Sansanで名刺が登録されたら、Outlookでタスクを作成する

■概要

Sansanで交換した名刺情報を基に、フォローアップのタスクを手作業でOutlookに登録していませんか？この作業は手間がかかるうえ、対応漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺が登録されると同時にOutlookへ自動でタスクが作成されるため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SansanとOutlookを利用し、手作業での情報連携に手間を感じている営業担当者の方
• 名刺交換後のフォローアップ対応の抜け漏れを防ぎ、顧客対応を迅速化したい方
• チーム全体の営業活動を標準化し、効率化を図りたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanに名刺が登録されると自動でOutlookにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮することができます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや、名刺情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップ体制の構築に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、名刺情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでタスクを作成するアクションでは、件名や本文などの各項目を任意で設定できます。
• その際、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したSansanの会社名や氏名といった情報を変数として埋め込むことで、より具体的なタスク内容を自動で設定することが可能です。

■注意事項‍

• Sansan、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。