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「Google DriveとOutlookを使っていて、ファイル共有のたびにメールを作成するのが面倒…」
「Google Driveに新しいファイルをアップロードした際、関係者への連絡をOutlookで手作業で行っていて、時間がかかるうえに通知漏れも心配…」
このように、日常的に利用するツール間の手作業による情報共有に手間やストレスを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルがアップロードされたことをきっかけに、Outlookで通知メールを自動送信する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されます。その結果、より重要な業務に集中できる時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。これまで自動化に踏み出せなかった方でも安心して導入でき、日々の業務を効率化することにつながります。
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有に関する連絡業務を自動化できます。
連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防いで迅速かつ正確な情報共有が実現するため、チーム全体の生産性が向上するでしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされた際、そのファイル情報を含んだメールをOutlookから自動で送信するフローです。
<span class="mark-yellow">ファイル共有の連絡を手作業で行う手間を削減し、関係者への迅速な情報伝達を実現します。</span>
Google Driveにアップロードされたファイルがファイル名や種類といった特定の条件に一致した場合にのみ、Outlookから通知メールを自動送信するフローです。
<span class="mark-yellow">重要なファイルに関する連絡だけを確実に行い、不要な通知を削減することで業務の精度を高めます。</span>このフローは、特定条件で処理を分ける分岐処理を活用したパターンです。
それでは早速、実際にGoogle DriveとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、フローの流れを動画で確認しましょう！
確認出来たら、さっそく設定を進めていきます！右上の検索窓からGoogle Driveを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogle Driveのマイアプリ連携が完了します。
同様にOutlookを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
準備として、Google Driveの特定のフォルダにファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「請求書」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルをアップロードしました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔をプルダウンから選択し、テストしてください。（ファイルのアップロードが済んでいない方は、テストの前にアップロードしましょう。）
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
先ほどのトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
今回はテンプレートを使っているため「ファイルID」が予め入力されています。そのままテストしましょう。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
先ほどダウンロードしたファイルをOutlookで送信します。「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Google Driveから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
添付ファイルの欄も、ダウンロードしたファイルが既に設定されています。メール内容の設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
メール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したOutlookアドレスから、Google Driveのファイルが送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する方法でした！
今回はGoogle DriveからOutlookへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にOutlookからGoogle Driveへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで新しいタスクが作成された際、そのタスク名でGoogle Driveに自動でフォルダを作成するフローです。
<span class="mark-yellow">タスク関連の資料保管用フォルダを手動で作成する手間が省け、タスク管理とファイル管理をシームレスに連携させることができます。</span>
Outlookで作成されたタスクが件名や担当者などの特定条件に一致した場合にのみ、Google Driveにフォルダを自動作成するフローです。
<span class="mark-yellow">重要なプロジェクトや特定のクライアントに関するタスクのフォルダだけを自動生成し、Google Drive内を整理された状態に保てます。</span>
Google DriveやOutlookを使えば、日々の情報共有やファイル整理をよりスムーズに進められます。ここでは、業務の効率化につながる便利な自動化例をご紹介します。
Google Driveはファイルの保存や共有だけでなく、他のアプリと連携させることで業務効率を大きく高められます。
通知や変換、他サービスへの保存を自動化することで、手作業の手間を減らし情報整理もしやすくなります。
Outlookはメール送信だけでなく、フォームやMicrosoft Excelと組み合わせることで業務フローを自動化できます。
日々の問い合わせ対応や帳票作成のメール送付を自動化すれば、連絡漏れを防ぎ、チーム全体の作業を効率的に進められます。
Google DriveとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有時のメール作成・送信といった一連の連絡業務をなくし、連絡漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中する理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも画面上の操作だけで直感的に構築することが可能です。もし自動化による業務効率化に少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひこちらから無料登録してその効果を実際に体験してみてください！
Q：Googleの共有ドライブでも連携設定はできますか？
A：可能です。普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
Q：Yoomにアカウントを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A：API連携やメール送信などの機能を利用する際、OAuth認証などのセキュリティ標準を使用することで安全に連携を行っています。また、プロプラン・サクセスプランではSAML認証によるSSOも可能です。Yoomを安心してお使いいただくための機能についてはこちらも併せてご参照ください。
Q：自動送信したメールが迷惑メールと判定されない対策はありますか？
A：迷惑メール判定を避けるためには、送信元のアドレスが正規のものであることを確認し、件名や本文にスパムと誤認されない内容を記載することが重要です。また、メール送信時にSPF・DKIMなどの認証設定を適切に行うことが推奨されます。
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