TrelloとGoogle スプレッドシートを連携して、指定のスケジュールになったらTrelloで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する方法

ステップ1:TrelloとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

まず、TrelloとGoogle スプレッドシートをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、TrelloとGoogle スプレッドシートを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Trelloの場合＞

・アカウント名、アクセストークン、APIキーを入力して「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※アクセストークンとAPIキーの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・「Sign in with Google」をクリックして、続く画面で連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.TrelloとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:Yoomのスケジュールトリガーの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではYoomのスケジュールトリガーを利用し、指定のスケジュールになるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】指定のスケジュールになったら、Trelloで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックします。
※タイトルは続く画面で任意に変更できます。

2.「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックします。

3.フローボットを起動させるスケジュールを設定して保存します。
※スケジュールトリガーの詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3:Trelloの設定

続いて、Trelloからタスク情報を取得する設定を行います。

1.「アプリと連携する ボードのリスト一覧を取得」をクリックします。

2.Trelloと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.キー、トークン、ボードIDを設定し、テストを行います。
※キーとトークンは、マイアプリ登録時にAPIキーとアクセストークンを作成したこちらのページから取得できます。キーは、「Power-Up 管理者ポータル＞作成したワークスペース＞APIキー」の順に進むと表示されます。トークンは、APIキーの右側にある解説文の「トークン」をクリックすると表示されます。

4.テストが成功したら保存します。

5.「アプリと連携する 特定のリストのカード一覧を取得」をクリックします。

6.Trelloと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.キー、トークン、ボードID、リストIDを設定してテストを行います。
※キー、トークン、ボードIDは、先ほどと同様に設定します。
※リストIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

8.テストが成功したら保存します。

9.「処理繰り返し コマンドオペレーション」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

10.下記画像のように設定して保存します。
※タイトルは任意に設定できます。
※Yoomでは、リスト一覧のカード情報を一度にまとめて取得できないため、繰り返し処理を行い、1つずつ取得します。

11.「アプリと連携する カードの情報を取得」をクリックします。

12.Trelloと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

13.キー、トークン、ボードID、カードIDを設定してテストを行います。
※キー、トークン、ボードIDは、これまでと同様に設定します。
※カードIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コマンドオペレーション」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、カードごとに変わる内容を動的に反映できます。

14.テストが成功すると、アウトプットにTrelloのカードから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

15.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

16.分岐条件を下記画像のように設定して保存します。
※タイトルは任意に設定できます。
※この設定は、Google スプレッドシートに追加したTrelloのカードの説明に「※タスク追加済」と追記していることが前提になります。Google スプレッドシートにタスクを追加したことを、異なる箇所や異なる記載でカードに追記している場合、アウトプットや分岐条件を変更してください。

ステップ4:Google スプレッドシートの設定

最後に、Google スプレッドシートにタスクを追加する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.タスクを追加するGoogle スプレッドシートの情報を設定します。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になっています。

4.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※Trelloのカード情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「カードの情報を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。

5.テストが成功すると、Google スプレッドシートにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、指定のスケジュールになったら、Trelloからタスクを自動で取得し、Google スプレッドシートに追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

TrelloとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもTrelloとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Trelloにタスクが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する

Trelloにタスクが作成された際に、Google スプレッドシートに自動追加するテンプレートです。
この連携を利用すれば、タスク反映のタイムラグ防止につながり、情報共有を円滑にすることができるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたらTrelloにタスクを追加する

Google スプレッドシートにタスクを追加した際に、Trelloに自動追加するテンプレートです。
この連携によりタスクの反映漏れを防止し、管理負担の軽減が期待できます。

3.Trelloにタスクが追加されたらAsanaとGoogle スプレッドシートに追加する

Trelloに追加したタスクを、AsanaとGoogle スプレッドシートに自動追加するテンプレートです。
この連携によりタスクの転記作業を削減し、業務効率の向上が期待できます。

TrelloとGoogle スプレッドシートを連携するメリットと具体例

メリット1:タスクの一元管理による抜け漏れ防止

タスクを複数のツールで管理すると抜け漏れが発生します。
ツール間で情報の整合性が取れないと、タスク対応が漏れてしまう可能性があります。
TrelloとGoogle スプレッドシートを連携すれば、タスクの反映漏れを防止でき、情報の一元管理が可能になるでしょう。
例えば、忙しいメンバーの場合、1つのツールにタスクを追加し、もう1つのツールへの反映を後回しにして、そのまま忘れてしまうことがあります。
この連携を利用すれば、Trelloにタスクを追加すると、指定した時間にGoogle スプレッドシートに自動追加され、正確なタスク管理が可能になるでしょう。

メリット2:タスクの転記作業削減による効率化

タスクを手動で登録するのは大変です。
さらに、転記作業は定型業務になりがちで、繰り返し登録が効率的な業務進行を難しくします。
TrelloとGoogle スプレッドシートを連携すれば、タスク登録が1回で済み、業務効率の向上が期待できます。
例えば、翌日のタスクを2つのツールに登録する際に10分かかる場合、1カ月に20日稼働すると200分になります。
この連携を利用して登録作業が1回で済めば、月あたり約100分の削減を見込むことができ、空いた時間で他の業務に対応できるでしょう。

メリット3:ツール運用コストの削減

タスクを手動登録する作業には、人件費がかかります。
こうした費用も、ツールの利用料以外にかかることで、運用コストの上昇につながります。
TrelloとGoogle スプレッドシートを連携すれば、自動化により人件費を削減でき、ツール運用コストを下げられるでしょう。
例えば、10人のメンバーがタスク登録に毎日10分かかる場合、1カ月に20日稼働すると月に約33時間になります。
時給1,000円で換算すると毎月およそ33,000円、年間で約40万円がツール運用コストに加算されます。
この連携を利用して登録作業を1回にすれば、人件費が約半分になり、年間20万円程の運用コストを削減できるかもしれません。

まとめ

TrelloとGoogle スプレッドシートでタスクを手動登録すると、入力ミスや登録漏れなどの人為的ミスが発生します。
また、繰り返し登録に時間がかかることや、ツールの運用コストの上昇が課題になります。
これらの課題は、2つのツールを連携して、タスクの反映を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、タスク情報の一元管理が可能になり、業務の効率化や運用コストの低下が期待できます。
TrelloとGoogle スプレッドシートは、Yoomを使うことでノーコードで簡単に連携できます。
本記事で解説した手順に沿って登録するだけで導入できるので、この機会にタスク管理を自動化してみてください。