Salesforceで商談ステージが更新されたら、Outlookから担当者にお礼メールを送信する

■概要

Salesforceの商談ステージが更新された際、都度担当者へお礼メールを送る作業は、迅速な対応が求められる一方で、手間がかかり送信漏れのリスクも伴います。特に、多くの商談を抱えていると、こうした定型業務が大きな負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceでの商談ステージ更新をきっかけに、Outlookから担当者へのお礼メールを自動で送信し、顧客対応の質を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとOutlookを利用し、顧客へのフォローメールを手作業で送信している営業担当者の方
• 商談ステージ更新後のメール送信漏れを防ぎ、顧客対応の標準化を図りたいと考えているマネージャーの方
• 営業活動における定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談ステージ更新後に発生するメール作成と送信作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 自動処理によって、担当者へのメール送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：特定の商談ステージ）に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. オペレーションでAI機能を設定し、Salesforceから取得した情報からメールに必要なデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを用いて作成したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得した商談ステージなどの情報をもとに、メールを送信する条件を任意で設定することが可能です。
• AI機能によるデータ抽出では、Salesforceから取得した情報の中から、メール文面に含めたい特定の項目（担当者名、会社名など）を自由に指定して抽出できます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Salesforceから取得した情報を変数として本文に差し込めます。

■注意事項

・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。