のタスクを通知するといった業務の自動化も可能です。
ConfluenceとTodoistの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたドキュメント情報からタスクへの転記作業の手間を削減し、登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、議事録や仕様書から発生するアクションアイテムが迅速かつ正確にタスク化され、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のConfluenceのページだけ連携できますか？
A：ConfluenceとTodoistアクションの間に「分岐」アクションを入れることで可能です。
例えばタイトルに特定のキーワードを含む場合にのみ次のアクションに進むといった設定ができます。
Q：Todoistのタスクが作成されたら、Slackなどで通知することは可能ですか？
A：可能です。
その際は最後にSlackにメッセージを送るアクションを追加してお試しください。
Q：連携が失敗した場合、通知されますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録され、アカウント発行時に登録したメールアドレスにエラー内容が通知されます。
また、通知設定をしておけばチャットツールにも自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧できます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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