SmartHRとGoogle Chatを連携して、SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatに通知する方法

ステップ1：SmartHRとGoogle Chatをマイアプリ連携

SmartHRとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、SmartHRのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してSmartHRを選択します。
以下の画面が表示されたら、「サブドメイン」を入力し、「追加」をクリックします。

SmartHRマイアプリ連携が完了します。

次に、Google Chatのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Google Chat（OAuth）をアプリ一覧から探すか、検索してください。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。

「Client ID」と「Client Secret」を入力し、「登録する」をクリックします。
※連携方法はこちらをご参照ください。

これで、Google Chat（OAuth）のマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、SmartHRとGoogle Chatがマイアプリに表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3：SmartHRのトリガー設定

次に、SmartHRのトリガーを設定します。「従業員が削除されたら」をクリックしてください。

「SmartHRと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、Webhookイベント受信設定をします。
説明を確認し、手順に沿って設定してください。

テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Google Chatのアクション設定

Google Chatのアクションを設定します。「Google Chatに通知する」をクリックしてください。

次に、「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「API接続設定」を行います。
「スペースのリソース名」は候補から選択してください。

「メッセージ内容」は通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ5：SmartHRとGoogle Chatの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatに自動で通知されます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

SmartHRやGoogle Chatを使ったその他の自動化の例

他にもSmartHRやGoogle Chatを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知するフロー

この連携によって、SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知できます。
これにより、手動での情報共有が不要となり、情報共有の強化につながります。

2.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するフロー

この連携によって、SmartHRの情報で在籍証明書を発行し、Google Chatに通知できます。
これにより、作業負担を軽減し、円滑な業務進行が見込めます。

3.SmartHRに登録された従業員情報をNotionに登録するフロー

この連携によって、SmartHRに登録された従業員情報をNotionにも登録できます。
これにより、手動での登録が不要になり、情報の正確性向上が期待できます。

SmartHRとGoogle Chatを連携するメリットと具体例

メリット1：Google Chatへの自動通知による情報の見逃し防止

SmartHRとGoogle Chatを連携することで、SmartHRで従業員が削除されると、Google Chatに自動通知されます。
例えば、プロジェクトを進行している場合でも、従業員の削除を通知で把握することで、必要な対応を行えます。
これにより、自動通知されることで、情報の見逃しや対応遅延を防止でき、業務の生産性向上が見込めます。

メリット2：通知機能による社内ツール管理の効率化

SmartHRとGoogle Chatの連携によって、退職者や誤った登録の情報削除に関して素早く通知することで、各種手続きの漏れなどを防止できるでしょう。
例えば、誤った情報登録を行ってしまった際に削除後の通知を自動化することで、IT部門などすでに処理を進めてしまっている部署などに手続き停止を通知することができ、アカウントの無効化や情報漏洩のリスクを低減できます。
これにより、社内ツールを効率的に管理することで、セキュリティの強化につながるでしょう。

メリット3：Google Chatに通知して引き継ぎ作業を円滑化

SmartHRとGoogle Chatを連携すると、Google Chatへの通知により、退職者情報をすばやく関係者に共有できます。
例えば、営業担当が退職する場合、未対応の顧客対応や商談情報を整理することで、必要なアクションを素早く行えます。
これにより、退職者情報を素早く共有することで、引き継ぎがスムーズに進み、円滑な業務進行が期待できます。

まとめ

今回は、SmartHRとGoogle Chatを連携させ、SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatに通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動で情報確認する手間を省き、情報の見逃しや対応漏れ、遅延を防ぐことが期待できます。
これにより、業務生産性の向上やセキュリティの強化、円滑な業務進行が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、SmartHRとGoogle Chatを連携し、業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。