2024/07/05
アプリ同士の連携方法

SansanとOutlookの連携で名刺を受け取った後の業務を効率的に!

e.koyama

目次

SansanとOutlookを連携するメリットとは

SansanとOutlookを連携するメリットは、名刺を受け取ってからの業務を自動化させられることです。

オンラインで商談を行う機会も増えてきましたが、まだまだ実際に取引先と対面して仕事を進めるケースが多いかと思います。
そんな時、最初に会う相手と行うことといえば、名刺交換です!

皆さんは、取引先の担当者から受け取った名刺の管理をおろそかにしてはいないでしょうか?
「どう管理しよう…」「たくさんあって面倒臭いな…」なんてかんじるかもしれません。
ですが、名刺は受け取った本人だけでなく、会社全体にとっても利益につなげることができる大切なアイテムです。
紙のままアナログに保管するだけではもったいないので、上手に活用しましょう。

今回は名刺の活用の方法の一例として、名刺をスキャンしてデータ化できる名刺管理サービスSansanとメールや予定管理の機能を持つOutlookの2つのツールの連携についてご紹介します。
それぞれのツールだけでも多くの機能がありますが、ツールを連携することにより、それぞれのツールの性能を更に役立て業務を効率的に進めることができます。

名刺を受け取った相手に何もアプローチしない、という場合はほとんど無いでしょう。
名刺交換をした後は、お礼のメールを送ったり、資料を送ったり、会議の予定を調整して案内したり、と様々な次の業務が待ち構えているはずです。
これらの業務を自動的に行うことで、データの入力誤りなどのミスの他、作業のもれや重複を防ぐことができます。
また、連携による自動化で業務がスムーズに進むことにより、ビジネスコミュニケーションの円滑化や効率化が期待されます。
素早く正確なアプローチを行って相手の好感を得られるよう努めましょう。

SansanとOutlookを連携するとできる業務自動化例

次に、SansanとOutlookを連携することで可能になる業務フロー自動化の例をご紹介します。

例1:スケジュール設定の自動化

Sansanから名刺情報を取得して、その情報を元にOutlookのスケジュールを設定するよう自動化することが可能です。
これにより、名刺交換後の会議の設定や会議の招待状の送付、リマインダー送信を自動かつ迅速に行うことができます。

例2:メールの自動送信

Sansanの名刺情報をもとに、Outlookのメール送信を自動で行うことも可能です。
連絡先登録からメール送信までの作業の手間暇が削減されるため、ビジネスコミュニケーションがスムーズになります。
例えば、Sansanで新たに取得した名刺情報を元にOutlookで一斉メールを自動送信することができます。
名刺交換のお礼などを自動で送れるように設定しておくと、迅速な対応が好印象につながります。

また、自分自身の確認用や上司やチームメンバーへの情報共有の一環として、名刺交換した相手の情報と交換時のメモなどをまとめて社内の関係者へ自動送信できるよう設定しておくのもよいでしょう。

SansanとOutlookを連携する業務フローの作り方

それでは、実際にSansanとOutlookを連携して自動化できる業務フローの例について、ノーコードツールYoomを用いた作り方をお伝えします。
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識がなくてもアプリの連携や業務フローの自動化を簡単に行うことができますので、ぜひやってみてください。

自動化に関する例でも触れた「Sansanに名刺情報が登録されたら、Outlookにメールを送信する」業務フローの手順です。
以下の通りテンプレートもありますので、参考にしてください!

※補足1
Sansanは、Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
フリープランやミニプランの場合は、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになるので、ご注意ください。
なお、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランについては、2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリが使用できますので、機能を確かめてみたいという場合は、ぜひお試しください。

※補足2
当フローを作成するには、Sansan及びOutlookの連携が必要となります。
Microsoft 365 (旧Office 365)ご利用中の方のOutlook連携については、家庭向けプランに加入している場合に認証を失敗する可能性があります。
一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)に加入している場合は問題なく連携が可能です。

Sansanに名刺情報が登録されたら、Outlookにメールを送信する

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
※Sansanに対応するYoomのプランについては前述の補足1をご覧ください。

ステップ1:SansanとOutlookをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中からSansanとOutlookをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

‍ステップ2:Sansanに名刺情報が登録されたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧からSansanを選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

  • アプリトリガーのタイトル:任意で設定してください。(例として、下図では「名刺情報が登録されたら」とします。)
  • Sansanと連携するアカウント情報:任意のアカウントを設定してください。
  • トリガーアクション:「名刺情報が登録されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔については、業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。

10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

 ※Outlookでのメール送信時に使いたい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。
  追加で必要な項目があれば「取得する値を追加」から選択してください。

ステップ3:Outlookでメールを送信するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプから「メールを送る」を選択します。

13.アプリ一覧からOutlookを選択します。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

  • タイトル:任意で設定してください。(下図では「メールを送信する」としています。)
  • Outlookと連携するアカウント情報:任意で選択してください。
  • メール内容:各項目を入力してください。(To・件名・本文は必須です。)

下図では、例として名刺交換のお礼を送る内容にしています。
ステップ2で取得したアプトプット情報を活用して文面を作成してください。
必要であれば、ファイルの添付も可能です!

15.「次へ」をクリックします。

16.メールの送信内容を確認のうえ、「テスト」をクリックしてください。

17.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Sansanに名刺情報が登録されたら、Outlookにメールを送信する」フローの完成です。

まとめ

SansanとOutlookの連携をすることで、名刺を受け取りSansanにスキャンした後の業務をスムーズに進めることができます。
連携と自動化でビジネスコミュニケーションを円滑かつ効率的に行いましょう。

また、Yoomを利用すれば、SansanとOutlookに関してだけでなく130を超えるさまざまなツールを対象とした業務フローの自動化を行うことができます。
有料プランでも2週間の無料トライアルが可能ですので、この機会にぜひお試しください。

この記事を書いた人
e.koyama
これまで経験した事務作業もYoomがあればもっと簡単だったのでは、と思いながらブログ記事を書いています。 ご紹介することで皆さんの業務効率化にお役立ちできれば幸いです。
タグ
自動化
連携
関連アプリ
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る
会社概要
利用規約(JaEn
プライバシーポリシー(JaEn
セキュリティポリシー(JaEn
特定商取引法に基づく表記
©️ Yoom Inc.