Slackで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する方法

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「SlackとGoogleドキュメントを連携して、特定のルームに投稿された内容を追加する方法」というフローボットの作成方法を紹介します。

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Slackで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する方法

ステップ1：SlackとGoogleドキュメントをマイアプリ連携

SlackとGoogleドキュメントをYoomに接続し、マイアプリ登録を行います。

マイアプリ登録を事前に行うと、自動化設定がスムーズです。
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■Slack

ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

以下の画面が表示されたら、連携したいワークスペースのURLを入力してください。

以下の画面が表示されたら、プルダウンメニューから投稿先チャンネルを選択してください。
チャンネルを選んだら、「許可する」をクリックしてください。
なお、Slackの詳しいマイアプリ登録については、こちらを参照してください。

これで、Slackのマイアプリ登録は完了です。
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■Googleドキュメント

以下の画面が表示されるので、規約を読み「次へ」をクリックします。

YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています 続行を押しましょう。認証画面に移行したら、権限を全て許可するを選択してください。

画面が切り替わり、上記の表示が出れば連携完了です。

ステップ2：Slackで特定のチャネルに投稿されたら起動するトリガーの設定

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

「【コピー】Slackで特定のチャネルに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する」をクリックします。

Slackのアイコンの「アプリトリガー」をクリックします。

トリガーアクションとして、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を選択します。
入力が終わったら「次へ」をクリックしてください。

■トリガーの起動間隔

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■チャンネルID

ボックスをクリックすると一覧が表示されますので、候補から設定しましょう。

設定が完了したら、テストボタンを押してください。
テスト成功と表示されたら完了です。

保存をクリックしてください。

ステップ3：Googleドキュメントにテキストが追加されたら起動するアクションを設定

Googleドキュメントのアイコンの「アプリと連携する」をクリックしましょう。

連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、必要項目を入力したら「次へ」をクリックします。

上記画面が表示されたらドキュメントIDを設定しましょう。

次に、追加するテキストを設定します。
項目内にはSlackのアウトプットが表示されます。今回は、「メッセージ内容」を選択してください。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーボタンを ON にする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したテンプレート
Slackで特定のチャネルに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する方法

SlackやGoogleドキュメントを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSlackやGoogleドキュメントのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

SlackとGoogleドキュメントのその他の自動化例

Yoomのフォーム機能を活用して、フォームに回答があったら雇用契約書を発行しSlackに通知することもできます。
また、GoogleフォームとChatGPTと連携して、送信された質問に対しChatGPTで回答を生成後に、Googleドキュメントへ追加して通知することも可能です。

情報管理が容易に行えそうですね。

Slackを活用した自動化例

受け取った特定の内容を通知する

特定のキーワードに基づいた自動通知により、手動での確認作業をなくせる可能性があります。

Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら登録・追加する

自動化によって、課題作成におけるヒューマンエラーを防止でき、安定した課題管理プロセスを維持できそうです。

Slackで送信されたファイルを格納・保存する

手動でのファイル保存の手間を削減することで、保存忘れやファイル名の名前間違えなどの人為的なミスを減らせるかもしれません。

Googleドキュメントを活用した自動化例

指定日時にデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

手動での集計データの転記やファイル変換、メール送信が不要となり、担当者の負担が軽減されるはずです。

情報が追加されたら、Googleドキュメントで新規ドキュメントを作成する

反映元ツールの情報をもとにGoogleドキュメントが自動生成されることで、書類作成時のミスが減り、正確な情報共有が可能となります。

SlackとGoogleドキュメントを連携するメリット

メリット1:業務の効率化が見込める

Slackの会話をGoogleドキュメントに自動転送することで、情報収集の精度向上が見込めるでしょう。
例えば、プロジェクト会議の議事録作成シーンを想定してみてください。
従来は、会議中にメモを取り、後から議事録を作成する必要がありました。
SlackとGoogleドキュメントを連携させれば、会議中の発言が自動的にドキュメントに記録されるため、議事録作成の手間が削減されるはずです。
また、リアルタイムで情報が共有されるため、会議後のタスクへの移行がスムーズになると予想されます。

メリット2:情報の整理と可視化

SlackとGoogleドキュメントを連携することで、業務に関する情報を一元化・可視化できるはずです。
例えば、複数のプロジェクトを同時に進行している場合。
各プロジェクトのタスクや進捗状況、クライアントとのやり取りがGoogleドキュメントにタイムリーに記録されます。
これにより、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、必要な情報を素早く検索できる体制が整うでしょう。

メリット3:透明性の向上

‍SlackとGoogleドキュメントの連携で、組織内の情報共有が透明化される可能性があります。
例えば、プロジェクトの進捗状況をSlackで共有し、その内容をGoogleドキュメントに自動記録するとします。
チーム全員がプロジェクトの最新状況を常に把握できるようになり、情報が一部のメンバーに集中するのを防げるかもしれません。
また、過去の決定事項や議論内容も残るため、新しいメンバーでもプロジェクトの経緯を簡単に理解できそうです。

まとめ

SlackとGoogleドキュメントの連携は、業務の効率化や情報の整理と可視化、透明性の向上といった、多くのメリットをもたらします。
特に、手動での情報転記の手間を省くことで、他の業務に集中できるようになるはずです。

この記事で紹介した手順に従って設定を行うことで、誰でも簡単にこの自動化を実現できます。
ぜひ、日々の業務に取り入れてみてください。