■概要
定期的にBoxに保存しているファイルを、一つひとつSalesforceに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、設定したスケジュールでBoxフォルダ内の情報を自動で取得し、Salesforceにレコードとして同期するため、こうした定型業務の負担を軽減し、より重要な業務への集中を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforceを併用し、定期的なデータ同期を手作業で行っている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや、更新のタイムラグに課題を感じている方
- 定型的なデータ連携作業を自動化して、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、このワークフローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを選択し、同期したいファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 続いて、取得したファイルリストを一つずつ処理するため、「繰り返し処理」アクションを設定します。
- 繰り返し処理の中で、Boxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、個別のファイル情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、取得した情報を基にレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行する日時を、業務の都合に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Boxから取得したファイルリストを繰り返し処理する際、処理対象とするデータを任意に設定することが可能です。
- Salesforceに登録するためBoxのファイル情報を取得する際、対象のコンテンツIDには繰り返し処理で取得した値を設定してください。
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作およびSalesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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