Googleフォームから送信されたファイルから文字を抽出し、Microsoft Excelで書類を発行後Discordに通知する
Googleフォームから送信されたファイルから文字を抽出し、Microsoft Excelで書類を発行後Discordに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Discord
と
Googleフォーム
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け取ったファイルの内容を、手作業で書類に転記していませんか？この定型業務は時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信をトリガーにOCRで文字情報を抽出し、Microsoft Excelでの書類発行、Discordへの通知までを自動化でき、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelを使い、手作業で書類作成を行っている方
- 申請書類などの内容確認と、チームへの情報共有を迅速に行いたいと考えている方
- OCR技術を活用して、画像やPDFファイルからの文字起こしを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信から書類発行、通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業による定型業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、DiscordをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストを抽出します。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとに書類を作成します。
- Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成したExcel書類を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、業務に合わせて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
- OCR機能では、読み取る書類から抽出したい項目を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelで発行する書類は、自社の運用に合わせたひな形を事前に用意してください。
- Discordへの通知では、通知先のチャンネルを任意で指定できるほか、本文に固定テキストや前段で取得した情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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フローボットトリガー
チャンネルでメッセージが送信されたら
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新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
ワークシート情報を取得
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列方向に範囲を取得
行方向に範囲を取得
シートを追加
シート名を変更
テーブル一覧を取得
テーブルを追加
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共有URLからドライブアイテムIDを取得
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サイトのドライブ一覧を取得
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
ワークシート情報を取得特定のセルの値を取得列方向に範囲を取得行方向に範囲を取得シートを追加シート名を変更テーブル一覧を取得テーブルを追加セルに数式を入力セルに値を入力アイテムIDを取得シートを削除指定範囲を昇降順に並び替えるワークシート保護の解除共有URLからドライブアイテムIDを取得Excel セッションの作成サイト一覧を取得サイトのドライブ一覧を取得ワークシート情報を取得（SharePoint）特定のセルの値を取得（SharePoint）列方向に範囲を取得（SharePoint）行方向に範囲を取得（SharePoint）シートを追加（SharePoint）シート名を変更（SharePoint）テーブル一覧を取得（SharePoint）テーブルを追加（SharePoint）セルに数式を入力（SharePoint）セルに値を入力（SharePoint）シートを削除（SharePoint）指定範囲を昇降順に並び替える（SharePoint）ワークシート保護の解除（SharePoint）Excel セッションの作成（SharePoint）アイテムIDを取得（SharePoint）
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
メッセージを送信ファイルを送信チャンネルを作成チャンネルを閉じるダイレクトメッセージチャンネルを作成サーバー内のユーザーを検索チャンネル名を変更サーバーからユーザーを削除チャンネルの招待URLを作成フォーラムチャンネルでスレッドを作成メッセージにスレッドを作成スレッドにメッセージを送信メッセージ内のファイルをダウンロードするユーザーに指定のロールを付与するユーザーのロール情報を上書き更新ユーザーからロールを削除ロール情報の取得サーバーのチャンネル一覧を取得サーバーのスレッド一覧を取得テキストチャンネルのメッセージ一覧を取得特定のメッセージを取得スレッド内のメッセージ一覧を取得
フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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