Outlookでメールを受信したら、チャネルトークの社内チャットに通知する

■概要

重要な問い合わせや通知メールが届いても、他の業務に追われて気づくのが遅れてしまうことはありませんか。手作業でのコピペ共有は手間がかかるだけでなく、伝達漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でチャネルトークの社内チャットに通知でき、こうした課題のスムーズな解決が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する重要なメールへの迅速な対応が求められる方
• Outlookとチャネルトークを併用しており、情報共有の手間を削減したい方
• メールの見落としや共有漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からチャネルトークへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。
• 重要なメールの見落としやチームへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の迅速化と確実性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとチャネルトークをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでチャネルトークを選択し、「社内チャットにメッセージを送信」アクションを設定し、受信したメールの内容が通知されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知対象とするメールのフォルダを選択することが可能です。
• チャネルトークへの通知では、メッセージを送るグループを自由に設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• OutlookとチャネルトークのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。