Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらSalesforceのリードオブジェクトにレコードを作成する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで受け取った問い合わせや見込み顧客の情報を、都度Salesforceに手入力する作業に手間を感じていませんか?
この作業は重要でありながらも、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されると、その内容を基にSalesforceへ自動でリードを作成し、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取った情報を基に、Salesforceへの手入力を行っている営業担当者の方
• リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたいと考えているチームリーダーの方
• 営業活動の初動を迅速化し、機会損失のリスクを低減したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿からSalesforceへのリード登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データ管理の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、メッセージ本文から必要な情報を抜き出します
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けて登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定で、監視対象としたいチームID及びチャネルIDを任意で設定してください。
• データ抽出機能の設定で、メッセージ本文を対象のテキストとし、抽出したい項目（会社名、氏名、連絡先など）や文字数に応じた変換タイプを任意で設定してください。
• Salesforceでレコードを作成するアクションを設定する際に、抽出したデータをどの項目（氏名など）にマッピングするかを任意で設定してください。

■注意事項

• Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。