Googleフォームで受け取った注文書や発注書をLINE WORKSに通知する

■概要

Googleフォームで受け取った注文書や発注書を都度確認し、手動でダウンロードして担当者へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。対応が遅れたり、通知を忘れてしまうといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でLINE WORKSの担当者へ通知されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとLINE WORKS間の手動での情報連携に非効率を感じている方
• 注文や発注の受付対応を迅速化し、担当者への情報共有を円滑にしたい方
• 手作業による通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答と同時に担当者へ自動で通知が送信されるため、手動での確認や連絡に要していた時間を短縮できます。
• ファイルのダウンロードや通知といった手作業が不要になり、共有漏れや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. データ変換機能の「ファイル名の変換」アクションで、ダウンロードしたファイルの名前を任意のものに変更します。
5. LINE WORKSの「ファイルのアップロードURLの取得」と「ファイルのアップロードを実行」アクションを順に設定します。
6. 最後に、LINE WORKSの「特定のユーザーにファイルを送信」アクションで、アップロードしたファイルを指定のユーザーに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでファイルをダウンロードする際、フォームの回答に含まれるファイルの中から、特定のファイルのみを対象として指定できます。
• データ変換機能では、変換後のファイル名に、フォームの回答情報（会社名や日付など）を変数として含める設定が可能です。
• LINE WORKSへの通知は、送信先のユーザーを任意で設定できるほか、通知本文にフォームの回答内容を変数として含めることもできます。

■注意事項

• Googleフォーム、LINE WORKS、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細はこちらをご覧ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。