・
「HubSpotでの顧客管理と、Outlookでのメール対応を別々に行っていて連携が大変…」
「Outlookに届いた問い合わせメールを、一件ずつ手作業でHubSpotのチケットに転記しているけど、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、日々の業務で利用するHubSpotとOutlook間の手作業による情報連携に、課題を感じてはいませんか？
このような定型的ながらも重要な作業に時間を取られてしまうと、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務が後回しになりがちです。
もし、Outlookで受信した特定のメールの内容をもとに、HubSpotへ自動でチケットを作成する仕組みがあれば、これらの手作業から解放されるはずです。顧客対応のスピードと質を格段に向上させながら、ヒューマンエラーのリスクも無くすことができるので、より付加価値の高い業務に専念できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、専門知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化していきましょう！
YoomにはHubSpotとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
それでは、さっそく実際にHubSpotとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Outlook
[Yoomとは]
今回はOutlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
【Outlookのマイアプリ連携】
以下の手順とナビをご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【HubSpotのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう！
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここから「Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する」フローを設定していきます！
まずは、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
API接続設定画面で必須項目を入力します。
「トリガーの起動間隔」は、5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
※ここで指定したフォルダに格納されたメールが、検知の対象になります。
ここで、Outlookの画面に移動し、テスト用にメールを送信しましょう！
※今回は、以下のメールを受信した想定で、解説を進めていきます。
Yoomの画面に戻って、「キーワード」を設定しましょう！
「キーワード」は、先ほどテスト送信したメールに含まれるキーワードを直接入力します。
※ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信した際にフローボットが起動します。
「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、先ほどOutlookで受信した内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
