Outlookで特定条件に合うタスクが作成されたら、ClickUpにも追加する

■概要

Outlookで管理しているタスクを、プロジェクト管理ツールのClickUpに一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや共有忘れといったミスも起こりがちです。
このワークフローは、Outlookで特定のタスクが作成された際に、自動でClickUpにもタスクを追加するものです。ClickUpとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の二重入力をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けた依頼をClickUpで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• ClickUpとOutlookを併用し、チームのタスク共有の抜け漏れを防ぎたいマネージャーの方
• タスクの二重入力をなくし、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクが作成されると自動でClickUpにタスクが追加され、これまで手作業での転記にかかっていた時間を短縮します
• 手動での情報入力が不要になるため、タスクの登録漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとClickUpをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 最後に、オペレーションでClickUpを選択し、「タスクを作成」アクションを設定し、Outlookのタスク情報を基にタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Outlookで作成されたタスクの件名や重要度など、特定の条件を任意で設定し、条件に合致するタスクのみを連携させることが可能です
• ClickUpでタスクを作成する際に、Outlookのタスク情報をどの項目に紐付けるか、タスクの担当者や期限などを任意で設定してください

■注意事項‍

• OutlookとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。