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「HubSpotでの顧客管理と、Outlookでのメール対応を別々に行っていて連携が大変…」
「Outlookに届いた問い合わせメールを、一件ずつ手作業でHubSpotのチケットに転記しているけど、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、日々の業務で利用するHubSpotとOutlook間の手作業による情報連携に、課題を感じてはいませんか？
このような定型的ながらも重要な作業に時間を取られてしまうと、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務が後回しになりがちです。
もし、Outlookで受信した特定のメールの内容をもとに、HubSpotへ自動でチケットを作成する仕組みがあれば、これらの手作業から解放されるはずです。顧客対応のスピードと質を格段に向上させながら、ヒューマンエラーのリスクも無くすことができるので、より付加価値の高い業務に専念できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、専門知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化していきましょう！
YoomにはHubSpotとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
それでは、さっそく実際にHubSpotとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Outlook
[Yoomとは]
今回はOutlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
【Outlookのマイアプリ連携】
以下の手順とナビをご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【HubSpotのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう！
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここから「Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する」フローを設定していきます！
まずは、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
API接続設定画面で必須項目を入力します。
「トリガーの起動間隔」は、5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
※ここで指定したフォルダに格納されたメールが、検知の対象になります。
ここで、Outlookの画面に移動し、テスト用にメールを送信しましょう！
※今回は、以下のメールを受信した想定で、解説を進めていきます。
Yoomの画面に戻って、「キーワード」を設定しましょう！
「キーワード」は、先ほどテスト送信したメールに含まれるキーワードを直接入力します。
※ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信した際にフローボットが起動します。
「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、先ほどOutlookで受信した内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。
問題がなければ「完了」をクリックしましょう。
赤枠をクリックしましょう！
ここでは、先ほど受信したメール本文からデータを抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
下図のように、Outlookのトリガー設定で取得した値を設定してください。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に設定してもOKです！
テストが成功したら「完了」をクリックしましょう！
いよいよ最後の設定です！
ここでは、HubSpotにチケットを作成する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
必須項目を入力していきます！
「チケット名」は、「テキストからデータを抽出」設定で取得した値から選択してください。
「チケットの説明」は、デフォルトで設定されていますが、自由に設定してOKです！
任意の文章と取得した値を組み合わせて設定しましょう！
「パイプラインステージ」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
今回は、以下画像のように設定しました。
HubSpotにチケットが追加されましたね！
以上で、フローボットの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
HubSpotやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。HubSpotを使った自動化例
HubSpotのコンタクトが特定のステータスになった際にGoogle ドキュメントで書類を発行したり、HubSpotへフォーム送信時にGoogle Chatへ通知を送ったりできます。
また、HubSpotの情報を使用してのマネーフォワード クラウド請求書やMisocaへの取引先追加、クラウドサインでの締結完了に伴うHubSpotの取引ステージの更新など、営業・請求業務の効率化が可能です。
HubSpotからMisocaに取引先を追加するフローです。
■概要
「HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する」ワークフローは、ワンクリックで予定作成をすることができます。
Googleカレンダーに直接アクセスする必要がないため、利便性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを利用してクライアント情報を管理している方
・HubSpotのコンタクト情報を迅速に活用したいと考えている営業担当者
・Googleカレンダーを用いてスケジュール管理を行っている方
・営業活動をよりスピーディに進めたいと考えている方
・HubSpotの情報とGoogleカレンダーを連携させて、手間を省きたい方
・手動のデータ入力や予定作成に時間をかけず、自動化を目指している方
■注意事項
・HubSpotとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
HubSpotの情報を使って、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を追加するフローです。
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行するフローです。
■注意事項
・HubSpotとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardに案件が登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
ecforceで受注情報が登録されたらHubSpotにコンタクトを作成するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを成約に更新します。
スマレジで会員が登録されたら会員情報をHubSpotに登録するフローです。
■概要
「フォームの問い合わせをDifyで翻訳し、HubSpotにチケット登録する」フローは、多言語の問い合わせ対応を効率化する業務ワークフローです。
問い合わせフォームから送信された内容をDifyで自動翻訳し、HubSpotにチケットとして登録することで、異なる言語の顧客対応をスムーズに行えます。
これにより、グローバルな顧客基盤を持つ企業の業務効率が大幅に向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多言語での顧客対応を必要とするカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせフォームのデータをHubSpotで一元管理したいマーケティング担当者の方
・DifyとHubSpotを活用して業務を自動化し、効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・国際的な顧客基盤を持ち、迅速な対応を求められる営業チームの方
・多様な言語の問い合わせを迅速かつ正確に処理したいサポートチームの方
■注意事項
・Dify、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookを使った自動化例
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointやOneDriveへ自動で保存したり、受信メールの内容をMicrosoft Excelにレコード追加したりできます。
さらに、受信した英文レビューをDeepLで翻訳してSlackへ通知することや、Zendeskへのチケット作成といったカスタマーサポート業務の自動化も実現できます。
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成するフローです。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信した英文レビューをDeepLで翻訳しSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外ユーザーからのフィードバックをメールで受け取っている方
・DeepLでの翻訳とSlackでの通知を活用することで、外国語レビューの共有を迅速化したい方
・英語での商品レビューを常時モニタリングする必要があるマーケティング担当者
・複数言語の顧客対応を行っているカスタマーサポート担当者
■注意事項
・Outlook、DeepL、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知するフローです。
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
■概要
「Trelloのカードが完了リストに移動したらOutlookメールで通知を送る」フローは、タスク管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
Trelloでタスクが完了リストに移動すると自動的にOutlookに通知メールが送信され、チーム全体で進捗を共有できます。
これにより、プロジェクトの透明性が高まり、メンバー間の連携が強化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを使ってプロジェクト管理を行っているチームリーダーの方
・Outlookを日常的に利用しており、業務連絡の効率化を図りたい方
・タスク完了時に自動で通知を送りたいと考えている方
・チーム内での情報共有を迅速に行いたいビジネスパーソン
■注意事項
・Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、Typeformで収集したデータを自動的にOutlookのタスクとして登録する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォーム入力からタスク管理までのプロセスをスムーズに連携させ、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、効率的な業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで顧客アンケートやフィードバックを収集している方
・Outlookを使用してタスク管理を行っているビジネスプロフェッショナルの方
・データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・フォームから直接タスクを生成し、管理業務をシンプルにしたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録を自動でOutlookに共有するワークフローです。会議の内容を迅速にチームに伝達し、情報の共有漏れを防ぐことができます。また、手間のかかる手作業を自動化し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとOutlookを日常的に使用しており、会議後の情報共有に時間をかけているビジネスパーソン
・チーム内での議事録や録画リンクの共有プロセスを標準化・自動化したいと考えている管理者
・情報共有のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている企業のIT担当者
■注意事項
・ZoomとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
今回は、OutlookとHubSpotを連携し、問い合わせ対応を自動化する方法についてご紹介しました。この仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認からHubSpotへのチケット起票までの一連の作業を完全に自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎます。
これにより、担当者は問い合わせへの初動対応を迅速かつ正確に行えるようになり、単純な転記作業から解放されることで、より複雑な顧客課題の解決や関係構築といった本質的な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：チケット作成以外にコンタクトの作成も可能ですか？
A：
はい、可能です。
HubSpotのAPIアクションは以下のリンクをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の確認方法を教えてください
A：
失敗になった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：HubSpotの更新をOutlookに通知できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックして、オペレーション選択画面でOutlookを選択もしくは検索してオペレーションを追加してください。
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