HubSpotとマネーフォワード クラウド会計を連携して、HubSpotのフォームで送信された取引先情報をマネーフォワードクラウド会計に登録する方法

ステップ1：HubSpotとマネーフォワード クラウド会計をマイアプリ連携

HubSpotとマネーフォワード クラウド会計をYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「HubSpot」と入力し、検索結果からHubSpotを選択します。

2.表示された画面で、「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしてください。

次の画面で、Eメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次に、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

次の画面で、Eメールに送信されたコードを入力して、「ログイン」をクリックしてください。

3.続いてマネーフォワード クラウド会計をマイアプリ登録します。
HubSpotの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「マネーフォワード クラウド会計」と入力し、検索結果からマネーフォワード クラウド会計を選択します。
次の画面で、アカウントを選択します。

次に、事業者を選択し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、「許可」をクリックしてください。

マイアプリにHubSpotとマネーフォワード クラウド会計が表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるHubSpotのトリガー設定と、その後のマネーフォワード クラウド会計のオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】HubSpotのフォームで送信された取引先情報をマネーフォワードクラウド会計に登録する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「取引先を作成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「取引先名称」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、HubSpotとマネーフォワードクラウド会計の連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のHubSpotとマネーフォワード クラウド会計を使った自動化例

その他にもYoomにはHubSpotとマネーフォワード クラウド会計を使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。このフローを活用すれば、メール送信の手間を省き、業務効率化に繋がります。また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができるでしょう。これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、売上向上に繋がるでしょう。

2.HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。このフローを利用すると、HubSpotでコンタクトが登録された際、そのデータを自動でMicrosoft Excelに反映できます。手作業が不要になることで、担当者の負担軽減や作業時間の短縮、転記ミス防止につながります。

3.Google スプレッドシートでステータスが変更されたらマネーフォワード クラウド会計に仕訳データを登録する
Google スプレッドシートでステータスが変更されたらマネーフォワード クラウド会計に仕訳データを登録するフローです。Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド会計を連携させることで、ステータスの変更に応じて自動的に仕訳データが登録され、手作業での入力が不要になり、時間と労力の節約が実現するでしょう。また、データの一貫性が保たれ、入力ミスが減るため、正確な会計データの維持に繋がります。このフローを活用することで、業務効率の向上と経理業務の精度向上が期待できるでしょう。

HubSpotとマネーフォワード クラウド会計の連携メリットと具体例

メリット1：データ入力作業の削減と効率化の実現

HubSpotのフォームから送信された取引先情報を、マネーフォワード クラウド会計に自動登録することで、手動でのデータ入力作業の大幅な削減が期待できます。例えば、営業担当者が取得した顧客情報を経理部門に転記する手間が省け、人的ミスのリスクを低減するでしょう。また、情報がすぐにシステムに反映されるため、スピーディーな対応が求められる商談にも効果的でしょう。複数部署で情報を共有する際、コミュニケーションを簡略化し、業務効率向上に繋がります。

メリット2：会計処理のタイムリー化

HubSpotからマネーフォワード クラウド会計への情報連携により、取引情報がスピーディーに会計システムに反映されます。これにより、経理担当者が手動でデータを入力するタイムラグを解消し、スピーディーな会計処理が可能になるでしょう。例えば、月次の締め作業や決算業務において、必要なデータがすぐに利用できるため、業務の遅延防止に繋がります。これにより、経営判断に必要な財務情報をタイムリーに提供でき、企業全体の意思決定をサポートします。

メリット3：業務プロセス全体の見える化

取引先情報の自動登録を導入することで、業務プロセス全体の見える化に繋がります。例えば、HubSpotで取得した顧客情報がどのようにマネーフォワード クラウド会計に連携されているかを一目で把握できるでしょう。これにより、各業務の進捗状況や問題点を早期に発見し、スピーディーな対応が可能となるでしょう。さらに、業務フローが明確になることで、スムーズな新入社員の教育や業務の引き継ぎが期待できます。

まとめ

今回は、HubSpotとマネーフォワード クラウド会計を連携させ、HubSpotのフォームで送信された取引先情報をマネーフォワードクラウド会計に登録する方法をご紹介しました。HubSpotとマネーフォワード クラウド会計の連携により、データ入力作業の削減や会計処理のタイムリー化、業務プロセスの見える化が実現するでしょう。
これらのメリットは、業務効率の向上だけでなく、ミスの削減や情報共有の円滑化にもつながります。
Yoomで自動化を導入するには特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力するだけなので操作も簡単です。
自社の業務課題を解決する一助として、ぜひ、この連携の導入を検討してみてください。