「HubSpotでの顧客管理と、Outlookでのメール対応を別々に行っていて連携が大変…」
「Outlookに届いた問い合わせメールを、一件ずつ手作業でHubSpotのチケットに転記しているけど、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、日々の業務で利用するHubSpotとOutlook間の手作業による情報連携に、課題を感じてはいませんか？
このような定型的ながらも重要な作業に時間を取られてしまうと、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務が後回しになりがちです。
もし、Outlookで受信した特定のメールの内容をもとに、HubSpotへ自動でチケットを作成する仕組みがあれば、これらの手作業から解放されるはずです。顧客対応のスピードと質を格段に向上させながら、ヒューマンエラーのリスクも無くすことができるので、より付加価値の高い業務に専念できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、専門知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化していきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信する顧客からの問い合わせなどを、都度HubSpotに手作業で登録するのは手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、HubSpotにチケットとして登録できます。顧客対応の初動を迅速かつ正確に行う体制を構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客からの問い合わせを手作業でHubSpotに転記している方
- HubSpotでのチケット管理において、対応漏れや入力ミスを減らしたいと考えている方
- 顧客対応プロセスを自動化し、より迅速なサービス提供を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でHubSpotにチケットが作成されるため、手動での転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、情報のコピー＆ペーストによる入力ミスや、重要な問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したい件名やフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文からチケット作成に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けてチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動したいメールが格納されているフォルダのIDを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、チケットを関連付けるコンタクトのIDなどを任意で設定してください。
HubSpotとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にHubSpotとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はOutlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- HubSpotとOutlookをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定および各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信する顧客からの問い合わせなどを、都度HubSpotに手作業で登録するのは手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、HubSpotにチケットとして登録できます。顧客対応の初動を迅速かつ正確に行う体制を構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客からの問い合わせを手作業でHubSpotに転記している方
- HubSpotでのチケット管理において、対応漏れや入力ミスを減らしたいと考えている方
- 顧客対応プロセスを自動化し、より迅速なサービス提供を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でHubSpotにチケットが作成されるため、手動での転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、情報のコピー＆ペーストによる入力ミスや、重要な問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したい件名やフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文からチケット作成に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けてチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動したいメールが格納されているフォルダのIDを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、チケットを関連付けるコンタクトのIDなどを任意で設定してください。
ステップ1：HubSpotとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
【Outlookのマイアプリ連携】
以下の手順とナビをご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【HubSpotのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう！
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信する顧客からの問い合わせなどを、都度HubSpotに手作業で登録するのは手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、HubSpotにチケットとして登録できます。顧客対応の初動を迅速かつ正確に行う体制を構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客からの問い合わせを手作業でHubSpotに転記している方
- HubSpotでのチケット管理において、対応漏れや入力ミスを減らしたいと考えている方
- 顧客対応プロセスを自動化し、より迅速なサービス提供を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でHubSpotにチケットが作成されるため、手動での転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、情報のコピー＆ペーストによる入力ミスや、重要な問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したい件名やフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文からチケット作成に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けてチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動したいメールが格納されているフォルダのIDを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、チケットを関連付けるコンタクトのIDなどを任意で設定してください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここから「Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する」フローを設定していきます！
まずは、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
API接続設定画面で必須項目を入力します。
「トリガーの起動間隔」は、5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択。
※ここで指定したフォルダに格納されたメールが、検知の対象になります。
ここで、Outlookの画面に移動し、テスト用にメールを送信しましょう！
※今回は、以下のメールを受信した想定で、解説を進めていきます。
Yoomの画面に戻って、「キーワード」を設定しましょう！
「キーワード」は、先ほどテスト送信したメールに含まれるキーワードを直接入力します。
※ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信した際にフローボットが起動します。
「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、先ほどOutlookで受信した内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
問題がなければ「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：テキスト抽出の設定
赤枠をクリックしましょう！
ここでは、先ほど受信したメール本文からデータを抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
下図のように、Outlookのトリガー設定で取得した値を設定してください。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に設定してもOKです！
「指示内容」を任意で設定し、テストをクリックしてください。
テストが成功したら「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：HubSpotのアクション設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、HubSpotにチケットを作成する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
必須項目を入力していきます！
「チケット名」は、「テキストからデータを抽出」設定で取得した値から選択してください。
「チケットの説明」は、デフォルトで設定されていますが、自由に設定してOKです！
任意の文章と取得した値を組み合わせて設定しましょう！
「パイプラインステージ」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「完了」をクリックします。
HubSpotにチケットが追加されましたね！
以上で、フローボットの完成です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
HubSpotやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotを使った自動化例
HubSpotのコンタクトが特定のステータスになった際にGoogle ドキュメントで書類を発行したり、HubSpotへフォーム送信時にGoogle Chatへ通知を送ったりできます。
また、HubSpotの情報を使用してのマネーフォワード クラウド請求書やMisocaへの取引先追加、クラウドサインでの締結完了に伴うHubSpotの取引ステージの更新など、営業・請求業務の効率化が可能です。
■概要
HubSpotで管理している取引先情報を、請求書発行の都度Misocaへ手入力する作業に手間を感じていませんか？
この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社情報ページからMisocaへ取引先情報を自動で登録できるため、手作業による情報登録の手間やミスをなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとMisocaを利用しており、取引先情報の二重入力の手間を解消したい方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、請求業務の正確性を高めたい経理担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から直接Misocaへ取引先を登録できるため、情報の手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMisocaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの会社詳細ページでYoomの拡張機能を起動した際にフローが開始されるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMisocaの「取引先を作成」アクションを設定し、HubSpotから取得した会社情報を連携して、新しい取引先として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定で、フローを起動させたいページのURLをご自身のHubSpot環境に合わせて設定してください。
- Misocaの「取引先を作成」アクションで、HubSpotから取得したどの情報を、取引先名や住所などの各項目に紐付けるかを任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpotからMisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Googleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、HubSpotのコンタクトページからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を自動登録できます。日々の煩雑な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogleカレンダーを連携させ、予定登録を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による顧客情報や日時の転記ミスをなくし、正確なスケジュール管理を実現したい方
- 定型的な入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのコンタクトページから直接予定を作成できるため、アプリ間の画面往復や手入力の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、名前や日時の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。これにより、HubSpotのコンタクトページからフローボットを起動できるようになります。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、予定作成に必要な顧客情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを利用するには、YoomのChrome拡張機能のインストールが必要です。トリガー設定の際に、対象となるHubSpotのページURLなどを指定して、拡張機能が正しく動作するように設定してください。
HubSpotの情報を使って、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を追加する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報を、請求書発行の都度マネーフォワード クラウド請求書へ手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社詳細ページからマネーフォワード クラウド請求書へ取引先情報を自動で追加できるため、登録時の二度手間の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書を利用しており、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- 顧客情報の転記ミスをなくし、請求業務の正確性を向上させたい方
- CRMと会計ソフト間のデータ連携を自動化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から直接マネーフォワード クラウド請求書に取引先を作成でき、データ転記の手間と時間を短縮します。
- 手作業による情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、請求情報などの正確性を担保し、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- 次に、「Chrome拡張機能トリガー」を選択し、HubSpotの会社詳細ページからフローボットを起動できるように設定します。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書の「取引先を作成する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、フローボットを起動する対象のページURLを指定できます。
- 「取引先を作成する」では、HubSpotから取得した会社名や住所などの情報をどの項目に反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方
・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方
・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方
・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。
■注意事項
・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成していませんか。この作業は、顧客情報や取引内容を正確に転記する必要があるため手間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、HubSpotでコンタैक्टのステータスが更新されると、Googleドキュメントで自動的に書類が発行されるため、書類作成業務を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogleドキュメントを利用し、手作業で書類を作成している営業担当者の方
- 顧客管理から書類発行までのプロセスに多くの時間を要しており、課題を感じている方
- 手作業による転記ミスをなくし、より正確な書類作成の仕組みを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでコンタクトのステータスが更新されると、自動で書類が生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定のライフサイクルステージやプロパティの値になったコンタクトのみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotから取得したコンタクト情報を差し込んで書類を発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報（ライフサイクルステージなど）をもとに、書類発行を実行する条件を任意でカスタマイズしてください。
- Googleドキュメントで書類を発行する際、テンプレートとして使用する書類や、HubSpotのどの情報をどの箇所に差し込むかを任意で設定可能です。
■注意事項
- HubSpotとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardに案件が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
boardに案件が登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・boardに新しい案件が登録された際に、HubSpotでもチケットを自動的に作成し、営業活動を効率化したいチーム
・案件情報を一元管理し、営業プロセスをスムーズに進めたいチーム
2.プロジェクト管理チーム
・boardで管理している案件情報をHubSpotでも共有し、プロジェクトの進行状況を追跡・管理したいチーム
・案件の進捗状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応を行いたいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・boardで登録された案件をHubSpotに反映し、顧客対応の履歴を一元管理したいチーム
・顧客の問い合わせや問題をスムーズに対応するための連携を図りたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により、効率的な案件管理と営業活動が可能となります。
・顧客のニーズに基づいて戦略を迅速に調整し、成果を最大化することができます。
■注意事項
・HubSpot、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
ecforceで受注情報が登録されたらHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
ecforceで受注が発生するたびに、HubSpotへ手作業で顧客情報を登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ecforceで受注情報が登録されると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、手作業による顧客管理の手間を省き、より迅速なマーケティング活動に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ecforceの受注情報をHubSpotに手入力しており、手間を感じているEC担当者の方
- HubSpotを活用した顧客管理を効率化し、データ入力の自動化を検討している方
- 手作業による転記ミスをなくし、顧客データ管理の精度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ecforceで受注が発生すると自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、氏名や連絡先の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ecforceとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてecforceを選択し、「受注情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの作成」アクションを設定し、ecforceから取得した顧客情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコンタクトを作成する際、ecforceから取得したお客様の氏名やメールアドレス、住所といった動的なデータを、HubSpotの各プロパティに自由に紐付けることができます。
- また、コンタクトのプロパティに対して、特定のキャンペーン名など任意のテキストを固定値として入力することも可能です。
■注意事項
- ecforceとHubSpotをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新
試してみる
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
◼️設定方法
1.HubSpot、クラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルからHubspotの取引IDを抽出」というオペレーションで、取引IDを取得します。
4.そのため、クラウドサインで書類を送る際に事前にHubspotの取引IDを書類名などに含んでおく必要がありますのでご注意ください。
5.HubSpotの「取引ステージを更新」というオペレーションで、クラウドサインから取得した情報をもとに対象の取引を検索し、ステージを更新します。
6.必要に応じて、取引に関連するその他の情報を更新することもできます。
7.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・HubSpotの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・クラウドサインの書類情報からHubspotの取引IDなどを抽出する必要があるため、クラウドサインでの書類送付時にこれらの情報を含んでください。
スマレジで会員が登録されたら会員情報をHubSpotに登録する
試してみる
■概要
スマレジで会員が登録されたら会員情報をHubSpotに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.会計ツールとしてスマレジを導入している店舗運営者
・スマレジに登録された会員情報を別のツールに転記して利用している方
・情報の転記作業を自動化して、情報管理を効率化したい方
2.CRMツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotに情報を集約させて会員情報を一元管理したい方
・他部署への情報共有用としてHubSpotに会員情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
毎回手作業でスマレジからHubSpotへ情報転記していると大変だと思います。
特に管理している情報が多いと、その分負担も大きくなります。
人間の手で行う業務が多いと、ヒューマンエラーのリスクも高くなり、正確なデータ管理ができなくなってしまいます。
そこでこのテンプレートを活用すると、上記のような課題解決に貢献します。
手作業で行う業務が自動化されるため、作業負担が軽減されると同時にヒューマンエラーのリスクも低減します。
その結果、正確なデータ管理を実現することができます。
データの不備による機会損失を未然に防止できるため、売上の向上につながります。
■注意事項
・スマレジとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
フォームの問い合わせをDifyで翻訳し、HubSpotにチケット登録する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせに対し、翻訳ツールでの翻訳とHubSpotへの手入力に手間や時間を要していませんか。
手作業による対応は、コミュニケーションの遅延や入力ミスを招く原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受け付けた問い合わせをDifyが自動で翻訳します。
さらに、HubSpotにチケットとして自動で登録するため、多言語での顧客対応プロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からの問い合わせ対応で、翻訳とHubSpotへの入力作業に課題を感じている方
- DifyとHubSpotを活用し、顧客対応の初動を迅速化したいと考えている方
- 多言語での顧客サポート体制を、人的リソースを増やさずに強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信から翻訳、HubSpotへのチケット作成までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動での翻訳やデータ転記が不要になるため、翻訳ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DifyとHubSpotをYoomと連携します。
- フォームトリガーを選択し、問い合わせを受け付けるフォームの項目を設定します。
- 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを選択し、フォームで受け付けた問い合わせ内容を翻訳するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを選択し、Difyで翻訳されたテキスト情報をもとにチケットを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで取得した問い合わせ内容や顧客情報といった値を後続のDifyやHubSpotのアクション内で変数として埋め込み、動的な処理を実現できます。
- HubSpotでチケットを作成する際に、翻訳結果やフォームから取得した顧客情報などを引用できます。
■注意事項
- Dify、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookを使った自動化例
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointやOneDriveへ自動で保存したり、受信メールの内容をMicrosoft Excelにレコード追加したりできます。
さらに、受信した英文レビューをDeepLで翻訳してSlackへ通知することや、Zendeskへのチケット作成といったカスタマーサポート業務の自動化も実現できます。
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお客様からの問い合わせや通知メールを、都度Zendeskに手入力してチケットを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや転記ミスに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でZendeskにチケットを作成できます。これにより、カスタマーサポート業務の効率化と対応品質の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZendeskを併用し、顧客対応を行っているカスタマーサポート担当者の方
- メールからのチケット起票を手作業で行っており、対応漏れや遅延に課題を感じている方
- 定型的なチケット作成業務を自動化し、より重要な顧客対応に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でZendeskにチケットが作成されるため、手作業での転記時間を短縮することができます。
- 手動でのチケット作成時に起こりうる、情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのOutlookアカウントとZendeskアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したメール情報を元にチケットが作成されるように紐付けを行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、チケット作成の対象としたいメールのキーワードや、監視対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。また、フローが起動する間隔も調整が可能です。
- Zendeskのチケット作成オペレーションでは、ご利用のZendeskアカウントのサブドメインを指定します。また、チケットの件名や詳細に、受信メールの件名や本文といった情報を動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した英文レビューをDeepLで翻訳しSlackに通知する
試してみる
■概要
海外顧客からのレビューなど、Outlookで受信した英文メールの対応に手間を感じていませんか。内容を把握するために都度翻訳し、チームに共有する作業は定型業務でありながらも時間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、DeepLでの自動翻訳からSlackへの通知までを自動化でき、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からのレビューや問い合わせメールの翻訳と共有に時間を要している方
- Outlook、DeepL、Slackを日常的に利用し、手作業での連携に非効率を感じている方
- 複数ツールを跨ぐ定型業務を自動化し、対応漏れや遅れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信から翻訳、通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた情報共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳のし忘れや、Slackへの転記ミスなどを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確な情報共有体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、DeepL、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDeepL APIの「テキストを翻訳」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を翻訳します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャンネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名に含まれるキーワードや対象のフォルダ、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- DeepL APIでの翻訳アクションでは、翻訳対象のテキスト（メール本文など）や、翻訳後の言語（日本語、中国語など）を自由に指定できます。
- Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージ内容を業務に合わせて柔軟に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、DeepL、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知する
試してみる
■概要
TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単に連携設定を行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. TimeRexを利用してスケジュール管理を行っている方
・スケジュールが多く、手動での通知設定が煩雑だと感じている方
・作業や会議の予定を適切に把握し、忘れずに対応したいと考える方
2. Outlookを利用してメールや予定の管理をしている方
・Outlookを日常的に使っていて、他のツールとのスムーズな連携を求めている方
・通知の遅れや漏れを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、TimeRexで日程調整完了後、Outlookで自動的にメールを送信できます。
TimeRexには元々メール送付機能がありますが、Yoomの連携を利用することで、より柔軟なメール内容を自動送信することができます。
例えば、会議の当日までに目を通して欲しい資料がある場合は、あらかじめ送付したい資料を添付して自動送信することが可能です。
これにより、資料送付の手間を省くことができるので、作業時間の短縮につながります。
余った時間を他の業務に活用することで、生産性向上にも寄与するでしょう。
■注意事項
・TimeRexとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Trelloのカードが完了リストに移動したらOutlookメールで通知を送る
試してみる
■概要
Trelloで管理しているタスクが完了リストに移動した際、その都度関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手動での連絡は対応漏れが発生する可能性もあり、プロジェクトの進行に影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Trelloのカードが特定のリストに移動したことを自動で検知し、Outlookから関係者へメールで通知できるため、こうした情報共有の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloでタスク管理を行っており、完了報告を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による進捗報告に時間を取られ、コア業務に集中できていないチームメンバーの方
- チーム内の情報共有を円滑にし、報告の抜け漏れをなくしたいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloでカードが完了リストへ移動すると自動でメールが送信されるため、手動での状況確認や報告メール作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うことで、連絡のし忘れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでTrelloを選択し、「カード情報が更新されたら（Webhook）」を設定して、監視対象のボードを指定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を利用し、カードが「完了」リストに移動した場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合に関係者へ通知メールを自動送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文には、トリガーで取得したTrelloのカード名や担当者、更新日時といった情報を、変数として差し込んでカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
- 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
- フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。
■注意事項
- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後の情報共有、手作業で行っていませんか。録画を探し、議事録を作成して、Outlookでメールを作成・送信するといった一連の作業は、手間と時間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データからAIが議事録を自動で作成し、Outlookで関係者へ共有するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの定例会議が多く、議事録の作成や情報共有に手間を感じている方
- 手作業による情報伝達で、共有漏れや遅延などの課題を抱えているチームリーダーの方
- Outlookを使った定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の録画共有から議事録作成、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による共有内容の誤りや共有漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」します。
- 次に、音声文字起こし機能で、ダウンロードした録画データからテキストを抽出します。
- AI機能のアクションで、文字起こししたテキストを要約し、議事録を作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、宛先や本文（要約した内容など）を設定し、メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションでは、ミーティングIDにトリガーで取得した値を設定してください。
- 音声文字起こし機能では、音声ファイルに前段のオペレーションでダウンロードしたZoomのレコーディングファイルを選択します。
- AI機能で要約するテキストは、音声文字起こし機能によって出力されたテキストデータを選択してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を任意に設定でき、AIによる要約結果など、前のステップで取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
■注意事項
- ZoomとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回は、OutlookとHubSpotを連携し、問い合わせ対応を自動化する方法についてご紹介しました。この仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認からHubSpotへのチケット起票までの一連の作業を完全に自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎます。
これにより、担当者は問い合わせへの初動対応を迅速かつ正確に行えるようになり、単純な転記作業から解放されることで、より複雑な顧客課題の解決や関係構築といった本質的な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：チケット作成以外にコンタクトの作成も可能ですか？
A：
はい、可能です。
HubSpotのAPIアクションは以下のリンクをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の確認方法を教えてください
A：
失敗になった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：HubSpotの更新をOutlookに通知できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックして、オペレーション選択画面でOutlookを選択もしくは検索してオペレーションを追加してください。
