Googleフォームから送信されたファイルから文字を抽出し、Microsoft Excelで書類を発行後Discordに通知する

■概要

Googleフォームで受け取ったファイルの内容を、手作業で書類に転記していませんか？この定型業務は時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信をトリガーにOCRで文字情報を抽出し、Microsoft Excelでの書類発行、Discordへの通知までを自動化でき、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelを使い、手作業で書類作成を行っている方
• 申請書類などの内容確認と、チームへの情報共有を迅速に行いたいと考えている方
• OCR技術を活用して、画像やPDFファイルからの文字起こしを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信から書類発行、通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業による定型業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、DiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストを抽出します。
5. Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとに書類を作成します。
6. Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成したExcel書類を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、業務に合わせて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
• OCR機能では、読み取る書類から抽出したい項目を任意で設定可能です。
• Microsoft Excelで発行する書類は、自社の運用に合わせたひな形を事前に用意してください。
• Discordへの通知では、通知先のチャンネルを任意で指定できるほか、本文に固定テキストや前段で取得した情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Googleフォーム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。