SansanとOutlookの連携で名刺を受け取った後の業務を効率的に！

SansanとOutlookを連携するメリットとは

SansanとOutlookを連携するメリットは、名刺を受け取ってからの業務を自動化させられることです。

オンラインで商談を行う機会も増えてきましたが、まだまだ実際に取引先と対面して仕事を進めるケースが多いかと思います。
そんな時、最初に会う相手と行うことといえば、名刺交換です！

皆さんは、取引先の担当者から受け取った名刺の管理をおろそかにしてはいないでしょうか？
「どう管理しよう…」「たくさんあって面倒臭いな…」なんてかんじるかもしれません。
ですが、名刺は受け取った本人だけでなく、会社全体にとっても利益につなげることができる大切なアイテムです。
紙のままアナログに保管するだけではもったいないので、上手に活用しましょう。

今回は名刺の活用の方法の一例として、名刺をスキャンしてデータ化できる名刺管理サービスSansanとメールや予定管理の機能を持つOutlookの2つのツールの連携についてご紹介します。
それぞれのツールだけでも多くの機能がありますが、ツールを連携することにより、それぞれのツールの性能を更に役立て業務を効率的に進めることができます。

名刺を受け取った相手に何もアプローチしない、という場合はほとんど無いでしょう。
名刺交換をした後は、お礼のメールを送ったり、資料を送ったり、会議の予定を調整して案内したり、と様々な次の業務が待ち構えているはずです。
これらの業務を自動的に行うことで、データの入力誤りなどのミスの他、作業のもれや重複を防ぐことができます。
また、連携による自動化で業務がスムーズに進むことにより、ビジネスコミュニケーションの円滑化や効率化が期待されます。
素早く正確なアプローチを行って相手の好感を得られるよう努めましょう。

SansanとOutlookを連携するとできる業務自動化例

次に、SansanとOutlookを連携することで可能になる業務フロー自動化の例をご紹介します。

例1:スケジュール設定の自動化

Sansanから名刺情報を取得して、その情報を元にOutlookのスケジュールを設定するよう自動化することが可能です。
これにより、名刺交換後の会議の設定や会議の招待状の送付、リマインダー送信を自動かつ迅速に行うことができます。

例2:メールの自動送信

Sansanの名刺情報をもとに、Outlookのメール送信を自動で行うことも可能です。
連絡先登録からメール送信までの作業の手間暇が削減されるため、ビジネスコミュニケーションがスムーズになります。
例えば、Sansanで新たに取得した名刺情報を元にOutlookで一斉メールを自動送信することができます。
名刺交換のお礼などを自動で送れるように設定しておくと、迅速な対応が好印象につながります。

また、自分自身の確認用や上司やチームメンバーへの情報共有の一環として、名刺交換した相手の情報と交換時のメモなどをまとめて社内の関係者へ自動送信できるよう設定しておくのもよいでしょう。

SansanとOutlookを連携する業務フローの作り方

それでは、実際にSansanとOutlookを連携して自動化できる業務フローの例について、ノーコードツールYoomを用いた作り方をお伝えします。
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識がなくてもアプリの連携や業務フローの自動化を簡単に行うことができますので、ぜひやってみてください。

自動化に関する例でも触れた「Sansanに名刺情報が登録されたら、Outlookにメールを送信する」業務フローの手順です。
以下の通りテンプレートもありますので、参考にしてください！

※補足1
Sansanは、Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
フリープランやミニプランの場合は、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになるので、ご注意ください。
なお、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランについては、2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリが使用できますので、機能を確かめてみたいという場合は、ぜひお試しください。

※補足2
当フローを作成するには、Sansan及びOutlookの連携が必要となります。
Microsoft 365 (旧Office 365)ご利用中の方のOutlook連携については、家庭向けプランに加入している場合に認証を失敗する可能性があります。
一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)に加入している場合は問題なく連携が可能です。