OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでWordに変換しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

取引先から送られてくるPDFファイルの取り扱いに、手間や時間を取られていませんか。特に内容を編集したい場合、手作業でPDFを編集可能なWord形式に変換し、リネームして所定のフォルダへ格納するのは、手間がかかる上にミスの原因にもなります。このワークフローは、Outlookで特定のPDFファイルを受信すると、RPAが自動でWordに変換し、Microsoft SharePointへ格納するため、ファイル変換と管理に関わる一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPDFを編集可能なWordファイルへ変換しており、手作業をなくしたい方
• OutlookとMicrosoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
• 手作業によるファイルの格納ミスや命名規則の間違いを防ぎ、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、PDFからWordへの変換、ファイル名の変更、格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
• 一連のプロセスを自動処理するため、ファイル変換時のミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. RPA機能を使い、ダウンロードしたPDFファイルをWord形式に変換するためのブラウザ操作を設定します。
6. データ変換機能の正規表現を使い、ファイル名を任意のルールに沿って置換します。
7. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・リネームしたファイルを指定の場所に格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意に設定可能です。
• 分岐機能では、メールの送信元アドレスや添付ファイル名といった取得情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、PDFからWordへの変換に利用したいWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の業務に合わせて設定できます。
• Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。