■概要
Gmailで受信した特定の情報を基にCMS用のテキストをAIで作成し、さらにその内容をMicrosoft Excelへ手作業で記録する業務に手間を感じていませんか？
このような一連の作業は時間がかかる上に、手入力によるミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailの受信をきっかけに、AIによるCMSテキストの生成からMicrosoft Excelへの自動記録までを実現し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの情報を基にAIでコンテンツを生成し、手動でExcelに転記している方
- CMS記事の作成効率化とMicrosoft Excelでのデータ管理自動化を検討している方
- コンテンツ作成に関する定型業務を自動化し、本来の業務へ注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの特定メール受信からAIによるテキスト生成、Microsoft Excelへの記録までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、AIへの指示内容の誤り、記録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローが起動する条件を指定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「CMSテキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を基にCMS用のテキストをAIで作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストや関連情報を指定のファイルに自動で記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなるメールに含まれる「キーワード」を任意で設定してください。これにより、特定のメールのみを対象とした自動化が可能です。
- テキスト生成機能のオペレーションでは、生成するCMSテキストの「文字数」や、どのような内容・形式のテキストを生成するかといった「プロンプト」、そして「出力したい言語」を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでレコードを追加する際には、どのファイルのどのシートに、どの情報を「追加するレコードの値」として記録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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