Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する

■概要

Microsoft Teamsで受け取った名刺などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft Dynamics365 Salesに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Teamsの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Dynamics 365 Salesにリードとして登録する一連の流れを自動化し、手作業によるデータ入力の手間を省き、より正確なリード管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取った名刺情報を手動でMicrosoft Dynamics365 Salesに入力している方
• 展示会などで獲得したリード情報の入力作業を効率化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
• SaaS間の連携によって営業プロセスの自動化を進め、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへのファイル添付を起点にリード作成までを自動化し、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRによる自動テキスト抽出とデータ登録により、手入力に伴う転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Microsoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、添付ファイルのあるメッセージのみを処理対象とします。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Teamsに添付されたファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にリードを登録します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能はYoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルで試すことが可能です。
• Microsoft TeamsやMicrosoft SharePointとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する場合があります。