kintoneとChatworkを連携して、名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知する方法

ステップ1：kintoneとChatworkをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

kintoneとYoomの連携

1.検索する

kintoneを検索します。

2.必須項目の入力

画像のように表示がされたら、必須項目を入力していきます。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。

3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示が出たら連携完了です。

ChatworkとYoomの連携

1.検索する

Chatworkを検索します。

2.Chatworkにログイン

ログイン画面が表示されます。
kintoneと連携したいアカウントでログインを行いましょう。‍

3.許可を押す

内容を確認し、許可を押してください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Yoomで作成した名刺アップロードフォームを起動し、AI-OCRで読み取る設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

「名刺データをアップロード」をクリックします。‍

4.名刺アップロードフォームの確認

名刺をアップロードするフォームの設定画面に移行します。
テンプレートを使用しているため、設定は完了済みです。

そのため、確認ができたら画面をスクロールし、下部にある「次へ」のボタンを押してください。

‍

テストで使用するため、名刺をアップロードします。
赤枠部分をクリックして選択してください。その後、保存を押します。

続けて、アップロードした名刺データをOCRで読み取る設定を行います。

1.アプリと連携する

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

2.内容の確認

テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
尚、読み取る文字列は赤枠部分で設定可能です。追加したいものがある場合は画面下部の補足のとおりに入力してください。

4.テストと保存

ここまで設定できたらテストボタンを押します。

赤枠部分のように、テスト成功と表示されます。これにより名刺データの読み取りが完了しました。

‍

尚、kintoneに格納可能なデータは、下部にあるアウトプットに記載されています。
ここまで設定が完了したら保存をクリックしてください。

ステップ4：kintoneに格納し、Chatworkにメッセージを送信する設定

1.アプリと連携する

kintoneのアイコンの「レコードを追加する」を選択してください。

2.データベースの連携

kintoneのどのアプリに名刺データを追加するのか設定します。赤枠部分をクリックしましょう。

クリックすると作成済みのアプリが一覧表示されるので、名刺データを保管したいものを選択しましょう。
選択することで設定が完了します。

次へを押します。

3.レコードを追加する

アプリに作成済みの項目が表示されます。各ボックスに名刺データを挿入しましょう。

例として、会社名のデータを挿入する設定を行います。ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。

先ほどOCRで読み取った名刺データが表示されます。
ボックスの項目名に等しいデータを挿入しましょう。

挿入できると画像のようになります。

同じように、その他のボックスにもデータを挿入していきましょう。‍

4.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

1.アプリと連携する

Chatworkのアイコンの「Chatworkに通知する」を選択してください。
次へを押します。

2.投稿先のチャンネルIDを設定する

どのルームにメッセージを送信するのか設定します。

ボックスをクリックするとルームが一覧表示されるので、kintoneに名刺データが登録された旨を受け取りたいルームを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。

3.メッセージの設定

次はChatworkに投稿するメッセージを設定します。

ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。

kintoneへのデータ登録時を同じように名刺データが表示されます。
Chatworkへ通知したいデータがある場合は挿入してください。

挿入できると画像のようになります。

記号などを用いることで読みやすくなるため、任意でデザインを変更するのがおすすめです。‍

4.テストの実行

メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：Sansanをトリガーにする

名刺管理ツールであるSansanをトリガーにすることで、Sansanに登録した名刺データを自動でkintoneに格納し、その旨をChatworkに送信可能です。
営業部がSansanで顧客データを管理し、経理部がkintoneで請求先を管理している場合などにご活用いただけます。

<span class="mark-yellow">Yoomはこのように、様々なSaasツールとの連携がプログラミング不要で行えます。</span>

アレンジ2：Google Driveをトリガーにする

Google Driveに名刺をアップロードするだけで名刺データがkintoneに格納されます。
その後Chatworkにも通知が届くため、メンバーとのスムーズな共有が見込めます。
このフローは、「名刺をGoogle Driveにアップロードする」という気軽なアクションだけで完了するため、Yoom初心者の方でも試しやすい構成と言えるでしょう。

kintone・Chatworkを使ったその他の自動化例

他にも、kintoneやChatworkを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1. kintoneでレコードが編集されたらChatworkに通知

会議に参加できなかったメンバーが会議内容を素早く理解可能になるかもしれません。文字起こしした会議データや長文の議事録などを要約することで、要点が把握しやすくなるはずです。

2.問い合わせフォームに入力された内容をkintoneのアプリに追加して、その旨をChatworkに通知する

フォームに届いた回答を自動振り分けします。回答のジャンル分けなどが容易になり、データ分析などが容易に行える可能性があります。

3.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する

ファイルデータをAIが読み取り、さらにその内容をChatGPTで要約することも可能です。資料の確認などにご活用ください。

kintoneとChatworkの連携メリットと具体例

メリット1：名刺データの登録作業の手間が省ける

今回のフローを手動で行う場合、名刺を確認しながらkintoneにデータをタイピングし、その後Chatworkにアクセスしてメッセージを作成することとなります。
自然な手順に則った方法ではありますが、数が多い場合には手間となってしまうかもしれません。
例えば、展示会での名刺交換や、キャンペーンの打ち出しによる顧客の増加があると、一連のフローを完了するまでに多くのリソースを割く必要が出てくるでしょう。
そこで今回の連携を導入すれば、このような手間を最小限に抑えられることが期待できます。効率的なデータ管理や共有が可能になるのではないでしょうか。

メリット2：名刺データのスムーズな共有により連携強化につながる

今回の連携により、新しい名刺データが登録されたことがChatworkに送信されるようになるため、スムーズな情報共有が可能になるはずです。
例えば、営業部が名刺を登録した際、経理部がそのデータをいち早く確認することで、新たな請求先データとして把握しやすくなるでしょう。また、マーケティングチームが登録した名刺を営業部が素早く認識することで、架電などのアクションに移りやすくなる可能性があります。
これにより、部署間の連携が強化されれば、生産性の向上も期待できます。

メリット3：名刺データの転記ミスが回避できる

kintoneへの名刺情報の登録が自動化するため、データの入力間違いを回避できる可能性が高まるでしょう。
例えば、手入力の場合はタイピングミスの懸念があります。また、名刺交換後に登録作業を行う時間が確保できなければデータの共有が行えません。
しかし、OCRを活用したkintoneとChatworkの連携を行うことで、このようなエラーは最小限に抑えられるはずです。結果として正しい名刺情報が保存され、データの正確性も向上することが見込めます。

まとめ

kintoneとChatwork連携により、名刺データの格納にかかる手間や作業時間が減少するはずです。また、業務フローが短縮されるため、効率アップにもつながるのではないでしょうか。
加えて、OCRを活用することでヒューマンエラーを回避できる可能性が高まり、正しい情報を保管しやすくなるかもしれません。
これにより業務改善ができれば、時間と労力を節約できる可能性があります。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携ができるため、自動化の導入をあきらめていた方でも気軽にお試しいただけます。ぜひこの機会にお役立てください。