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「Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookを使っていて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Microsoft Dynamics365 Salesに登録された情報をOutlookに手動で通知しており、手間がかかっている…」
このように、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
営業活動において顧客情報は生命線であり、その管理や共有の遅れは、ビジネスチャンスの損失に直結しかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Dynamics365 Salesの顧客情報や案件の更新を、自動的にOutlookに通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、重要な戦略立案や顧客との対話に集中できる時間の創出に繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookのAPIを連携させれば、手作業で行っていた情報共有や通知のプロセスを自動化することが可能です。
例えば、Microsoft Dynamics365 Salesに新しいリードが登録された際に担当者へ自動で通知したり、案件の進捗を関係者に共有したりと、様々な業務を効率化できます。
これにより、情報伝達の漏れや遅延を防ぎ、チーム全体の生産性を向上するでしょう。
これからご紹介する具体的な自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Dynamics365 SalesとOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Dynamics365 Salesに新しいリードが登録された際に、<span class="mark-yellow">担当者への通知やウェルカムメールの送信などをOutlookで自動化</span>することで、迅速な顧客対応を実現し、これまで手動で行っていたメール作成や送信の手間を軽減します。
Microsoft Dynamics365 Sales上で案件のステータスなどが更新されたタイミングをトリガーとして、<span class="mark-yellow">関連部署や担当者にOutlookで自動的に通知</span>を送ることで、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チーム全体の連携をスムーズにします。
それでは、さっそく実際にMicrosoft Dynamics365 SalesとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft Dynamics365 SalesとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomのワークスペースにログインしたら左のサイドバーにある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の画面に出たら、右上にある検索ボックスに「Microsoft Dynamics365 Sales」と入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が表示されたら、Microsoft Dynamics365 SalesにログインしてURLからドメインをコピー＆ペーストし、「追加」ボタンを押します。
「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、Microsoft Dynamics365 Salesの連携完了です！
先ほどと同じ手順で、マイアプリ連携からOutlookのアプリアイコンを探してクリックしてください。
以下の画面が出ますので、任意のアカウントでログインしてください。
ログイン後、「マイアプリを登録しました。」という表記が出ればOutlookとの連携も成功です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーとなっている、Microsoft Dynamics365 Salesの「リードが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「ドメイン」はマイアプリ連携と同じように、Microsoft Dynamics365 SalesにログインしてURLから抽出したものを入力してください。
ドメインを入力できたら、Microsoft Dynamics365 Salesでアプリトリガーを動かすためにテスト用の新規リードを作成しましょう。
作成するリードの内容は、架空の情報（「テスト会社」や「テスト山 テス子」など）でOKです。
Microsoft Dynamics365 Salesでテスト用のリードを作成できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押してみてください。
「取得した値」として、作成したMicrosoft Dynamics365 Salesのリードが以下のように反映されていれば成功です！
Yoomではこの「取得した値」を、フローボット内の他のアクションで活用できる「アウトプット」と定義しています。
アウトプットを活用することにより、後で新しく情報が更新された場合にも、更新内容を反映した値をフローボットに活用できるため便利ですよ。
アウトプットとは？
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
Microsoft Dynamics365 Salesで作成されたリードの情報を取得したら、その情報を活用してOutlookで関係者に定型メールを送るアクションを設定しましょう。
まずはタイトルを任意で設定し、Outlookと連携するアカウントやアクション内容を確認します。
下にスクロールして、実際に送信するメールの内容を設定していきましょう。
送信先である以下3つには、それぞれ任意の関係者のメールアドレスを入力してください。
送信テストを実際に行いたい場合は、テスト用のメールアドレスではなく実際に送受信が可能なメールアドレスを入力しましょう。
次に、「件名」と「本文」を入力してください。
どちらも取得した値を用いて、手入力での固定値と組み合わせて文面を作成できます。
ここで「取得した値」を用いることで、新たにMicrosoft Dynamics365 Salesでリードが作成される度、新しい内容が反映されたメールをOutlookから送信できるため便利です。
今回は例として取得した値を用いながら、以下のような本文を作成してみました。
メールの内容を設定できたら「次へ」ボタンを押します。
実際に送信されるメールの内容をプレビューできますので、問題なければ「テスト」ボタンを押してみてください。
テストボタンを押すと、設定したメールアドレスに本当にメールが届くため注意しましょう。
テストが成功すると、取得した値にメールを送った実行時間などが表示されます。
また、送信先として設定したメールアドレスの受信ボックスを確認してみましょう。
下記のように、設定した通りのメールがしっかり届いていますね。
ここまで確認できたら「保存する」ボタンをクリックしてください。
お疲れさまでした！
すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでMicrosoft Dynamics365 Salesに新しくリードが作成されたら、自動で関係者宛てにOutlookからメールで通知が送られるようになりました。
今回はMicrosoft Dynamics365 SalesからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからMicrosoft Dynamics365 Salesへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールからのリード登録などを自動化し、営業活動の起点となる業務を効率化できます。
Outlookで受信したメールの署名欄からAIや正規表現を用いて<span class="mark-yellow">担当者名や会社名、連絡先などの情報を自動で抽出し、Microsoft Dynamics365 Salesに新規リードとして登録</span>します。
手作業によるデータ入力の手間と入力ミスを減らし、リード獲得の機会損失を防ぎます。
Outlookで受け取った名刺画像や申込書などの<span class="mark-yellow">添付ファイルをOCR機能で自動的にテキストデータ化し、その情報をもとにMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを自動作成</span>することで、これまで手作業で行っていたデータ入力業務を軽減させられます。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft Dynamics365 SalesやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されるたびに、SlackやMicrosoft Teamsに自動で通知を送ることで、情報共有の迅速化を実現します。
<span class="mark-yellow">営業チームやサポートチームが最新の進捗をスピーディーに確認でき、反応が遅れることなくスムーズに業務を進めることが可能です！</span>
また、定型メールをGmailで自動送信することで、リードへの対応を効率化できるため、営業活動の加速にもつながります。
Outlookで受信したメールの内容をGoogleスプレッドシートやAirtableに自動で登録することで、データ管理が一元化され、手作業の手間を省けます。
<span class="mark-yellow">特に、顧客からのお問い合わせ内容やリード情報をスムーズに管理したい企業にとって、この自動化は時間短縮につながるでしょう。</span>
また、添付ファイルをDropboxにアップロードする機能も搭載されており、ファイル共有の効率化にも役立ちます。
Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft Dynamics365 SalesとOutlook間の情報共有やデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：リード作成以外のきっかけで自動化できますか？
はい、可能です。Microsoft Dynamics365 Salesをアプリトリガーとして設定する場合、以下のようなきっかけで自動化フローボットを作成できます。
例として、以下のような自動化テンプレートも活用できますので、ぜひチェックしてみてください。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
Q：メール送信以外にOutlookで何ができますか？
Yoomではメール送信以外にも、Outlookを使って以下のような自動化フローボットを作成できます。
例として、Outlookを使ったタスク作成の自動化について以下のページもチェックしてみてください。
【ノーコードで実現】Outlookのタスク作成を自動化する方法
Q：連携がエラーになったらどうなりますか？
Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
その際には該当フローを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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