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ステップ1:マイアプリ連携
まずは、使用しているSmartHRとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→SmartHRの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面はヘルプページを参照し、登録をお願いいたします。
次にNotionを連携します。
以下の画面が出たらメールアドレスとパスワードを入力。
ログイン完了したら、
- ページを選択
- アクセスしたいページにチェックする
- アクセス許可
をしてください。
Notionの連携はこれで完了です。
最後にGooge Chatを連携します。
Google Chat（OAuth）を選択し、こちらを参照しながら設定を行ってください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらです。
3つのアプリがマイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:トリガーを設定
今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
テンプレートページを開くと以下の画面が出るので、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログイン、初めての方は会員登録をしましょう。
そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります。
必要に応じて、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートがあります。
テンプレート右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
ではアプリトリガーを設定していきます。
「従業員が新たに登録されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはそのままで次に進みます。
トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
テナントIDは管理画面URL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」の「●●●●●●」部分です。
テスト→テスト成功となったら保存します。
ステップ3:アクションを設定
次にアクションを設定していきます。
「従業員情報を格納する」をクリックします。
データベースIDは候補から選択してください。
追加するレコードの値は、アウトプットより選択してください。
進捗状況は新規登録としました。
今回は以下のように設定してみました。
ここもテスト→テスト成功になったら保存です。
最後に、「Google Chatに通知する」を設定します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントに間違いがなければ次に進みます。
アクションはそのままで大丈夫です。
以下の画面が出ますので、必須と書かれている欄の設定を行います。
- スペースID
- キー
- トークン欄
の下に注意書きがありますので、そちらを参考にして入力してください。
メッセージ内容は通知させたい内容にします。
今回は以下の通りに設定してみました。
テスト→テスト成功となったら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
SmartHRとGoogle Chatの連携フロー応用編
今回は「SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する」フローボットをご紹介しました。
従業員情報を何回も複数のアプリに転記するのは面倒ですよね。
自動化してしまえば入力の手間だけでなくミスも減らせますし、チームに共有することも忘れずに出来ます。
Yoomでは他にも、SmartHRやGoogle Chatを使用したテンプレートをご用意しています。
ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。
「フォームに回答があったら、雇用契約書を作成しSmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知する」
新入社員情報の登録フォームがトリガーとなっているので、そこに入力してもらった情報をもとに雇用契約書発行などの事務手続きフローを自動化できます。
雇用契約書ができたらメールでの送信もしてくれるので、忙しい入社時期にはとても助かりますね。
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