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「GmailとOutlook、両方使っているけど情報の行き来が面倒…」
「Gmailに届いたお客様からの重要な問い合わせを、チームで使っているOutlookにも共有したいけど、毎回手作業で転送するのは手間だし、忘れてしまうこともある…」
このように、ビジネスシーンで併用されることが多いGmailとOutlook間の手作業での情報連携に、非効率さや共有漏れのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、その内容を自動的にOutlookに通知したり、情報を連携できる仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放され、情報の共有ミスを防ぎ、より本来集中すべき重要な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに導入して、日々の業務をぐっと楽にすることが可能です！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有やデータ転記を自動化できます。
例えば、Gmailで受信したメールの内容をAIで要約してOutlookに通知したり、添付ファイルを自動で処理するなど、様々な業務を効率化することが可能です。ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
毎日大量に届くメールの中から重要な情報を素早くキャッチし、チームメンバーに共有するのは大変な作業です。
しかし、この自動化を導入することで、Gmailで受信したメール本文をAIが自動で要約し、<span class="mark-yellow">要点だけをOutlookのメールでチームに共有できる</span>ため、情報共有のスピードと正確性が格段に向上します。
この連携は、AIによる要約のように受信データを加工して連携する処理の一例であり、長文メールの読解にかかる時間を削減します。
Gmailで請求書や契約書などのPDFファイルを受け取った際に、内容を確認して手入力で転記する作業は時間がかかり、ミスも発生しがちですが、この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">受信した添付ファイルからOCR機能でテキスト情報を自動で抽出し、その内容をOutlookで関係者に通知</span>できます。
これにより、手入力の工数を完全にゼロにし、転記ミスを防ぎながら迅速な書類処理を実現することが可能です。
それでは、さっそく実際にGmailとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Outlookで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
事前準備
テスト用にGmailにメールを送信します。
このメールのテキストを要約し、Outlookに通知する流れです。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Gmailを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGmailのマイアプリ登録は完了です。
Outlookの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Outlookを検索し、クリックしてください。
Microsoftのサインイン画面に移行するのでメールアドレスなどを入力し「次へ」をクリックします。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
これでOutlookのアプリ連携は完了です！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードを入力します。
今回は「至急」というキーワードに一致したメールを絞り込むように設定しました。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、テキストを要約する設定を行います。
要約対象のテキストは、前項で取得した値を使用して設定します。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値が反映されます。
要約の条件を任意で設定します。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、要約された内容が表示され、値も取得されます。
確認し「保存する」をクリックしてください。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、Outlook側の通知メールの送信設定を行います。
※Outlookについて：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下に進みます。
「To」には、メールを送信する宛先(メールアドレス)を直接入力します。
件名と本文を入力します。
本文に前項で取得した値から「要約結果」などを選択できます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローが実行されるたび新しい値が反映されます。
入力したら、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面で、メール送信のテストをします。
内容を確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、Outlook側にメールが送信されます。
確認し、「保存する」をクリックします。
エラー表示があった場合は、以下をご確認ください。
エラー：送信先メールアドレスの形式が不正です。の原因・対応方法 | Yoomヘルプセンター
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Outlookで通知する方法は以上です。
今回はGmailからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
会社のOutlookで受信した重要なメールを、個人で使っているGmailに転送して管理したい場合などに、この自動化が役立ちます。
Outlookで受信したメール本文をAIが自動で要約し、<span class="mark-yellow">その要点だけをGmailに送信できる</span>ため、移動中などでもスマートフォンから素早く内容を確認でき、情報の見落としを防ぎます。
Outlookに届いた請求書や各種書類の添付ファイルを、後で確認するためにGmailに転送したり、内容を別途記録したりする手間を省けます。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">Outlookに添付されたファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容をGmailに送信できる</span>ので、重要書類の確認漏れを防ぎ、情報の整理や後からの検索も容易になります。
Yoomでは、GmailとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailで受信した配送データや音声データをOCRや文字起こしで自動的に分析・変換し、AirtableやGoogleスプレッドシートに登録できます。
また、特定のキーワードを含むメールをトリガーにGoogleスプレッドシートを更新したり、AIでCMSのテキストを生成してExcelに記録したりと、受信メールの処理を効率化できます。
Outlookでタスクが作成されたら、StreakやClickUpにもタスクを自動で追加できます。また、特定の件名のメールを受信したらTeamleaderに会社情報を作成したり、名刺画像を読み取ってApolloにコンタクトを作成したりと、Outlookを起点とした様々な情報連携を自動化できます。
GmailとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの転送や内容の転記といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報共有の漏れや遅れを心配することなく、常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる時間と環境が生まれます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できますので、もし日々のメール対応の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：他の条件でメールを絞れますか？
A：Gmailがトリガーの連携では、この他に特定のラベルでメールを絞り込むことが可能です。
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：テンプレートの処理を自由に変更できますか？
A：はい可能です。例えばAIの要約を削除したり、通知する手段を別のツールに変更することもできます。
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