アプリ同士の連携方法

・

2025-10-17

【簡単設定】Google DriveのデータをOutlookに自動的に連携する方法

h.fukuda

とにかく早く試したい方へ
Google DriveとOutlookを連携してできること
Google DriveとOutlookの連携フローを作ってみよう
OutlookのデータをGoogle Driveに連携したい場合
Google DriveやOutlookを活用したその他の自動化テンプレート
まとめ
よくあるご質問

「Google DriveとOutlookを使っていて、ファイル共有のたびにメールを作成するのが面倒…」
「Google Driveに新しいファイルをアップロードした際、関係者への連絡をOutlookで手作業で行っていて、時間がかかるうえに通知漏れも心配…」
このように、日常的に利用するツール間の手作業による情報共有に手間やストレスを感じていませんか？

もしGoogle Driveにファイルがアップロードされたことをきっかけに、Outlookで通知メールを自動送信する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されます。その結果、より重要な業務に集中できる時間を確保できるでしょう。

今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。これまで自動化に踏み出せなかった方でも安心して導入でき、日々の業務を効率化することにつながります。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle DriveとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

Google Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

試してみる

■概要
Google Driveにアップロードしたファイルを、その都度Outlookのメールに手作業で添付して共有していませんか。この作業は定型的ながらも手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Google DriveとOutlookを連携させ、特定のフォルダにファイルが追加されると自動でメールを送信する処理を実現します。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、迅速かつ正確な情報伝達が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOutlookを用いたファイル共有を手作業で行っている方
・定型的なファイル送信業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
・チームや取引先への情報共有のスピードと正確性を向上させたい方

■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る試してみる

Google DriveとOutlookを連携してできること

Google DriveとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有に関する連絡業務を自動化できます。
連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防いで迅速かつ正確な情報共有が実現するため、チーム全体の生産性が向上するでしょう。

ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！

Google Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

Google Driveの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされた際、そのファイル情報を含んだメールをOutlookから自動で送信するフローです。

ファイル共有の連絡を手作業で行う手間を削減し、関係者への迅速な情報伝達を実現します。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

試してみる

詳細を見る試してみる

Google Driveに特定条件のファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

Google Driveにアップロードされたファイルがファイル名や種類といった特定の条件に一致した場合にのみ、Outlookから通知メールを自動送信するフローです。

重要なファイルに関する連絡だけを確実に行い、不要な通知を削減することで業務の精度を高めます。このフローは、特定条件で処理を分ける分岐処理を活用したパターンです。

Google Driveに特定条件のファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

試してみる

■概要
Google Driveにファイルをアップロードした後、関係者への共有や通知のために手作業でOutlookのメールを作成・送信する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でOutlookからメールを送信します。Google DriveとOutlookを連携させることで、ファイル共有に関する一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOutlookを日常的に利用し、情報共有の手間に課題を感じている方
・ファイルの共有や通知をOutlookで行っており、送信漏れや宛先間違いを防ぎたい方
・Google Driveでのファイル管理とOutlookでの通知業務を自動化し、作業時間を短縮したい方

■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る試してみる

Google DriveとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは早速、実際にGoogle DriveとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はGoogle Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

Google DriveとOutlookのマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定およびアクション設定、Outlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

試してみる

詳細を見る試してみる

ステップ1：Google DriveとOutlookのマイアプリ連携

まずは、フローの流れを動画で確認しましょう！

確認出来たら、さっそく設定を進めていきます！右上の検索窓からGoogle Driveを検索してください。

この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。

パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGoogle Driveのマイアプリ連携が完了します。

同様にOutlookを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

試してみる

詳細を見る試してみる

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

準備として、Google Driveの特定のフォルダにファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「請求書」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルをアップロードしました。

用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。

トリガーの起動間隔をプルダウンから選択し、テストしてください。（ファイルのアップロードが済んでいない方は、テストの前にアップロードしましょう。）

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

成功したら保存しましょう。ここで取得した値は次のステップで活用できます。

ステップ4：Google Driveのアクション設定

先ほどのトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。

今回はテンプレートを使っているため「ファイルID」が予め入力されています。そのままテストしましょう。

※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。

成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。

ステップ5：Outlookでメールを送信する設定

先ほどダウンロードしたファイルをOutlookで送信します。「メールを送る」でできることもご参照ください。

「メールを送る」をクリック。

メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。

次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。

最後に件名と本文を入力しましょう。

固定の文章や、Google Driveから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。

添付ファイルの欄も、ダウンロードしたファイルが既に設定されています。メール内容の設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

メール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。

※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。

※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。

成功したら保存しましょう。

連携したOutlookアドレスから、Google Driveのファイルが送信されました！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する方法でした！

OutlookのデータをGoogle Driveに連携したい場合

今回はGoogle DriveからOutlookへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にOutlookからGoogle Driveへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Outlookでタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

Outlookで新しいタスクが作成された際、そのタスク名でGoogle Driveに自動でフォルダを作成するフローです。

タスク関連の資料保管用フォルダを手動で作成する手間が省け、タスク管理とファイル管理をシームレスに連携させることができます。

Outlookでタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

■概要
Outlookで管理しているタスクに関連する資料を、都度Google Driveで手動でフォルダ作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローは、Outlookでタスクが作成されると、自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、こうした手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。OutlookとGoogle Drive間の連携を自動化することで、タスクと資料の管理を円滑にします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのタスクとGoogle Driveのファイルを連携させる手作業に手間を感じている方
・OutlookとGoogle Driveの連携で、フォルダ作成の漏れや命名ミスを防ぎたい方
・タスク管理とファイル管理を紐付けて、チーム全体の業務生産性を高めたいと考えている方

■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る試してみる

Outlook特定条件のタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

Outlookで作成されたタスクが件名や担当者などの特定条件に一致した場合にのみ、Google Driveにフォルダを自動作成するフローです。

重要なプロジェクトや特定のクライアントに関するタスクのフォルダだけを自動生成し、Google Drive内を整理された状態に保てます。

Outlook特定条件のタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

■概要
Outlookでタスクを管理し、関連ファイルをGoogle Driveに保存している場合、タスク作成ごとに手動でフォルダを作成する手間が発生していませんか。この手作業は、本来の業務を圧迫するだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定の条件に合致するタスクが作成された際に、Google Driveへ自動でフォルダを作成します。OutlookとGoogle Driveの連携を自動化することで、日々の定型業務を効率化できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGoogle Driveを使った業務で、手作業による連携に手間を感じている方
・Outlookで管理するタスクと連携したフォルダをGoogle Driveで作成したい方
・タスク管理とファイル整理のフローを自動化し、業務の標準化を目指すチームの方

■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る試してみる

Google DriveやOutlookを活用したその他の自動化テンプレート

Google DriveやOutlookを使えば、日々の情報共有やファイル整理をよりスムーズに進められます。ここでは、業務の効率化につながる便利な自動化例をご紹介します。

Google Driveを使った便利な自動化例

Google Driveはファイルの保存や共有だけでなく、他のアプリと連携させることで業務効率を大きく高められます。
通知や変換、他サービスへの保存を自動化することで、手作業の手間を減らし情報整理もしやすくなります。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、CloudConvertで変換して保存する

試してみる

■概要
様々な形式のファイルを扱う業務では、都度手作業でファイル変換をする必要があり手間がかかるのではないでしょうか。また、CloudConvertのAPIを活用した自動化を検討しても、開発知識が必要でハードルが高いと感じることもあります。このワークフローは、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、CloudConvertが自動で指定の形式に変換し、再びGoogle Driveに保存します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・CloudConvertを用いたファイル変換作業を、日常的に手動で行っている方
・CloudConvertのAPIを利用した業務自動化に関心があるものの、実装に課題を感じている方
・Google Drive上で、特定のファイル形式への統一を効率的に行いたいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る試してみる

Google Driveにファイルが格納されたらOCRして、GitHubでプルリクエストを作成する

試してみる

■概要
Google Driveに格納された仕様書やドキュメントの内容を、手作業でGitHubに反映させる業務に手間を感じていませんか。
手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、OCR機能でファイル内のテキストを読み取り、GitHubで自動的にプルリクエストを作成するため、こうした連携作業の課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとGoogle Driveを併用し、手動での情報連携を効率化したい開発者やエンジニアの方
・ドキュメントの変更内容をGitHubへ反映する作業を自動化し、開発プロセスを迅速化したいチームリーダーの方
・手作業による転記ミスや情報反映の遅延を防ぎ、正確なバージョン管理を実現したいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Google Drive、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

詳細を見る試してみる

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する

試してみる

‍■概要
日々の業務でGoogle Driveに保存した請求書やレポートなどのファイル情報を、手作業でCodaのテーブルに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、そうしたGoogle DriveとCoda間での手動による情報入力を自動化するために設計されており、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが追加されるだけで、OCRがファイル内容を読み取り、自動でCodaのテーブルへ行として追加します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとCodaを活用し、ファイル情報やタスクを手作業で管理している方
・ファイル内の情報をCodaへ転記する際の入力ミスや、対応漏れを防止したいと考えている方
・Google DriveとCodaを連携させ、ファイル管理業務の自動化や効率化を目指している方

■注意事項
・Google DriveとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る試してみる

Google Driveに特定のファイルが追加されたら、Slackに通知する

試してみる

■概要
チームでGoogle Driveを利用していると、新しいファイルの追加に気づかず、Slackでの情報共有が遅れてしまうことはありませんか。特に重要なファイルは迅速な共有が求められますが、手作業での通知は手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへの特定のファイル追加をきっかけに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。Google DriveとSlackの連携を自動化し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとGoogle Driveを使い、チームでのファイル共有を手作業で行っている方
・Google Driveへのファイル追加をSlackですぐに検知し、業務を効率化したい方
・ファイルの共有漏れや通知の遅れを防ぎ、スムーズな連携体制を構築したい方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る試してみる

Google Driveに特定条件のファイルが追加されたら、Boxにも格納する

試してみる

■概要
複数のプロジェクトや部署でGoogle DriveとBoxを併用していると、手動でのファイル移動やコピーに手間がかかり、管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにも格納する処理を実現します。
Google DriveとBox間のファイル連携を自動化することで、二重管理の手間や更新漏れといった課題を解消し、よりスムーズなファイル管理体制を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとBoxを併用し、ファイルの手動コピーに手間を感じている方
・複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を効率化したいと考えている情報システム担当者の方
・ファイル共有のルールを定め、人的ミスなくGoogle DriveとBoxの連携を実現したいチームリーダーの方

■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る試してみる

Outlookを使った便利な自動化例

Outlookはメール送信だけでなく、フォームやMicrosoft Excelと組み合わせることで業務フローを自動化できます。
日々の問い合わせ対応や帳票作成のメール送付を自動化すれば、連絡漏れを防ぎ、チーム全体の作業を効率的に進められます。

Googleフォームの回答内容をもとに、Microsoft Excelから情報を取得してOutlookでメールを送信する

試してみる

■概要
「Googleフォームの回答内容をもとに、Microsoft Excelから情報を取得してOutlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォームに入力した内容を元に関連情報の取得やメール送信が自動化されます。
手作業でのメール送信やデータの確認を行う必要がなくなり、効率的に運用できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報収集や申し込み受付を行っている方
・Googleフォームの回答をもとに、関連する追加情報をMicrosoft Excelで管理している方
・Microsoft Excelから得られる最新の情報を踏まえて、関係者へスピーディにメール連絡を行いたい方
・日常的にOutlookを活用して社内外へのメール送信業務が多い方
・手作業での情報確認やメール作成に時間がかかってしまい、業務効率化を図りたいと考えている方
・情報の転記ミスや返信漏れなどの人為的ミスを減らしたい方

■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

詳細を見る試してみる

Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

試してみる

■概要
「Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム回答後の対応がスムーズに進みます。
担当者への依頼やメール送信を自動化することで、誤送信などを防げます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請の受付をしている方
・Googleフォームの回答をもとに担当者によるメールチェックが必要な業務を行っている方
・メール送信業務をOutlookで完結させたいが、手動でメール作成・送信を行うのに手間を感じている方
・複数人でメール対応を分担しており、対応抜けや見落としを防ぎたい方
・Googleフォームの回答受付から担当者への依頼メール送信までをスピーディに処理したい方
・日々の業務効率化や業務フローの自動化を積極的に進めたい方

■注意事項
・GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

詳細を見る試してみる

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する

試してみる

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。

詳細を見る試してみる

フォームに回答があったら、Microsoft Excelの雛形から日報を作成してOutlookにメールを送信する

試してみる

Yoomフォームに回答があったら、Microsoft Excelの雛形から業務日報を作成してOutlookにメールを送信するフローです。

詳細を見る試してみる

フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する

試してみる

■概要
・フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
・またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
・書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。

■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。

■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/EVC6m0E6HSlNmdXypTevGXEB1fgCihZnzjGnTgAbsWqTsw?e=nOQHGw

■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。

②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

詳細を見る試してみる

まとめ

Google DriveとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル共有時のメール作成・送信といった一連の連絡業務をなくし、連絡漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中する理想的な環境が整います。

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも画面上の操作だけで直感的に構築することが可能です。もし自動化による業務効率化に少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひこちらから無料登録してその効果を実際に体験してみてください！