HubSpotとマネーフォワード クラウド会計を連携して、HubSpotでステータスが変更されたらマネーフォワード クラウド会計に取引先を自動登録する方法

ステップ1:HubSpotとマネーフォワード クラウド会計をマイアプリ登録

HubSpotとマネーフォワード クラウド会計をYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズになります。

まず、HubSpotのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

アプリ一覧からHubSpotを探すか、検索欄で検索します。

以下の画面が表示されるので、HubSpotにログインしてください。

次に、マネーフォワード クラウド会計のマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、検索機能を活用してマネーフォワード クラウド会計を検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、「メールアドレス」を入力してください。

以下の画面が表示されるので、パスワードを入力しましょう。

次に、事業者を選択し、「次へ」をクリックしてください。

最後に右下の「許可」をクリックします。

HubSpotとマネーフォワード クラウド会計がマイアプリに表示されていれば、設定は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初に、HubSpotの設定を行うので、「会社が作成または更新されたら」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くマネーフォワード クラウド会計のオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「HubSpotと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「トリガーアクション」→会社が作成または更新されたら
  

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、ライフサイクルステージが「customer」かそうでないかによって分岐する設定を行うので、「コマンドオペレーション」をクリックします。
HubSpotのライフサイクルステージが「customer」(顧客)というステータスを検知する前提で設定を行います。
※分岐は一部有料プランで利用できる機能（オペレーション）です。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自身で変更可能

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→会社が作成または更新されたら
• 「アウトプット」→ライフサイクルステージ

分岐条件

「ライフサイクルステージ」、「値と等しい」、「customer」

次に、マネーフォワード クラウド会計の設定を行うので、「取引先を作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「マネーフォワード クラウド会計と連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「アクション」→取引先を作成
  

以下の画面が表示されたら、「取引先名称」を設定します。
HubSpotのアウトプットを使用し、設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
他の項目も同じように設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、HubSpotとマネーフォワード クラウド会計の連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のHubSpotやマネーフォワード クラウド会計を使った自動化の例

他にもHubSpotやマネーフォワード クラウド会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.HubSpotのフォームで送信された取引先情報を自動的にマネーフォワードクラウド会計に登録するフローです。
HubSpotのフォームで取得した取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に自動で取引先を登録できるため、手間が省けます。
手動でのデータ登録が不要になるため、担当者の負担を軽減することができます。

2.Googleフォームで申請された取引先情報を自動的にマネーフォワード クラウド会計に登録するフローです。
Googleフォームで取引先情報の申請を行っている方におすすめの自動化です。
フォームで取得した取引先情報を基にマネーフォワード クラウド会計で取引先を自動登録できるので、登録作業の時間を短縮できます。

3.Google スプレッドシートでステータスが変更されたら、マネーフォワード クラウド会計に仕訳データを自動登録するフローです。
Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーに、マネーフォワード クラウド会計に仕訳データを登録できるため、正確に会計データを管理できるでしょう。
スピーディーに登録されるので、スムーズにデータを活用できます。

HubSpotとマネーフォワード クラウド会計の連携メリットと具体例

メリット1:取引先の登録手間が省ける

HubSpotとマネーフォワード クラウド会計の連携により、取引先の登録手間を省くことができるでしょう。
たとえば、Airtableのライフサイクルステージが「Customer（顧客）」に変更されると、マネーフォワード クラウド会計に取引先情報が自動登録されます。
これにより、<span class="mark-yellow">Airtableのステータスが更新されるたびに、手作業で取引先を登録する手間が省け、時間短縮にもつながるかもしれません。</span>
さらに、会計部門は最新の取引先情報を取得でき、収支管理や請求書発行がスムーズになるでしょう。

メリット2:取引先を正確に登録できる

HubSpotのステータス更新をトリガーに、マネーフォワード クラウド会計に取引先が自動登録されることで、正確に取引先を登録できるかもしれません。
たとえば、取引先の登録ミスが発覚すると、後続業務に影響を及ぼしてしまうでしょう。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化を活用すれば、正確に取引先情報を登録できるため、ミスや漏れを防止できます。</span>
特に、ミスをなくすことは取引先と信頼関係を築く上で重要になるので、この自動化の活用は非常に有効と言えるでしょう。

メリット3:部門間の連携を強化できる

営業部門がHubSpotでステータスを更新すると、マネーフォワード クラウド会計に取引先が自動登録されるため、経理部門は最新のデータを取得できます。
この自動化により、取引先情報の共有手間と時間が短縮され、部門間の連携が円滑になるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">営業部門がAirtableのライフサイクルステージを更新すると、マネーフォワード クラウド会計に取引先情報が登録されるので、経理部門はスムーズに次の作業に移れます。</span>
これにより、営業部門と経理部門といった異なる部門間の連携が強化され、より円滑に業務を進められるかもしれません。

まとめ

自動化による取引先登録は、登録ミスのリスクを防止し、業務の正確性を高めることができるでしょう。
HubSpotのステータス更新をトリガーにマネーフォワード クラウド会計に取引先を登録できるため、取引先登録の手間を省くことができます。
さらに、異なる部門間での情報伝達の漏れや遅れを減らし、業務の流れを円滑にできるかもしれません。

Yoomの自動化は、コード入力が不要で、誰でもご利用いただけます。
今回のテンプレートを活用し、取引先登録の効率化を図りましょう。