Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する

■概要

取引先からOutlookで受け取る請求書や申込書などのファイルに対し、その都度内容を確認してZendeskに手作業でチケットを作成していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、メール受信から添付ファイルのOCR処理、Zendeskでのチケット作成までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったファイルの内容を、手作業でZendeskへ転記している方
• 添付ファイルの確認やデータ入力作業における、ミスや対応漏れをなくしたいと考えている方
• カスタマーサポートやバックオフィス業務の定型作業を自動化し、生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、添付ファイルの読み取りからZendeskのチケット作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスやチケットの起票漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します。
5. AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Zendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにチケットを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象としたいメールの受信フォルダや、特定の差出人、件名に含まれるキーワードなど、自動化の条件を任意で設定してください。
• 分岐機能において、添付ファイルの有無など、どのような条件で後続の処理を実行するかを具体的に設定することが可能です。
• AI機能のOCRアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するかや、使用するAIモデル、言語などを任意で設定することが可能です。

■注意事項‍

• Outlook、ZendeskとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。