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企業の成長や時代の変化とともに、従業員の管理はますます複雑になります。
特に、従業員情報の更新や共有はなくなることのない重要な業務の一つです。
これらのタスクを効率化するために、様々なツールが活用できます。
今回は、SmartHRに登録された従業員情報を自動でNotionに追加し、それをGoogle Chatで通知する方法をご紹介します。
SmartHRは人事・労務業務を効率化するための強力なツールであり、Google Chatを利用することで、チーム全員が重要な情報にアクセスできます。
連携することで情報の一貫性が保たれ、業務の効率化につながります。
では具体的に2つのアプリを連携するとどのようなメリットがあるのでしょうか?
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに情報を登録した後、Notionで管理している従業員リストにも手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRとNotionの連携をスムーズに自動化でき、従業員情報の登録からNotionへのデータ追加、さらに関係者へのGoogle Chat通知までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRとGoogle Chatを連携するメリット
メリット1:従業員情報が更新されたら自動で通知
SmartHRで従業員情報が更新されると同時にGoogle Chatで通知されます。
これにより、従業員の最新データが自動でチーム全員に共有され、情報の遅延や反映ミスを防ぐことができます。
特に、大規模な組織では手動での情報更新は手間がかかりミスが発生しやすいので、この自動化は業務の正確性を保ちつつ効率もよくなります。
また、従業員の異動や役職変更などの重要な情報がタイムリーに共有されることで、遅延なく適切な対応をとることができます。
メリット2:コミュニケーションがよりしやすくなる
SmartHRからの最新情報がGoogle Chatで素早く通知されることで、各メンバーが常に最新の状況を把握できます。
情報に基づいたスピーディな対応が可能となり、業務もスムーズに進みます。
また、従業員の入退社や異動などの重要なイベントが自動で共有されることで、チーム全体が一体感を持ちながら対応することができます。
さらに、Google Chat上でのフィードバックやディスカッションが活発になり、問題解決のスピードも向上します。
メリット3:タスク管理の効率化
新しい従業員が追加されたと同時にその情報がGoogle Chatで通知されることで、担当者はすぐに必要な対応を開始できます。
これにより、タスクが漏れたり遅れて対応することになるのを防ぎ、業務の効率が上がります。
また、タスクの進捗状況がすぐに把握できるよう他のアプリと連携していれば、チーム全体の生産性も向上します。
効率化されたタスク管理により、管理者はより戦略的で専門的な業務に集中できるようになります。
SmartHRとGoogle Chatを連携してできること
SmartHRとGoogle ChatのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたツール間の情報共有を自動化できます。
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する
SmartHRに従業員情報が登録されたあとに、Notionに追加しGoogle Chatに通知するフローです。
この連携により複数のツールの情報をまとめて追加、通知できるのでヒューマンエラーを減らし、業務が効率化します。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに情報を登録した後、Notionで管理している従業員リストにも手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRとNotionの連携をスムーズに自動化でき、従業員情報の登録からNotionへのデータ追加、さらに関係者へのGoogle Chat通知までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知する
SmartHRで在籍証明書が発行されたら、Google Chatに通知するフローです。
手動での通知の手間を無くし、スムーズな情報共有が可能になります。
■概要
従業員から在籍証明書の発行を依頼されるたびに、SmartHRで情報を確認し、手作業で書類を作成して送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントで在籍証明書を自動で発行し、Google Chatへ通知することが可能になり、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatに通知する
SmartHRで従業員が削除されたら、、Google Chatに通知するフローです。
こちらもチーム内の情報共有を円滑に進めることを可能にします。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとGoogle Chatを併用している方
・YouCanBookMeで予約受付を行い、Google Chatのスペースで顧客やチームメンバーとコミュニケーションを取っている方
・新しい予定が入ったことをGoogle Chatのスペースでリアルタイムに通知し、迅速な対応をしたい方
・予定情報をGoogle Chatで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Google Chatを活用している企業やチーム
・Google Chatを導入している企業
・日常的にGoogle Chatを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで新しい予定が登録されたら、直ぐにGoogle Chatのスペースに通知が届くため、予定の見逃しを防ぐことができ、迅速な対応が可能となります。
・手入力での通知や情報共有が不要になるため、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・予定情報をGoogle Chatで共有することによりチームメンバー間での情報連携がスムーズになり、ダブルブッキングや対応の漏れを防ぐことができます。
・Google Chatのスペースへの通知内容や通知先のチャットルームなどを自由にカスタマイズできるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・YouCanBookMe、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
SmartHRとGoogle Chatの連携フローを作ってみよう
では早速、Yoomを使って2つのアプリを連携してみましょう!
「SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する」フローボット作成について説明します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR／Notion／Google Chat
[Yoomとは]
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに情報を登録した後、Notionで管理している従業員リストにも手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRとNotionの連携をスムーズに自動化でき、従業員情報の登録からNotionへのデータ追加、さらに関係者へのGoogle Chat通知までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1:SmartHRとGoogle Chatのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリ連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
SmartHRとYoomのマイアプリ登録
まずは、使用しているSmartHRとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→SmartHRの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面はヘルプページを参照し、登録をお願いいたします。
NotionとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに情報を登録した後、Notionで管理している従業員リストにも手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRとNotionの連携をスムーズに自動化でき、従業員情報の登録からNotionへのデータ追加、さらに関係者へのGoogle Chat通知までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3:トリガーを設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「従業員が新たに登録されたら」を選択しましょう。
連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはそのままで次に進みます。
ここで実際に従業員情報を新しく登録しましょう。
その後フローに戻ってテスト→テスト成功となったら保存します。
ステップ4:Notionに従業員情報を格納する設定
次にアクションを設定していきます。
「従業員情報を格納する」をクリックします。
データベースIDは候補から選択してください。
追加するレコードの値は、アウトプット(取得した値)より選択してください。
進捗状況は新規登録としました。
今回は以下のように設定してみました。
ここもテスト→テスト成功になったら保存です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5:Google Chatに通知する設定
最後に、「Google Chatに通知する」を設定します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントに間違いがなければ次に進みます。
アクションはそのままで大丈夫です。
以下の画面が出ますので、必須と書かれている欄の設定を行います。
の下に注意書きがありますので、そちらを参考にして入力してください。
メッセージ内容は通知させたい内容にします。
今回は以下の通りに設定してみました。
テスト→テスト成功となったら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
SmartHRとGoogle Chatの連携フロー応用編
今回は「SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する」フローボットをご紹介しました。
従業員情報を何回も複数のアプリに転記するのは面倒ですよね。
自動化してしまえば入力の手間だけでなくミスも減らせますし、チームに共有することも忘れずに出来ます。
Yoomでは他にも、SmartHRやGoogle Chatを使用したテンプレートをご用意しています。
ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。
雇用契約書ができたらメールでの送信もしてくれるので、忙しい入社時期にはとても助かりますね。
■概要
入力いただいた新入社員情報をもとに雇用契約書を作成してSmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
新入社員情報を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にSmartHRとMicrosoft Excelに追加することができ、業務の効率化になります。
■注意事項
・SmartHR、Outlook、Googleドキュメント、Microsoft Excel、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
SmartHRとGoogle ChatのAPIを使ったその他の自動化例
他にもSmartHRとGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
SmartHRを使った自動化の例
他のHRシステムと連携したり、SmartHRの従業員情報をデータベースに取り込んだり、データベースの情報をSmartHRに取り込んだりすることができます。
定型業務の時間を短縮し、業務を効率化しますよ。
■概要
1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogle スプレッドシートで定期的に集計・分析したい方
・手作業での情報収集やスプレッドシート更新の手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
・従業員情報の変化を月次で把握し、人事戦略や組織改善に役立てたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogle スプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータを月次でGoogle スプレッドシートに集約し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・毎月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することができます。
・SmartHRから従業員情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを更新するため、手作業による情報収集や更新の手間を大幅に削減できます。
■注意事項
・SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
従業員の入社に伴う情報登録作業は、複数のツールを利用していると特に手間がかかる業務ではないでしょうか。
SmartHRへの登録後、KING OF TIMEへも手作業で同じ情報を入力していると、時間がかかる上にミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されると、その情報を自動でKING OF TIMEにも登録します。
二重入力の手間をなくし、人事労務関連業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらカオナビの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.カオナビを使って人材の育成や評価を行う企業
・従業員の配置や所属を考えるための情報の蓄積に使用している方
・従業員に関する評価に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにカオナビを併用することで、人材の中長期的な育成や戦略を練るために活用できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を毎回カオナビに手入力するのは手間がかかり、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でカオナビにも従業員を追加するため、手作業の時間を省きチーム全体がコア業務に注力することができます。
また、引用した情報を入力に使用することで入力ミスや漏れを防ぎ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRに登録された従業員情報をもとに、AKASHIにも従業員を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の情報管理ツールとしてSmartHRを導入している企業
・従業員が入社した際に従業員情報の登録を行っているバックオフィス担当者
・SmartHRの情報を他のツールに転記している方
2.勤怠管理ツールとしてAKASHIを利用している企業
・SmartHRとAKASHIを併用して従業員情報を管理している方
・情報入力にかかる時間や労力を削減したい方
・情報転記の際に発生する入力ミスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
異なるアプリを併用して従業員情報を管理していると、それぞれのアプリに同じ情報を入力する手間が発生します。
入社してくる従業員が多い場合、その分入力作業の負担も大きいため、作業工数はできるだけ削減したいです。
そこでこのテンプレートを使うと、SmartHRからAKASHへ従業員情報が自動反映されるため、情報転記の作業が不要になります。
SmartHRへの情報入力だけで作業が完結するため、作業工数が半分になり業務効率化を図れます。
自動化により人為的なミスの削減にもつながり、正確なデータを維持しやすくなります。
■注意事項
・SmartHRとAKASHIのそれぞれとYoomを連携してください
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRとfreee人事労務を併用している人事・総務担当者
・SmartHRで登録した従業員情報をfreee人事労務に自動で反映させたい方
・手作業による従業員情報の二重入力を削減したい方
・従業員情報を一元管理し、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報を管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRで従業員が登録されたら自動でfreee人事労務にも登録されるため、手作業による二重入力が不要となることで、業務効率が大幅に改善します。
・SmartHRで従業員が登録されると、直ぐにfreee人事労務にも反映されるため、常に最新の情報を維持することができます。
・従業員情報をSmartHRとfreee人事労務で一元管理することができるため、情報を探す手間を省き業務効率が大幅に向上します。
・社員情報の入力作業にかかる時間を大幅に削減することができ、人事担当者の負担が軽減されます。
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにも従業員情報を格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRに登録した従業員情報をGoogleスプレッドシートでも管理したい方
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方
・新規の従業員が登録されるたびにSmartHRの情報をGoogleスプレッドシートに手作業で転記する手間を省きたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogleスプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータをGoogleスプレッドシートで加工・分析し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
新しいメンバーを迎えると様々な事務処理が発生し、その中でも人事労務管理ツールへの登録などは一つの手間です。更に、社内で別の基幹データベースも平行で運用している場合は、毎回人事労務管理ツールの内容をそのデータベースに手動で転記する必要があります。
人事労務の業務が逼迫しているなので、この転記作業をなんとかしたいと思った方にこのテンプレートは最適です。このテンプレートを使うとSmartHRに登録されると同時に、Googleスプレッドシートのデータベースに対して情報を自動で転記することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入退社の管理を行う方
・企業の人事部、総務部のご担当者
・企業から入退社の手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
同じ内容を登録したいだけなのに、何度も何度も打ち込みをすることは時間の無駄で手間がかかります。特に社会保険の手続きがある場合は保険証の発行や扶養家族の手続きなど、情報を取得したら一刻も早く共有したいです。
このフローを使えば人事労務管理ツール2個使っていてもアクセスすることなく自動登録することができます。SmartHR上での入力が完了したら自動でHRMOSでも情報が登録されるため、SmartHRで従業員に登録をお願いすれば企業の担当者が手入力することなく、迅速にHRMOSへの登録が叶います。
■注意事項
・SmartHR、HRMOSのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
◼️概要
SmartHRに登録された従業員情報を自動的に取得し、Notionデータベースに格納します。
取得する情報は氏名、メールアドレス、電話番号、所属部署、役職などで、これらの情報を自動的にNotionデータベースに登録することが可能です。
◼️設定方法
1.SmartHR、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.SmartHRの「従業員が新たに登録されたら」というトリガーでSmartHRのテナントIDを設定してください。
3.Notionの「レコードを追加」というオペレーションで、SmartHRから取得した情報をもとに、対象のデータベースやプロパティ情報を設定してください。
4.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・SmartHRとNotionそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・Notionデータベース内のカラムの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Yoomデータベースの従業員情報を用いて、SmartHRに自動的に従業員を登録します。
従業員を登録後にオペレーションを追加することで、メールやチャットで通知を行うことも可能です。
■設定方法
1.SmartHRとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.SmartHRの「従業員情報を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、従業員名、メールアドレス、部署などの従業員情報を設定してください。
4.SmartHRの「従業員に招待を送る」というオペレーションで、連携アカウント情報を設定してください。
5.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
6.従業員がSmartHRに登録されます。
■注意事項
・SmartHRアカウントとの連携設定が必要です。
・SmartHRの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
・Yoomで従業員データベースなどを事前に作成してご利用ください。
◼️概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新された際に、レコード情報をもとにSmartHRに従業員情報を自動で登録します。
従業員の名前、メールアドレス、電話番号、所属部署など、必要な情報をkintoneから取得して、SmartHRに登録することができます。
◼️設定方法
kintoneとSmartHRのそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
kintoneの「ステータスが更新されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、従業員情報の登録設定を行ってください。
◼️注意事項
・kintoneとSmartHRのそれぞれのアカウントとの連携設定が必要です。
・kintoneのアプリに従業員情報が登録されている必要があります。
Google Chatを使った自動化の例
メッセージ投稿をトリガーに他ツールへ情報やタスクの追加、またフォルダ作成を自動で行えます。
逆に、他ツールの情報が追加されたことをトリガーにGoogle Chatに通知します。
手作業でのデータ移行や情報共有の手間を省き、入力ミスや確認漏れを防ぎながら、常に最新の情報を維持できるはずです。
■概要
Google Chatのスペースで行われる重要な議論やタスク依頼などを、後から参照するためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な情報の転記漏れや入力ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatのスペースにメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でNotionのデータベースへ追加し、情報集約の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
複数のコミュニケーションツールを併用していると、一方のツールで共有された重要なファイルの確認が漏れてしまうことはないでしょうか。特にGoogle ChatとSlackを使い分けている環境では、情報の分断が起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のスペースにファイルが投稿されると、自動でSlackに通知を送信できます。これにより、ツールの壁を越えたスムーズな情報共有を実現し、確認漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. チャットツールとしてGoogle Chatを採用している企業
・チャットでのやり取りをそのままタスク管理ツールに反映させたい方
2. Asanaを利用してタスクやプロジェクトを管理している企業
・Asanaを活用しているが、タスク追加の手間を減らしたいと思っている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、タスク管理を効率化できます。
Google Chatの情報をもとにAsanaへタスクが自動で追加されるため、手動での入力作業が不要になります。
その結果、担当者は浮いた時間を他の業務に充てることができ、業務全体の効率向上につながります。
さらに、自動でタスクが追加されることにより、タスクの見落としや管理ミスを減らせます。
あとでタスクを追加しようと思って忘れてしまい、対応漏れが発生するといったリスクを未然に防ぐことも可能です。
■注意事項
・Google ChatとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
Google Chatで受け取った依頼を元に、Google Driveで手作業でフォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google Chatで特定のメッセージが送信されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。
・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
さらにGoogle Chatを利用して情報の共有を行うことでチームが活性化させることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報の手動通知は、貴重な時間を浪費することになります。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にGoogle Chatへ通知を送付することで、チーム内へ素早い情報共有を行います。
またGoogle スプレッドシートの内容を引用して通知するため、手入力による手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google スプレッドシートでタスク管理を行っているものの、新しいタスクが追加されるたびに手作業でチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手動での共有は通知漏れや伝達の遅れに繋がり、業務の進行に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、タスク共有を効率化し、伝達漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Salesforceにリードが登録されるたびに手作業で関係者に連絡するのは手間がかかりますよね。
重要な情報をタイムリーに共有できないといった課題に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録されたことをトリガーに、Google Chatへ自動で通知を送信できます。
情報共有に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してGoogle Chatで情報共有する部署
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をGoogle Chatでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
会議後の議事録作成は、参加者にとって大きな負担となることがあります。
音声データからの書き起こしや発言の整理、要約など、多くの手間と時間がかかることで本来の業務に集中できない原因となることも少なくありません。
このフローを導入すれば、Zoomミーティング終了後にAIが自動的に会議内容を文字起こしと要約を作成し、その文字起こし結果がGoogle Chatに送信されるため、会議参加者は議事録作成の手間がなくなる事によって、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となり業務の改善に繋がります。
■注意事項
・Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
まとめ
SmartHRとGoogle Chatの連携により、従業員情報の自動更新と通知が可能となり、タイムリーなコミュニケーションが活発になります。
タスク管理が効率化できる上に、チーム全体の生産性も向上します。
Yoomを使用することで、プログラミングの専門知識がなくても簡単に連携設定ができるため、誰でも簡単に始められますよ。
応用編で紹介したテンプレートを活用することで、業務に合った自動化フローを作成できます。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします。
Q：特定の条件にのみ通知することはできますか？
A：
はい、できます。
その場合は、例えば2つ目のアクションの後に、「分岐」オペレーションを追加し、条件に当てはまる場合のみ、次のアクションに進める設定が可能です。
例えば「雇用形態」が「正社員」と等しい場合にのみ、次の「通知する」アクションに進めることができます。
Q：従業員情報の「更新」時にも通知は可能ですか？
A：
はい、可能です。
トリガーを「従業員が新たに登録または更新されたら」に変更してお試しください。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
