Gmailでメールを受信したら、チャネルトークの社内チャットに通知する

■概要

Gmailで受信した重要なメールをチームに共有するため、都度チャネルトークへ手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルに合致したメールを受信した際に、その内容を自動でチャネルトークの社内チャットに通知することが可能です。重要な情報の迅速な共有と、それに伴う作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定メールの共有を、チャネルトークで手作業で行っている方
• 顧客からの重要な問い合わせなど、メールの見逃しやチームへの共有漏れを防ぎたい方
• 複数のSaaSを利用しており、定型的な連絡業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信をトリガーにチャネルトークへ自動通知するため、手動での転記作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による情報共有で起こりがちな、メッセージの転記ミスやチームへの共有漏れ・遅延といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとチャネルトークをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでチャネルトークの「社内チャットにメッセージを送信」アクションを設定し、通知したいグループやメッセージ内容を構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定のラベルを指定することで、通知対象のメールを絞り込むことができます。
• チャネルトークへの通知では、メッセージを送るグループを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストや、Gmailで受信した件名・送信者などの情報を自由に組み込めます。

■注意事項

• GmailとチャネルトークのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。