kintoneとChatworkを連携して、kintoneでのレコード編集をChatworkに通知する方法

日々の業務でkintoneを利用していると、レコードの更新情報をいかに効率よく共有するかが課題になることがあります。その課題を解決する方法としておすすめなのが、kintoneとChatworkの連携です。この仕組みにより、データが編集されるたびにChatworkに通知を送ることで、対応漏れを防ぎつつ迅速な情報共有が可能になります。この記事では、誰でも簡単に設定できる連携方法と、実際の活用シーンを交えながら詳しく解説します。ノーコードで導入できる自動化連携ですので、ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

kintoneとChatworkを日常業務で活用している方
kintoneのデータ更新を迅速にチームへ共有したい方
部門間の情報連携や対応漏れ防止に課題を感じている方
業務プロセスの透明化や進捗管理の効率化を目指している方
kintoneとChatworkの連携でタスク管理を自動化したいと考えている方

kintoneとChatworkの連携メリットと具体例

メリット1:作業の迅速化と対応スピードの向上

業務中にkintoneのレコードが編集された際、手動で変更内容を確認するのは時間がかかります。しかし、Chatworkに通知が送られる仕組みを導入することで、レコード編集の情報を即座に共有できます。例えば、顧客情報が更新された場合、その内容がChatwork上の特定のグループチャットに通知されるため、関連するメンバーがすぐに対応可能になります。この仕組みにより、担当者間の連携がスムーズになり、業務の遅延を防ぐだけでなく、必要なアクションを迅速に実施することが期待できます。

メリット2:対応漏れの防止とタスク管理の精度向上

kintoneで記録された変更を見逃すと、対応が遅れたり、タスクが未完了のまま進んでしまうリスクがあります。Chatwork通知を活用することで、更新情報をリアルタイムで確認できるため、対応漏れを効果的に防止できます。例えば、受注データが更新された際に、営業担当やサポート担当へ自動通知を行うことで、次のアクションが明確になります。この仕組みは、特に対応が複数部門にまたがる場合に役立ち、タスク管理の精度向上にもつながります。

メリット3:プロセスの透明化と進捗状況の可視化

業務プロセスの透明性は、タスク管理やチーム運営に欠かせない要素です。kintoneでの編集内容をChatworkに通知することで、誰がどのような変更を行ったのかが全員に共有され、進捗状況が可視化されます。例えば、プロジェクトの進捗管理において、各担当者がkintoneで更新した作業状況がリアルタイムで共有されるため、チーム全体での把握が容易になります。この透明性により、業務プロセスの効率化が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、kintoneでレコードが編集されたらChatworkに通知する方法をご説明します。

[Yoomとは]

kintoneでのレコード編集をChatworkに通知する方法

kintoneのデータベースにレコードが登録されたことをkintoneのAPIを利用して受け取り、
Chatworkの提供するAPIを用いてChatworkの指定のチャンネルにkintoneで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回のフローは以下の４つのステップで進めていきます。

・Chatworkとkintoneをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・起点となるChatworkのトリガー設定と後に続くkintoneの通知設定
・トリガーをONにする

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

今回使用するテンプレートはこちらです。

ステップ1：kintoneとChatworkをマイアプリ連携

kintoneとChatworkのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
この時、「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが今回使用するのは「kintone」です。

以下の画像のような画面が表示されるので、kintoneで取得できる内容を入力していきましょう。
サービス連携方法は下記のヘルプ記事を参照ください。

kintoneのマイアプリ登録方法

連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。

kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法

入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。

マイアプリの画面にkintoneが表示されたらマイアプリ登録は完了です。
kintoneの登録と同様、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にChatworkを入力し表示された候補をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、赤枠の「許可」をクリックします。

連携が完了するとマイアプリの画面に戻りChatworkが表示されます。
これで今回使用するkintoneとChatworkのマイアプリ登録が完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。

ステップ3：起点となるChatworkのトリガー設定と後に続くkintoneの通知設定

フローボットの操作を行い、自動化設定を行います。
以下の赤枠内の箇所をクリックしましょう。

kintoneにてWebhookイベント受信設定を行います。
詳しい設定方法についてはこちらをご確認ください。
設定が完了したら「テスト」→「保存」をクリックしましょう。

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続いて以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

以下の画面にてアプリIDを入力し、「次へ」をクリックしましょう。

取得したいレコードの条件を入力し、テストを行います。
テスト完了後「保存する」をクリックしましょう。

Chatworkへの通知設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。

ChatworkのAPI接続設定を行います。
Chatworkで受け取るメッセージの内容を編集できます。

入力項目をクリックすると、連携したアプリから取得したアウトプットが表示されます。
アウトプットを使用することで、必要事項を簡単に入力することが可能です。

入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。‍

ステップ4：トリガーをONにして連携自動化の確認‍

最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。

以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。

kintoneやChatworkを使ったその他の自動化例

①Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する

Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。このフローを活用することで、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に繋がります。

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②kintoneでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録する

kintoneでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録するフローです。このフローを活用することで、kintoneでレコードのステータスが更新されたら企業情報を取得し、freee会計に取引先を自動で追加します。情報を引用し登録を行い手作業を大幅に省くことで、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報の登録につながります。

③ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。このフローを活用することで、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。

まとめ

kintoneとChatworkの連携は、情報共有の迅速化やタスク管理の効率化につながります。本記事でご紹介した方法を活用すれば、対応漏れを防ぎ、業務プロセスの透明化を図ることができます。Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。
説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてください。